Każda firma ma inne zasady dotyczące spotkań. Niektórzy podążają za nieformalnym procesem, podczas gdy inni wymagają bardziej formalnej struktury. Jako menedżer lub właściciel firmy ważne jest, aby wiedzieć, jak prowadzić i zakończyć zarówno formalne, jak i nieformalne spotkania. Poprawi to komunikację i doprowadzi do bardziej produktywnego wyniku.
Co oznacza odroczenie spotkania?
Termin "odroczenie" pochodzi od łacińskich słów Ogłoszenie (do) i Diurnus (codziennie). Chociaż wiele osób używa tego terminu zamiennie z terminem zakończenia spotkania, "odroczenie" w rzeczywistości oznacza przeniesienie spotkania lub elementu porządku obrad do innego dnia. Na przykład członkowie zarządu spółki mogą odroczyć posiedzenie, gdy po prostu nie można omówić problemów, ponieważ brakuje kluczowych informacji. Przerwa oznacza, że spotkanie zostanie wznowione później, gdy wszyscy będą gotowi omówić daną kwestię. To nie to samo, co zakończenie lub zakończenie spotkania, gdy wszystkie problemy zostaną rozwiązane.
Jakie są zasady postępowania w przypadku spotkań?
Niektóre organizacje, w szczególności sądy, uniwersytety, agencje rządowe i duże organizacje, przestrzegają ustalonych zasad prowadzenia formalnych posiedzeń. Zgodnie z nowelizacją Regulaminu Roberta, na przykład, każdy może w określonych okolicznościach wystąpić z wnioskiem o odroczenie spotkania, na przykład:
- W przypadku braku kworum
- Jak określono w regulaminie organizacji
- Gdy członkowie zarządu dojdą do końca porządku obrad
- W przypadku zagrożenia lub bezpośredniego zagrożenia, takiego jak alarmy przeciwpożarowe wychodzące z budynku.
Podczas gdy mniejsze firmy nie są zgodne z zasadami Roberta, zapewniają one proste ramy dla "oficjalnego" odroczenia spotkania.
Procedury do odroczenia spotkania
Spotkanie może zostać odroczone na początku lub na dowolnym etapie. Jeśli jesteś przewodniczącym, przygotuj plan, aby wszystko przebiegło sprawnie. Po omówieniu porządku obrad sprawdź, czy ktoś chce złożyć wniosek o odroczenie spotkania. Zapytaj jednego mówiąc "Czy słyszę wniosek o odroczenie?" Wniosek o odroczenie powinien wyraźnie określać godzinę i datę następnego posiedzenia, a także wszelkie pilne sprawy, które wymagają specjalnej sesji przed następnym walnym zgromadzeniem. Zgodnie z zasadami Roberta, wniosek musi zostać oddelegowany i nie można go zmienić ani debatować.
Posiedzenie może zostać odroczone bez wniosku, jeżeli kworum nie jest obecne lub w razie nagłej potrzeby. W przypadku, gdy dzień jest dniem ustawowo wolnym od pracy, posiedzenie może zostać odroczone do następnego dnia roboczego, w tym samym czasie i miejscu. Odroczone spotkanie odbędzie się w tym samym porządku obrad co oryginalne spotkanie. W uwagach końcowych przewodniczący może przedyskutować dzień i godzinę następnego posiedzenia. Może również podać dane kontaktowe, podziękować uczestnikom i przypomnieć w ostatniej chwili. W razie odroczenia na 90 dni lub więcej każdy uczestnik otrzyma powiadomienie o dacie i miejscu.
Przegapienie mniej formalnego spotkania
Nie wszystkie spotkania są formalne; dlatego nie wszystkie posiedzenia wymagają wniosku o odroczenie. Spotkania sprzedażowe są dobrym przykładem.Są one z pewnością ważne i oczekuje się od wszystkich przedstawicieli handlowych. Jednak celem spotkań sprzedażowych jest przekazywanie informacji pracownikowi przez kierownika ds. Sprzedaży, być może oferowanie wskazówek i zachęt, lub upominanie tych, którzy nie osiągnęli celów lub nie załatwiali wymaganych dokumentów. Podczas spotkania nie odbędzie się głosowanie, ponieważ liczy się opinia kierownika sprzedaży. Po przeprowadzeniu spotkania, w którym jedna osoba jest odpowiedzialna, głupio byłoby prosić o wniosek o odroczenie. Kierownik ds. Sprzedaży może zapytać, czy są jakieś pytania, a po udzieleniu odpowiedzi po prostu powiedzieć: "To wszystko, co chciałem dzisiaj pokryć. Weź trochę nowych broszur i wyjdź z nich, aby wyjaśnić niesamowite zalety tego wspaniałego produktu!"
Spotkania, w których menedżerowie zbierają się, aby omówić problemy i rozwiązania, są kolejnym przykładem. Menedżerowie nie mają czasu na formalne spotkanie z ruchami i sekundami, ani też nie potrzebują takiego. Wiedzą, o co chodzi w spotkaniu, więc nie jest potrzebny żaden program. Nikt nie zabiera minut. Będą kontynuować omawianie tych kwestii na następnym spotkaniu, więc technicznie mogą odroczyć spotkanie. Ale formalny koniec spotkania byłby niezręczny i niewłaściwy. Jest szansa, że spotkanie zaplanowano na określony czas, na przykład 30 lub 60 minut. Gdy nadejdzie czas, ktoś powie: "Wybierzmy tę dyskusję w przyszłym miesiącu" podczas gdy inni szaleją za drzwiami, aby wrócić do pracy.
