Pisanie raportów z niezbędną umiejętnością na wszystkich poziomach biznesu. Pisanie jasnych, zwięzłych raportów to kluczowa umiejętność skutecznej komunikacji biznesowej. Skuteczny, dobrze napisany raport może zwiększyć sprzedaż, stworzyć bardziej spójne i lepiej funkcjonujące zespoły, usprawnić procesy i usprawnić operacje finansowe. Raporty mogą zaalarmować zarządzanie na możliwościach rozwoju firmy, zidentyfikować obszary, w których można osiągnąć większą wydajność i ustanowić spójne procedury biznesowe. Ponieważ jest to tak ważne dla funkcjonowania większości firm, pisanie raportów jest uważane za jedną z najważniejszych form komunikacji biznesowej.
Rozważania
Pisanie raportów, ponieważ jest to tak ważna część komunikacji biznesowej, musi być dobrze zaplanowane. Ważne uwagi obejmują znajomość odbiorców, dla których sporządzany jest raport, powody napisania raportu, cel końcowy, dla którego raport jest przeznaczony, oraz konkretnych pracowników potrzebnych do przekazania informacji niezbędnych do ukończenia raportu. Konieczne jest ustalenie liczby zasobów biznesowych, które zostaną uwzględnione przy sporządzaniu raportu i porównanie wartości tych zasobów ze zwrotem netto oczekiwanym po utworzeniu raportu. Jeśli wiele cennych zasobów jest potrzebnych do napisania raportu, ale raport przyniesie tylko niewielką korzyść, to nie jest to skuteczny projekt. Niezbędna może być mniej czasochłonna forma komunikacji biznesowej, np. Memorandum.
Planowanie
Gdy wszystkie rozważania zostaną przeanalizowane i udokumentowane, autor raportu - lub kierownik projektu, jeśli kilku autorów tworzy raport - tworzy plan. Planowanie jest niezbędne dla skutecznej komunikacji biznesowej, nigdzie nie jest tak, jak w przypadku pisania raportów. Kompleksowy plan napisania raportu obejmuje harmonogram tworzenia raportu, potrzebne materiały, listę wszystkich autorów i wszystkie niezbędne materiały i materiały, takie jak dzieła sztuki.
Produkcja
Produkcja jest głównym krokiem we wszystkich projektach komunikacji biznesowej. W przypadku pisania raportów produkcja może trwać zaledwie kilka dni lub nawet kilka miesięcy, w zależności od zakresu projektu. Ważne jest regularne konsultowanie się z planem podczas długich projektów pisania raportów, aby upewnić się, że projekt jest na dobrej drodze do terminowego zakończenia.
Przejrzeć
Raport jest zwykle weryfikowany przez co najmniej autora, zanim zostanie dostarczony do ostatecznych odbiorców. Dobra gramatyka i styl są potrzebne do komunikacji biznesowej, dlatego recenzja powinna zawierać - co najmniej - przegląd pisowni i interpunkcji. Jeśli czas na to pozwala, należy przeprowadzić dokładniejszą analizę treści. Jeśli to możliwe, korektorem powinna być osoba, która widzi materiał od nowa; "świeże oczy" są w stanie wykryć literówki lub problemy gramatyczne, których nie może złapać ktoś, kto był ściśle zaangażowany w tworzenie raportu.
Dostawa
Dostarczenie raportu może przybierać różne formy: Raport może być prezentowany jako pokaz slajdów i dyskusja, drukowany i wysyłany pocztą elektroniczną w całości do odbiorców lub podzielony na kilka sekcji i dostarczany przez kilka tygodni różnym odbiorcom. Można przedstawić krótszą wersję długiego raportu, a pełną wersję można wydrukować. Sposób dostarczania zależy od długości raportu, od dostępności pisarza do przedstawienia wyników i od lokalizacji geograficznych odbiorców.
