Dział zakupów w większości organizacji ma kluczowe znaczenie, ponieważ stanowi duży procent całkowitych wydatków na całą organizację i ponieważ zapewnia organizacji dostawę towarów i usług, które musi obsługiwać. Koszt nieefektywności i / lub wadliwych procesów może być bardzo wysoki, ponieważ będą miały wpływ na całą organizację. Również funkcja zakupów może być szczególnie podatna na oszustwa, ponieważ wiąże się z wypłatami gotówkowymi. Audyty operacyjne działu zakupów mogą pomóc w wyeliminowaniu marnotrawstwa, nieefektywności i oszustw, a tym samym w zwiększeniu wartości firmy.
Zastosuj podejście do oceny ryzyka w funkcjach działu zakupów, zamiast przeprowadzać coroczną kontrolę wszystkich funkcji. Zidentyfikuj funkcje działu zakupów i oceń ryzyko związane z każdym z nich. Korzystanie z oceny ryzyka ma kluczowe znaczenie, ponieważ umieszcza ograniczone zasoby audytu wewnętrznego w obszarach, w których są najbardziej potrzebne.
Oceniać wewnętrzną strukturę kontrolną działu zakupów. Wykorzystaj zintegrowaną platformę COSO do oceny. Model ten pomoże wprowadzić kontrolę w perspektywie i pomoże powiązać określone kontrole z konkretnymi działaniami biznesowymi.
Wykonaj testy tych kontroli związanych z prowadzonymi działaniami biznesowymi wysokiego ryzyka.Uzyskaj lub przygotuj mapy procesów kontrolowanych testów i przeprowadź każdy z nich, aby sprawdzić, jak działają. Wybierz próbkę danych dla kontrolowanych działań biznesowych i sprawdź zgodność z odpowiednimi kontrolami.
Przeanalizuj wyniki testów kontrolnych, aby zidentyfikować słabe punkty lub awarie sterowania. Kierownictwo powinno być świadome tego typu sytuacji, aby środki zaradcze można było podjąć tak szybko, jak to możliwe.
Przeprowadzaj testy merytoryczne szczegółowych danych dotyczących czynności biznesowych objętych audytem. Testy te powinny obejmować procedury analityczne, a także testowanie dokumentacji źródłowej. Ponieważ wydziały zakupów inicjujące wypłaty środków pieniężnych są poważnym problemem, audytorzy powinni szukać wskaźników oszustw i / lub anomalii w danych w ramach procedur analitycznych.
Przeprowadzić konferencję wyjściową z menedżerami działu zakupów. Podaj listę ustaleń i problemów, które należy rozwiązać, oraz zalecenia, jak je rozwiązać. Jeśli zostanie wykryte oszustwo, należy je zgłosić wyższemu kierownictwu spoza działu zakupów. Zapewnienie menedżerom działu zakupów możliwości przedstawienia dodatkowych informacji i / lub dowodów, które mogą zmienić wyniki kontroli oraz dostarczenie planu działań naprawczych w celu rozwiązania pozostałych ustaleń kontroli i problemów.
Zapisz raport z audytu na odpowiednim szczeblu kierownictwa i / lub w radzie dyrektorów. Dołącz plan działań naprawczych od kierowników działów zakupów w raporcie.
