Praca skarbnika jest pod wieloma względami najważniejszą pracą w zarządzie organizacji. Skarbnik klubu jest odpowiedzialny za wszystkie pieniądze klubu, zarówno przychodzące, jak i wychodzące, i musi prowadzić dokładną dokumentację, aby zapewnić zgodność z prawem.
Zbieranie punktów
Gromadzenie składek jest niemal powszechną pracą skarbnika klubowego. Zadanie pobierania opłat rozpoczyna się w momencie rozpoczęcia roku klubowego, niezależnie od tego, czy jest to sierpień, jak jest to typowe dla klubów szkolnych lub stycznia, jak i dla organizacji usługowych. Zadanie pobierania opłat jest proste, ale wymaga dobrej dokumentacji. Skarbnicy powinni przechowywać listę osób, które opłacały składki, aby nadążyć za członkostwem w klubie.
Płacić rachunki
Jednym z zadań skarbnika jest płacenie rachunków za kluby. W szkołach można to zrobić za pośrednictwem rekwirowania od administratorów szkolnych, podczas gdy w organizacji społecznościowej klub zazwyczaj ma rachunek czekowy. Skarbnik musi rejestrować wszystkie zapłacone rachunki i wyjaśnić, dlaczego zostały one wypłacone w przypadku, gdy wymagane są dodatkowe wyjaśnienia.
Przygotowanie budżetu
Budżet jest podstawowym dokumentem klubu. Chociaż niektóre kluby wolą zaplanować wydarzenie, a następnie znaleźć sposób na jego sfinansowanie, może to spowodować obciążenie klubu. Skarbnik klubu powinien nalegać na zebranie budżetu przed rozpoczęciem jakichkolwiek wysiłków pozyskiwania funduszy. Budżet powinien obejmować wszystkie wydatki, nawet niewielkie wydatki administracyjne.
Raportowanie informacji finansowych
Typowe posiedzenie rady organizacyjnej wymaga sprawozdania finansowego od skarbnika klubu. Ten raport finansowy powinien zawierać salda początkowe i końcowe wszystkich kont. Wszelkie zebrane pieniądze powinny zostać pokryte, a zapłacone rachunki powinny być wymienione. Sprawozdanie finansowe powinno być łatwe do zrozumienia, a skarbnik powinien być otwarty na udzielanie odpowiedzi na pytania dotyczące tego.
Przygotowanie następcy
Po wybraniu nowego skarbnika obecny skarbnik musi przygotować tę osobę, wyjaśniając proces prowadzenia dokumentacji i pozwalając następcy spojrzeć na wszystkie informacje.
