To, czy komunikujesz się z pracownikami, sprzedawcami czy klientami, zapewnia efektywne przesyłanie wiadomości, ma ogromne znaczenie dla sukcesu Twojej firmy. Aby mieć pewność, że komunikacja biznesowa jest na cel, należy upewnić się, że zawiera ona pięć cech charakterystycznych dla najbardziej efektywnych komunikatów.
Wyczyść cel
Skuteczne komunikaty to jasny cel informowania, przekonywania lub współpracy z zamierzonymi odbiorcami. Wiadomość powinna być zaprojektowana zgodnie z poziomem zrozumienia odbiorców, potencjalną reakcją i relacją z kompozytorem. Ogólnie rzecz biorąc, najlepiej jest włączyć tylko jedną główną ideę do każdej wiadomości, chyba że istnieją ściśle powiązane kwestie, które należy rozwiązać wspólnie. Posiadanie wyraźnego celu w komunikacji biznesowej pomoże również określić medium używane do dostarczenia wiadomości.
Odpowiednie kanały
Ważne jest również wybranie odpowiedniego kanału do dostarczenia wiadomości. Komunikacja e-mail może być wykorzystywana do dostarczania do szerokiej publiczności, a komunikacja twarzą w twarz jest bardziej odpowiednia dla mniejszych grup. Formalna komunikacja wymagająca dokumentacji, takiej jak przeglądy pracownicze lub zmiany polityki, będzie najlepsza w formie pisemnej. Od nadawcy zależy, które gniazdo jest najbardziej odpowiednie dla danej wiadomości. Na przykład prezentacja wideo przedstawiająca społeczność firmy jest kreatywnym i zabawnym sposobem na podekscytowanie pracowników, a użycie wideo do ogłoszenia śmierci w rodzinie dyrektora generalnego może być postrzegane jako niewrażliwe. Medium powinno uzupełniać cel komunikatu, a nie zniekształcać go.
Prawidłowe fakty
Komunikacja biznesowa wymaga wysokiego poziomu dokładności w przekazywaniu informacji. Charakterystyczne cechy skutecznych komunikatów biznesowych zawierają wyraźne daty, fakty, zasoby i harmonogramy, które należy podwójnie sprawdzić pod względem kompletności i jasności. Skuteczne wiadomości są również wolne od żargonu, slangu i "korporacyjnego mówienia". Na przykład, zamiast tego mówić, "korporacja wykorzystuje najlepsze okazje do rozwijania strategii", upraszczając to, mówiąc: "nasz zespół wykorzystuje najlepsze zasoby, aby pomóc naszemu biznesowi rozwijać się".
Kompletne wiadomości
Pisemna i werbalna komunikacja będzie skuteczna tylko wtedy, gdy jej wiadomości będą kompletne. Wiadomości biznesowe, które mówią tylko część historii, mogą mylić odbiorców i nie angażować ich zgodnie z przeznaczeniem. Dobrym testem jest pytanie, czy jakakolwiek wiadomość odpowiada na wszystkie następujące pytania: kto, co, kiedy, gdzie, dlaczego i jak. Jedynym sposobem, aby pracownicy, dostawcy lub partnerzy biznesowi mogli działać w wiadomości, jest zapewnienie jej pełnego zakresu.
Kreatywne cechy
Niezależnie od tego, czy komunikacja biznesowa jest przeznaczona dla inwestorów wysokiego ryzyka czy pracowników ochrony, ludzie zwracają uwagę tylko na to, co ich interesuje. Najbardziej skuteczne wiadomości są krótkie, angażujące i na temat. Większość osób nie uważa, że każda wiadomość jest interesująca, więc skuteczna komunikacja w komunikacji biznesowej powinna obejmować trochę kreatywności. Podsumowania i skondensowania wiadomości zwiększają szansę, że zostaną one przeczytane, a podkreślanie idei o dużym zainteresowaniu zachęci do reakcji i działania.
