Istnieje wiele cech charakterystycznych dla efektywnego pisania raportów biznesowych. Na przykład menedżerowie powinni z wyprzedzeniem zgłaszać swoje zgłoszenia, aby zawierały wszystkie niezbędne informacje. Ponadto menedżerowie powinni wyjaśniać specjalne terminy lub słowa, które wykraczają poza typową bazę wiedzy czytelnika. Jednak pięć kluczowych cech zwykle podkreśla najbardziej efektywne raporty biznesowe.
Kompletność
Raporty muszą być kompletne w tym, co próbują przekazać. Najlepszym sposobem, aby zapewnić pełne pisanie raportów, jest upewnienie się, że pokrywasz wszystkie swoje cele. Na przykład celem raportu z badań marketingowych może być określenie poziomu zadowolenia klientów z produktów, cen i obsługi klienta. Ponadto Twoim celem może być ustalenie, dlaczego niektórzy klienci przestali kupować Twoje produkty lub usługi. Struktura typowego raportu biznesowego zawiera wstęp, treść i wnioski. Należy również dołączyć streszczenie dla menedżerów lub współpracowników, którzy mają tylko czas na zeskanowanie wyników raportu. Użyj punktorów w podsumowaniu i wyróżnij tylko najważniejsze punkty lub ustalenia.
Precyzja
Twoje raporty powinny zawsze być dokładne przy podawaniu faktów lub liczb. Na przykład menedżerowie marketingu mogą chcieć przeplatać informacje finansowe w swoich raportach. Kierownik ds. Finansów może przekazywać kierownikowi badań marketingowych kwartalne dane dotyczące sprzedaży i zysku za dwa różne lata. Kierownik ds. Badań marketingowych powinien dokładnie raportować te zyski i zyski, umieszczając je w raporcie. Podobnie, będziesz musiał wykonać kopię zapasową niektórych swoich stwierdzeń z referencjami. W związku z tym przed zapoznaniem się z nimi należy upewnić się, że w pełni rozumiesz oświadczenia innego autora.
Korzystanie z prostego języka
Komunikat w twoim raporcie powinien być prosty, zgodnie z witryną Przedsiębiorca. Powinieneś pisać swoje raporty tak, jakbyś zwracał się do kogoś z wyższym wykształceniem. Użyj prostych słów i objaśnień do abstrakcyjnych pomysłów lub tematów. Menedżer powinien także unikać używania terminów technicznych podczas zwracania się do publiczności spoza jej pola. Na przykład w zawodach związanych z badaniami marketingowymi należy używać słów takich jak "wielokrotny wybór" i "wypełnia się pusty" w miejsce terminów badań marketingowych "otwarte" i "zamknięte". Ponadto, zachowaj zdania krótkie i na temat.
Popraw pisownię, interpunkcja i czasownik
Po prostu nie ma usprawiedliwienia dla zgłaszania zgłoszeń z błędami ortograficznymi lub gramatycznymi. Zawsze uruchamiaj raporty za pomocą modułu sprawdzania pisowni na komputerze. Poproś kogoś o sprawdzenie raportu pod kątem możliwych błędów gramatycznych lub użycia niewłaściwych czasów czasowników. Upewnij się, że w odpowiednich miejscach wszystkich raportów znajdują się przecinki, kropki, znaki zapytania i wykrzykniki.
Użyj aktywnego głosu
Aktywny głos pozwala pisać z autorytetem w raportach, w przeciwieństwie do głosu biernego. Używaj słów lub wyrażeń, takich jak wykonane, zarządzane i ankietowane zamiast ich pasywnych odpowiedników: wykonywanie, zarządzanie i pomiar. Użyj słów, które kończą się na "ed", ponieważ reprezentują bardziej aktywny głos.
