Cztery komponenty komunikacyjne to kodowanie, dekodowanie, medium transmisyjne i sprzężenie zwrotne. Nadawca osobistej lub biznesowej wiadomości komunikacyjnej koduje i przesyła go przez jeden lub więcej nośników do odbiorcy, który je dekoduje i odpowiada, przekazując informację zwrotną. W biznesie skuteczna komunikacja umożliwia zawieranie transakcji, pozwala menedżerom motywować pracowników i pomaga firmom w interakcji z interesariuszami. Słaba komunikacja może skutkować niskim morale, utratą wydajności i brakiem zaufania.
Kodowanie
Pierwszym komponentem komunikacyjnym jest kodowanie, które przekłada idee i pojęcia na symbole i gesty. Nadawca zaczyna od podjęcia decyzji o przesłaniu wiadomości. Dobre pomysły często giną, jeśli proces kodowania zostanie spartaczony. Na przykład, rozmowy pogmatwane z nieistotnymi faktami i pokrętną logiką mogą uniemożliwić jasny i owocny dialog na temat faktów, jak twierdzi Harvard Business School profesor John P. Kotter i profesor Uniwersytetu Kolumbii Brytyjskiej Lorne A. Whitehead. Zwodnicze strategie komunikacyjne, takie jak strach przed manipulacją strachami, mogą wywoływać obawy związane z wyimaginowanymi zagrożeniami, które mogą również zniechęcić ludzi do dobrego pomysłu. Autor biznesu Theodore Kinni napisał w Harvard Business School Working Knowledge, że moc komunikacji może być zmaksymalizowana poprzez interpretowanie faktów, a nie tylko ich recytowanie, oraz używanie emocji i symboli do wzmacniania wiadomości i natychmiastowego łączenia się z pracownikami.
Średni
Zakodowana wiadomość jest transmitowana przez medium lub kanał. Dwie podstawowe kategorie kanałów biznesowych są ustne i pisemne. Komunikacja głosowa może odbywać się przez telefon lub za pomocą technologii internetowych, takich jak wirtualne telekonferencje i webcasty. Pisemna komunikacja zawiera raporty i notatki na temat tradycyjnych mediów papierowych lub mediów elektronicznych. Kanały ustne są szybsze, ponieważ nadawca i odbiorca mogą używać sygnałów werbalnych i niewerbalnych, aby przesyłać wiadomości i udzielać odpowiedzi prawie natychmiast. To dlatego kierownictwo podróżuje po całym świecie, aby zawrzeć umowy biznesowe, ponieważ nawiązanie osobistego kontaktu i zaufania może być trudne przy użyciu e-maili i wirtualnych spotkań.
Rozszyfrowanie
Dekodowanie jest zadaniem odbiorcy wiadomości. Obejmuje interpretację komunikatów słownych i niewerbalnych przekazywanych przez nadawcę. Aby komunikacja biznesowa przebiegła pomyślnie, procesy kodowania i dekodowania muszą być zsynchronizowane. Wymaga to zaufania między odbiorcą a nadawcą. Różnice kulturowe często odgrywają rolę w budowaniu tego zaufania, zwłaszcza w interpretacji komunikacji niewerbalnej. Na przykład wskazanie palcem jest dopuszczalne w Ameryce Północnej, ale w wielu częściach Azji jest uważane za nieuprzejme.
Sprzężenie zwrotne
Informacja zwrotna to ostatni krok w procesie komunikacji, w którym odbiorca odpowiada na wiadomość od nadawcy. Ten sygnał może być słowny - na przykład "tak, myślę, że to doskonały pomysł" - lub niewerbalnie, na przykład westchnienie lub długa przerwa, aby wskazać nieporozumienie. Informacja zwrotna umożliwia nadawcy podejmowanie działań naprawczych poprzez ponowne przesłanie lub przeformułowanie niezrozumiałego komunikatu. Jednak opinie powinny być dostarczane szybko, ponieważ opóźnienia mogą zabijać pomysły biznesowe i prowadzić do utraty możliwości biznesowych.
