List firmowy nadaje ton przyszłym interakcjom. Gdy potencjalny klient otrzymuje list biznesowy, natychmiast tworzy wrażenie pisarza i jego organizacji. Jeśli list jest zbyt swobodny, pisarz może wydawać się nieszczery lub nieprofesjonalny. Pisanie zbyt formalne może zastraszyć lub zrazić czytelnika. Dobrze zorganizowany i dobrze napisany list stworzy pozytywne pierwsze wrażenie.
Dobrze zorganizowane
Każde pismo firmowe odnosi się do określonego celu lub zadania. Może to być prośba o informacje, odpowiedź na zapytanie lub złożenie wniosku. Pierwszy akapit określa cel listu. Odpowiada na pytania dziennikarza: kto, co, kiedy, gdzie i dlaczego. Pozostałe akapity wspierają ten cel różnymi punktami - kwalifikacjami, atrybutami, funkcjami. Ostatni ustęp potwierdza ten cel i jasno nakreśla oczekiwania autora. Pisarz używa odpowiednich fraz przejściowych, aby zapewnić, że wszystkie części litery płyną płynnie razem.
Jasne i zwięzłe
Dobry list biznesowy zawiera wszystkie istotne informacje w jasny i zwięzły sposób. Pisarz używa odpowiedniego tonu i języka. Utrzymuje słownictwo proste i unika używania języka technicznego lub abstrakcyjnego, aby zaimponować czytelnikowi. Zmienia długość zdań, odrzucając długie, chaotyczne zdania z nadmiernymi szczegółami. Nie ogranicza się jednak do krótkich, niepewnych zdań. Kiedy tylko jest to możliwe, używa aktywnego głosu zamiast biernego głosu.
Dobrze zorganizowany
Każdy list firmowy odpowiada wymogom formatu i czcionki firmy.W formacie bloku cała litera jest wyrównana do lewej i jednoprzestrzenna, z wyjątkiem podwójnej spacji między akapitami. Zmodyfikowany format bloku podąża za stylem bloku, ale ustawia datę i zamyka się w środku. Większość listów biznesowych zawiera datę, adres wewnętrzny, zwrot grzecznościowy, temat, bezpłatne zamknięcie, podpis i załączniki. Jeśli litera jest krótsza lub dłuższa od średniej, program piszący wykonuje niezbędne korekty w pionowym odstępie.
Bez błędów
Przed wysłaniem jakiejkolwiek litery pisarz odczytuje pierwszy projekt na głos. Jest to doskonały sposób sprawdzenia, czy język brzmi dziwnie lub nienaturalnie. Używa słownika i podręcznika do pisania, aby sprawdzić całą pisownię, gramatykę i interpunkcję. Ewentualnie może użyć funkcji sprawdzania pisowni i gramatyki w swoim edytorze tekstów. Podwójnie sprawdza nazwisko, tytuł i adres odbiorcy.
