Audyty jakości są ważnym elementem pomagającym małym firmom rozwijać się i prosperować, ponieważ umożliwiają ocenę efektywności i strategii zarządzania kosztami. Niezależnie od tego, czy audyt koncentruje się na produktach czy procesach, wyniki pomagają menedżerom w określeniu skuteczności działania strategii, identyfikacji przyczyn problemów i, w razie potrzeby, podjęcia działań korygujących. Umiejętność przeprowadzenia wewnętrznego audytu jakości jest ważnym krokiem do zapewnienia sukcesu Twojej firmy.
Wstępny przegląd
Czynności, które podejmujesz przed przeprowadzeniem przeglądu jakości na miejscu, mogą wpłynąć na skuteczność audytu. Proces rozpoczyna się od sformułowania szczegółowego planu audytu, który działa jako mapa drogowa do przeprowadzenia przeglądu na miejscu. Określ oś czasu, zakres audytu i lokalizację audytu. Zbieraj i przeglądaj pisemną dokumentację, w tym politykę zarządzania jakością dla produktu lub procesu, standardowe procedury operacyjne i podręczniki. Zdecyduj i opracuj wstępną listę wywiadów osobistych do przeprowadzenia podczas przeglądu na miejscu. Należy pamiętać, że wstępna lista, która zazwyczaj obejmuje kierownika działu lub przełożonego i kluczowych pracowników, może rozszerzyć się w fazie aktywnego audytu.
Zbierz dokumenty kontroli
Każdy członek zespołu auditującego powinien posiadać listę kontrolną audytu, jak również formularze lub magnetofon, do zapisywania informacji podczas osobistych rozmów. Każdy członek powinien również posiadać dokumenty referencyjne, takie jak kopie standardowych procedur operacyjnych. Lista kontrolna jest kluczowa dla rejestrowania informacji i obserwacji, a także dla upewnienia się, że niczego nie zapomnisz. Podczas gdy poszczególne pozycje listy kontrolnej będą się różnić w zależności od działu, produktu lub procesu podlegającego audytowi, lista kontrolna zazwyczaj składa się z sekcji, elementów oceny w każdej sekcji, systemu oceny i miejsca na komentarze. Typowe sekcje obejmują organizację wydziałów, fizyczne środowisko pracy, komponenty systemu jakości, takie jak SOP i testy wydajności.
Przeprowadzanie audytu na miejscu
Przegląd na miejscu koncentruje się na zbieraniu informacji potrzebnych do ustalenia, czy dany dział przestrzega norm kontroli jakości i po ustalonych procedurach kontroli jakości. Ta faza składa się z kroków działania, w tym obserwacji, testowania i przeprowadzania osobistych rozmów. Najczęściej zespół przeprowadzający audyt wykonuje za sceną pewne zadania, takie jak testy wydajności lub jakości oraz wywiady osobiste. Pomaga to zespołowi w unikaniu przerywania codziennych operacji w jak największym stopniu. Ważne jest, aby zrozumieć, że tak jak w przypadku wywiadów osobistych, zarówno plan audytu, jak i lista kontrolna mogą rozszerzać zakres i głębokość oceny, w zależności od tego, co odkryjesz na etapie aktywnej kontroli.
Zakończ i kontynuuj działania
"Prawdziwa" praca rozpoczyna się po zakończeniu aktywnej fazy audytu. Ostatnia faza audytu jakości rozpoczyna się od spotkania, które ma na celu sprawdzenie, określenie i określenie kroków niezbędnych do rozwiązania problemów związanych z jakością i problematycznych obszarów. Utwórz raport zarządzania z wyszczególnieniem tych informacji. Po zakończeniu przeglądu ustaleń kontroli właściciel i menedżerowie powinni odbyć spotkanie strategiczne, które skupi się na analizie i podjęciu decyzji, w jaki sposób - a czasem nawet - zastosować rozwiązania dotyczące poprawy jakości przedstawione przez zespół przeprowadzający audyt.
