Współczesne firmy mogą podzielić wiadomości na mniejsze grupy klientów lub błyskawicznie dostarczać wiadomości dużym, rozproszonym pracownikom. Jednak te możliwości nie sprawiły, że komunikacja biznesowa stała się mniej wymagająca niż wcześniej. Organizacje szybko poznają konsekwencje braku skutecznego komunikowania się z klientami i interesariuszami zewnętrznymi, nieskuteczna komunikacja wewnętrzna może być trudniejsza do wykrycia aż będzie za późno.
Problemy z preferencjami
Pracownicy mogą mieć trudności w pogodzeniu swoich preferencji komunikacyjnych z preferencjami swoich współpracowników. Starszy pracownik może na przykład preferować komunikację telefoniczną, podczas gdy jego młodszy kolega korzysta z komunikacji elektronicznej. Jeśli młodszy pracownik odpowie na wiadomość poczty głosowej e-mailem zamiast oddzwaniać, starszy pracownik może czuć się nieswojo, Najlepiej użyć metody preferowanej przez Twojego partnera. Jeśli Twój kontakt z działem IT zawsze szybko reaguje na twoje wiadomości e-mail, ale oddzwonienie telefoniczne zabiera dużo czasu, bardziej skuteczne jest przekazywanie pytań drogą elektroniczną.
Komunikowanie złych wiadomości
Powiedzenie szefowi, że właśnie zgubiłeś klucz, nie jest łatwe dla większości. Nie jest też łatwo przekazać wiadomość do długoletniego sprzedawcy, że zmieniasz firmę na swojego konkurenta. Robert Bies, profesor McDonough School of Business Georgetown, zwraca uwagę, że często powoduje to opóźnienia w informowaniu drugiej strony o złych wiadomościach.
Zamiast tego Bies sugeruje wielopunktową strategię komunikacji, aby pokonać te wyzwania. Przygotuj interesariuszy na złe wieści z góry. Dostarczaj wiadomości szybko i uczciwie, a następnie łagodź je możliwymi rozwiązaniami i wszelkimi widocznymi srebrnymi podszewkami. Możesz na przykład powiedzieć, że masz kilka potencjalnych klientów, aby zastąpić utracony biznes, który wymagałby mniejszej liczby podróży dla działu sprzedaży
Wskazówki
-
Niektórzy pracownicy mogą czuć się niekomfortowo, komunikując szczerze ze swoimi szefami ze względu na ich pozycję w firmie lub ich pochodzenie. Zwłaszcza kobiety mogą z tym walczyć, zdaniem Deborah Tannen, specjalistki od językoznawstwa.
Za dużo - albo za mało
Ilość informacji, które należy przekazać pracownikom i interesariuszom zewnętrznym, jest stałym wyzwaniem dla menedżerów. Przerażające wiadomości, takie jak reorganizacja, mogą prowadzić do silnych reakcji, jeśli wydaje się, że znikają z nieba. Ostrzeganie osób w pojedynczych lub mniejszych spotkaniach może pozwolić liderowi wiedzieć, kto prawdopodobnie sprzeciwi się wiadomościom i jakie są ich powody.
Z drugiej strony menedżer może również dostarczyć zbyt wiele informacji jeśli zakończenie wiadomości jest niejasne lub nieokreślone. Ogłaszając zwolnienia może być na przykład w niedalekiej przyszłości, prowadzi do niepokoju i może spowodować, że kluczowi pracownicy podejmą inną pracę. Może również zmniejszyć wydajność biura, jeśli pracownicy spędzają czas plotkując i pracując nad swoimi życiorysami.
Nieformalna komunikacja może okazać się kosztowna
W przeciwieństwie do rozmów w miejscu pracy, komunikacja elektroniczna pozostawia pisemny zapis tego, co się wydarzyło. Szybki e-mail może podsumować rozmowę i dostarczyć cennego potwierdzenia na wypadek, gdyby pojawiły się pytania później. Jednak, prowadzenie rejestrów ruchu e-mail, oprogramowania do czatów i innych nieformalnych elektronicznych rozmów w miejscu pracy może być bólem głowy dla osób w IT - nie wspominając o zespole prawnym. Pozornie nieformalne rozmowy mogą okazać się kosztowne. Na przykład Departament Sprawiedliwości Stanów Zjednoczonych użył komentarzy do czatów, aby pomóc w manipulowaniu walutą przeciwko dużym bankom, takim jak UBS, Citigroup i J.P. Morgan Chase.
Zarządzanie projektem
Z raportu Instytutu Zarządzania Projektami z 2013 r. Wynika, że za każde miliard dolarów wydane na projekty 75 milionów dolarów jest zagrożone wyłącznie wynikiem nieskutecznej komunikacji. Mogą wystąpić luki, gdy nie wszystkie zainteresowane strony mają takie samo zrozumienie korzyści płynących z projektu lub kiedy język używany do dostarczania wiadomości jest niejasny. PMI sugeruje ciebie dostosuj komunikację do potrzeb każdej grupy interesariuszy. Propozycja zmiany projektu witryny internetowej może na przykład skupić się na korzyściach na wysokim poziomie, gdy spotkasz się z liderami firmy. Używałby on bardziej technicznego języka i konkretnych danych, gdy jest prezentowany osobom, które będą musiały wykonać pracę.
