Technologia zrewolucjonizowała procesy wyjściowe w biurze, zamieniając kopiarki w gigantyczne drukarki sieciowe. Tak jak każda wygoda oferuje perspektywę niewłaściwego użycia, wysoka jakość kopii może ułatwić sprzeniewierzenie własności intelektualnej. Kiedy zastanawiasz się, co te maszyny mogą zaoferować twojej szkole lub firmie, ich zalety mogą przeważać nad ich wadami, ale ich negatywy powinny skłonić cię do starannego zaplanowania ich wdrożenia i użycia.
Powielanie dokumentów
Z wyjątkiem mało wydajnych drukarek wielofunkcyjnych kopiarki polegają na tonerach podobnych do materiałów eksploatacyjnych zakupionych w drukarce laserowej. Im więcej wydajesz na sprzęt, tym lepsza jest jego rozdzielczość, aż do sprzętu, który produkuje wydruki praktycznie nie do odróżnienia od oryginalnych dokumentów. Pełnokolorowy lub monochromatyczny - tylko czarny - te urządzenia mogą w krótkim czasie wypompować duże ilości kopii. Łatwość i wierność, z jaką odtwarzają materiał źródłowy, może budzić obawy dotyczące bezpieczeństwa informacji, kradzieży danych, naruszenia praw autorskich i fałszerstw. W środowisku biznesowym, gabinecie medycznym lub prawnym lub w dowolnym scenariuszu obejmującym zastrzeżone lub poufne dane, kopiarki mogą stanowić zagrożenie dla kontroli informacji regulowanych prawem lub zwyczajami.
Funkcjonalna wygoda
W przypadku wczesnych kopiarek brakowało automatycznych podajników dokumentów i nie można było grupować przebiegów wielokrotnych. Nowoczesny sprzęt zmienia akt duplikowania dokumentu w przypadkowy akt. Połączone w sieć z komputerami domowymi lub biurowymi, jedna z tych maszyn może zastąpić wiele drukarek biurowych technologią, która automatycznie tworzy dwustronne kopie, sortuje i zszywa dokumenty wielostronicowe, przechowuje często przedrukowane formularze do natychmiastowego powielania, faksy z pulpitu lub szyby kopiarki i e-maile jego wydajność. Ta wygoda może przyspieszyć i uprościć operacje biurowe, ale złożoność kontroli kopiarki może zachęcić użytkowników do wyboru niewłaściwych opcji, marnowania papieru i materiałów eksploatacyjnych na zbędne wydruki.
Koszty operacyjne
Ponieważ większość kopiarek działa jak drukarki laserowe, łączą one sproszkowaną mieszaninę plastiku i środków barwiących na powierzchni arkuszy papieru. Ten proces stapiania wykorzystuje ciepło, które pobudza apetyt na energię elektryczną, podnosząc koszty biurowe. Kopiarki wymagają również materiałów eksploatacyjnych, w tym tonera, który może kosztować więcej niż równoważne materiały eksploatacyjne do drukarek laserowych. Te kasety o wysokiej wydajności mogą trwać dłużej niż porównywalne materiały eksploatacyjne do drukarek biurkowych, ale ta wydajność zapewnia wyższą cenę. Szczególnie w przypadku dużej ilości kopii kopiarki mogą wymagać okresowej obsługi w celu utrzymania wydajności. Umowa o świadczenie usług może obejmować zarówno dostawy, jak i konserwację, ale dodaje inne stałe koszty do dolnej linii.
Zatrzymywanie danych
Kopiarka, która przechowuje informacje o dokumencie do natychmiastowego wywoływania i wyprowadzania, a także wysyła faksy i wiadomości e-mail z duplikatem, korzysta z wewnętrznego dysku twardego, aby zachować skanowanie stron w celu uzyskania krótko- lub długoterminowego wyszukiwania. Takie przechowywanie danych zapewnia wygodę funkcji biurowych, ale może narażać wrażliwe informacje na ryzyko przypadkowego lub umyślnego niewłaściwego użycia. Tak jak w przypadku każdego dysku twardego, mechanizm przechowywania w kopiarce może ujawnić tajemnice długo po usunięciu z niego informacji i dokumentów i wymaga tego samego rodzaju zabezpieczeń, które stosujesz do dysków twardych komputera podczas sprzedaży lub likwidacji systemu.
