Skarbnik firmy, organizacji lub innej grupy śledzi budżet i wydatki grupy. Jeśli masz pracę skarbnika, odpowiadasz za przygotowanie i przedstawienie raportu na posiedzeniach zarządu. Jest kilka elementów, które należy uwzględnić w tym raporcie, w tym zestawienie wydatków za okres i bieżące zasoby grupy.
Przygotuj pisemną wersję raportu przed spotkaniem. Raport ten powinien zawierać cztery pozycje: saldo na początku okresu, dochód za okres, wydatki za okres i saldo na koniec okresu. Wydrukuj kopię dla każdego członka, który będzie w obecności plus kilka dodatków, i rozdaj kopie przed rozpoczęciem prezentacji.
Podaj saldo wszystkich rachunków posiadanych przez Twoją grupę lub firmę na początku okresu od ostatniego spotkania. Ta liczba powinna być sumą dolara wszystkich kont. Nie uwzględniaj centów, aby numer był łatwy do wizualizacji i zapamiętania. Zapewni to dobry punkt wyjścia dla pozostałej części raportu.
Podaj dochód lub pieniądze, które wziąłeś za ten okres. Jeśli pracujesz w organizacji, której dochód jest taki sam lub podobny co miesiąc, nie musisz się w to zagłębiać. Jeśli masz duże źródło dochodów, które nie jest typowe, musisz wyjaśnić, skąd pochodzą te pieniądze.
Wyjaśnij wydatki poniesione przez twoją grupę w danym okresie. Podobnie jak w przypadku funduszy przychodzących, fundusze wychodzące nie muszą być szczegółowo wyjaśniane, jeżeli są to powtarzające się wydatki, o których zarząd wie - na przykład rachunki za usługi komunalne lub wynagrodzenia pracowników. Jeśli nietypowy jest duży wydatek, należy wyjaśnić, na czym polegał wydatek i dlaczego było to konieczne.
Podaj saldo wszystkich rachunków, w tym gotówki i inwestycji, jako wyciąg. Liczba ta jest tym, co członkowie zarządu będą wykorzystywać jako podstawę do podejmowania decyzji dotyczących wydatków podczas spotkania. Przed zakończeniem zapytaj, czy ktoś potrzebuje wyjaśnienia.
