Innowacje w technologii komunikacji elektronicznej pobudziły Erę Informacji, okres czasu charakteryzujący się płynną, niemal natychmiastową transmisją informacji. Świat cyfrowy oferuje interfejsy takie jak poczta elektroniczna, komunikatory internetowe i czaty, które pomagają w równoczesnym przekazywaniu informacji dużej liczbie osób. Dla wielu organizacji komunikacja elektroniczna stała się koniecznością dla uczestnictwa w nowoczesnym handlu. Handel elektroniczny otworzył wiele możliwości, ponieważ umożliwia globalną współpracę na dużą skalę.
Szybka transmisja
Komunikacja elektroniczna umożliwia szybki transfer towarów, pieniędzy i pomysłów. Eliminuje to potrzebę fizycznego przekazywania pomysłów przez pracowników, poprzez pocztę, osobiście lub przez telefon. Dzieje się tak również na większą skalę - na przykład wysłanie kilkunastu wiadomości e-mail zapisuje pracownika w czasie, w którym wykonał 12 połączeń telefonicznych lub wysłał 12 notatek. Aby zachować konkurencyjność, nowoczesne miejsca pracy muszą pracować z taką samą szybkością, jak rywale, korzystając z Internetu i komunikacji elektronicznej.
Współpraca w zakresie informacji
Informacja jest cennym towarem dla wielu organizacji. Niektóre atrybuty, takie jak dokładność, dostępność, zastosowanie i rzadkość, czynią informacje bardziej wartościowymi. Informacje, które można wykorzystać do pomocy pracownikom w podejmowaniu decyzji, są również cenne. Możliwość szybkiego przekazania tych informacji zwiększa wartość danych. Pracownicy, którzy badają i udostępniają dane, mogą podejmować bardziej świadome decyzje szybciej, niż gdyby korzystali z komunikacji nieelektronicznej.
Ogólne systemy informacyjne
Systemy informatyczne wykorzystują komunikację elektroniczną do gromadzenia, przetwarzania, przechowywania, wyszukiwania i rozpowszechniania informacji. Systemy te pomagają pracownikom w organizacji i współpracy. System inflacji biurowej składa się z fizycznych komponentów, zwanych sprzętem i programów, które tworzą przyjazne dla użytkownika interfejsy komunikacyjne, zwane oprogramowaniem. Pliki komputerowe zwane bazami danych przechowują informacje o firmie, pracownikach i badaniach. Komputery połączone za pomocą sprzętu i oprogramowania nazywane są sieciami. Sieci to wygodne narzędzia do wymiany informacji i współpracy w miejscu pracy.
Funkcje komunikacji elektronicznej w miejscu pracy
W niektórych przypadkach, takich jak e-commerce, systemy komunikacyjne są potrzebne do wejścia na rynek. W innych przypadkach firma wykorzystuje komunikację elektroniczną, aby nadążyć za konkurencją lub uzyskać przewagę nad konkurentami. Dobrze zorganizowany system komunikacji zapewnia większą efektywność miejsca pracy, zapewniając szybką korespondencję i wspomagając proces decyzyjny, oferując łatwy dostęp do istotnych informacji. Niektóre firmy wykorzystują komunikację elektroniczną do wspomagania funkcji administracyjnych, takich jak planowanie, przetwarzanie transakcji i śledzenie arkuszy czasu pracy pracowników. Komunikacja elektroniczna może również pomóc we współpracy między działami łącząc aspekty planowania, takie jak rozwój, marketing i strategia.
