Jeśli kupujesz towary lub usługi od dostawcy, prawdopodobnie masz interes w miesięcznych transakcjach z tymi firmami. To samo dotyczy wszystkich klientów, którzy kupują od Ciebie towary lub usługi jako właściciel firmy. Aby zapewnić szczegółowe rozliczanie miesięcznych działań klienta lub klienta, wiele firm oferuje wyciąg z konta. Mimo że niektóre firmy wciąż je wysyłają, można je również przesłać pocztą e-mail lub portalem internetowym. Dokument służy grzecznościowo, pomagając klientom zrównoważyć własne książki.
Wskazówki
-
Wyciąg z konta to dokument, który pokazuje klientowi księgowanie każdej transakcji w określonym cyklu rozliczeniowym.
Co to jest wyciąg z konta?
Wyciąg zawiera listę transakcji klienta w wyznaczonym przedziale czasowym. Podobnie jak wyciąg z rachunku bankowego, który otrzymujesz za swoje własne transakcje finansowe, wyciąg z konta biznesowego zawiera daty rozpoczęcia i zakończenia, saldo początkowe, saldo końcowe oraz wszystkie obciążenia i kredyty, które nastąpiły pomiędzy tymi dwiema datami.
Zasadniczo firmy wysyłają wyciągi z konta tylko do klientów posiadających konto i podpisanych odpowiednich umów. W zależności od osobistych preferencji możesz zdecydować się na wysyłanie wyciągów z konta tylko tym, którzy prowadzili działalność w danym miesiącu. Jest to szczególnie korzystne, jeśli masz klientów, którzy nie kupują od ciebie każdego miesiąca. Pozwoli to zaoszczędzić dodatkowy koszt wysyłania wyciągów z zerowymi saldami.
Formatowanie wyciągu z konta
Jeśli nigdy nie sporządziłeś wyciągu z rachunku, możesz nie wiedzieć, jak go sformatować. Dobrą wiadomością jest to, że istnieje wiele szablonów, które mogą ci pomóc, w tym niektóre w Microsoft Word. Musi on po prostu zawierać słowa "wyciąg z konta" na górze i zawierać imię i nazwisko klienta oraz adres pod "do" oraz twoje imię i nazwisko i adres pod "z". Następnie będziesz wyszczególniać każdą transakcję, która miała miejsce w ciągu miesiąca, w tym wszystkie zakupy i kredyty oraz utrzymywanie bieżącego salda w skrajnej prawej kolumnie. Na dole powinna znajdować się całkowita należna kwota wraz z instrukcjami dotyczącymi sposobu zapłaty.
Jeśli klient jest automatycznie obciążany, należy to wyraźnie zaznaczyć na wyciągu. To jest oświadczenie wyłącznie informacyjne. Twoi klienci mogą mieć do czynienia ze stosem faktur i wyciągów i nie mają czasu na sortowanie swoich rekordów, aby ustalić, czy zapłacili jeszcze, czy nie. Jeśli musisz załączyć rachunek na dole, aby uniknąć drukowania osobnych wyciągów dla autopay, pamiętaj, aby pamiętać o tym rachunku, że płatność zostanie pobrana, aby uniknąć duplikowania płatności.
Co to jest wyciąg bankowy i jego cel?
Kiedy firmy wystawiają wyciągi z konta, często robią to dla wygody klientów, nawet jeśli są one dodatkowe, szczególnie jeśli wyślesz je pocztą. Efektywność kosztowa tego rodzaju uprzejmości może budzić wątpliwości, chyba że możesz przywrócić ją bezpośrednio do wzrostu liczby klientów płacących rachunki na czas. Jeśli stale otrzymują powiadomienie o swoich transakcjach wraz z rachunkiem, który ułatwia płacenie, mogą faktycznie przekazać płatność, a nie ustawiać ją na boku, dopóki nie będą mogli sprawdzić, co kupili w poprzednim miesiącu.
Po stronie klienta celem wyciągu z rachunku jest ułatwienie prowadzenia księgowości. Twoi klienci najprawdopodobniej otrzymają strumień faktur przychodzących w każdym miesiącu, co oznacza, że Twój jest jednym z wielu. Podane informacje można łatwo porównać do ich własnych książek. Wraz z upływem roku mogą oni przyjrzeć się historycznym danym związanym z prowadzoną przez nich działalnością i wykorzystać te informacje do ustalenia przyszłych prognoz budżetu.
Przykłady rachunków
Najlepszym przykładem wyciągu z konta jest wyciąg bankowy otrzymywany co miesiąc. Otrzymasz to dla wszystkich kont, w tym osobistych kont bankowych, posiadanych kont inwestycyjnych, kart kredytowych i własnych kont finansowych firmy. Zazwyczaj ma datę rozpoczęcia do zakończenia, saldo początkowe, saldo końcowe i dziennik wszystkich transakcji, które miały miejsce w tym czasie.
Podobnie jak w przypadku wyciągu z konta firmy, wyciąg z rachunku bankowego może zostać wysłany pocztą w formie papierowej lub online. Jeśli jest ona powiązana z Twoją kartą kredytową, prawdopodobnie zobaczysz na dole wyciągu rachunek zawierający kwotę, którą powinieneś zapłacić i termin płatności. W przeciwieństwie do wyciągów z rachunku, wyciąg z rachunku bankowego może nadejść, nawet jeśli nie było żadnych transakcji za dany miesiąc.
Cele wyciągu bankowego
Celem wyciągu bankowego jest przejrzystość. Klienci chcą zobaczyć wszystkie transakcje zalogowane na swoich kontach przez cały rok. Przed bankowością internetową klienci śledzili swoje transakcje w rejestrze czekowym i uzgadniali kwotę, gdy miesięczne wyciągnięcie pojawiło się w poczcie. Jeśli zapomną zalogować transakcję, zobaczą ją na wyciągu i będą mogli szybko naprawić błąd. Podobnie firmy monitorowały również swoje transakcje finansowe w księgach rachunkowych w formie papierowej i dwukrotnie sprawdzały kwoty w zestawieniu miesięcznym.
Technologia zmieniła to wszystko. Teraz firmy i osoby prywatne mogą logować się przez całą dobę i sprawdzać najnowsze informacje o transakcjach. Nie ma potrzeby utrzymywania bieżącej taryfy, ale jeśli naprawdę chcą być na bieżąco, mogą skonfigurować swoje konta, aby ostrzegać ich za każdym razem, gdy pojawi się nowa transakcja. W przypadku firm oprogramowanie księgowe i księgowe ułatwia utrzymanie stałego przeglądu wszystkich wydatków biznesowych.
Jaka jest różnica między fakturowaniem a fakturowaniem?
Ponieważ wyciągi z rachunku mogą zawierać rachunek na dole, można go łatwo pomylić z fakturą lub rachunkiem. Możesz zauważyć, że na przykład twój miesięczny rachunek za kabel ma informacje na temat różnych opłat, a jednocześnie zawiera kartę rabatową na dole, aby móc przekazać płatność, jeśli nie płacisz drogą elektroniczną. Jest to rachunek, a nie wyciąg z konta, ponieważ nie zawiera informacji o każdej transakcji, która trafiła na Twoje konto w okresie rozliczeniowym.
Jednak różnica między fakturami i rachunkami może być jeszcze bardziej subtelna. Terminy są często używane zamiennie, ale różnica polega na sposobie, w jaki odbiorca się do nich odnosi.Firma często żąda faktury, która jest dokumentem potwierdzającym zadłużenie jednej osoby wobec drugiej. Rzadko zdarza się, że dana osoba nazywa swój rachunek za kabel fakturą, a kiedy trafi do skrzynki pocztowej, zwykle jest oznaczana jako rachunek, podczas gdy faktura zazwyczaj przychodzi z nagłówkiem "faktura".
Kolejna różnica między nimi polega na tym, że faktura może być postrzegana jako forma kredytu. Klient ma pewien okres czasu, aby zapłacić po wypełnieniu żądania produktu lub usługi. Z drugiej strony rachunek jest należny w bardzo ścisłym terminie. Jeśli otrzymasz rachunek po obiedzie w restauracji, ten termin jest natychmiastowy. Jednak rachunek za wodę może być technicznie nazywany fakturą, ponieważ możesz zapłacić go za kilka tygodni, co oznacza, że firma energetyczna rozszerza Twój kredyt jako powtarzający się klient. Tutaj różnica między nimi może być mętna.
Jak długo trwa cykl wyciągów miesięcznych?
Wyciągi z kont następują po cyklu rozliczeniowym, który zależy od preferencji firmy, która je wystawiła. Cykl rozliczeniowy definiowany jest jako okres czasu między datą jednego wyciągu a następnym. Każdy cykl rozliczeniowy ma wyraźny początek i koniec, a nowy cykl rozpoczyna się po zakończeniu poprzedniego. Jeśli wyciągi są wysyłane do klientów, generalnie nie będą w ich rękach w dniu zakończenia cyklu, ale na ogół drukowane są data rozpoczęcia i zakończenia cyklu.
Cykle rachunkowości zwykle są zgodne ze standardami branżowymi, więc może pomóc w wyszukiwaniu. Twoje cykle rozliczeniowe mogą wynosić od 20 do 45 dni, ale może być łatwiej ustawić cykl rozliczeń w 30-dniowym zakresie. Możesz także wybrać miesięczny cykl rozliczeniowy, wysyłając wyciągi z konta, co oznacza, że zaczynają się pierwszego dnia miesiąca lub ostatniego dnia miesiąca.
Obsługa opóźnień w płatnościach
Niestety od czasu do czasu może pojawić się co najmniej jeden klient, który spóźnia się z dokonywaniem płatności. Możesz wysyłać spóźnione powiadomienia, a nawet odebrać telefon i zadzwonić, ale często w takim przypadku może pojawić się wyciąg z konta. Twój klient może chcieć dokładnie sprawdzić, jakie są opłaty. Możesz również znaleźć, że jesteś przekierowywany do innego działu, gdzie ci specjaliści oczekują podsumowania przedmiotów, które nie zostały jeszcze opłacone.
Jeśli konto nadal nie jest opłacane przez dłuższy czas, konieczne stanie się przekazanie rachunku do kolekcji. Wyciąg z rachunku może służyć do dokładnego wyszczególnienia należności, jaka została przekazana usłudze strony trzeciej, która będzie próbować odebrać. Będziesz także potrzebował dostosować odsetki za zaległe płatności, zgodnie z fakturą lub początkową umową podpisaną z klientem. Jeśli kiedykolwiek będziesz musiał zwrócić się do sądu, szczegółowe zestawienie wszystkich transakcji będzie niezbędne.
Elektroniczne wyciągi z konta
Klienci w coraz większym stopniu polegają na komunikacji elektronicznej we wszystkim, w tym na rachunkach i wyciągach bankowych. Możesz wysłać wiadomość e-mail z wyciągiem z konta do każdego klienta w wyznaczonym terminie, a są szanse, że będą z tego zadowoleni. Niektóre firmy uznały jednak, że bardziej skuteczne jest utworzenie portalu internetowego. Wszyscy stali klienci będą mieli możliwość ustawienia nazwy użytkownika i hasła. Mogą logować się tak często, jak chcą uzyskać dostęp do zaktualizowanych informacji o koncie, żądać produktów lub usług, uzyskać pomoc w razie problemu i wiele więcej.
Największym negatywnym aspektem podejścia portalowego jest to, że wymaga on dodatkowego wysiłku po stronie klienta, aby założyć profil i pamiętać o logowaniu. Jeśli zorganizujesz to w ten sposób, może to pomóc w upewnieniu się, że klienci będą powiadamiani za każdym razem, gdy pojawi się nowy produkt. został opublikowany. Jeśli nie jest to możliwe, elektroniczne podejście do wyciągów z konta e-mail może działać lepiej.
Oświadczenia o bezpieczeństwie konta
Banki zdają sobie sprawę, że kradzież tożsamości stanowi poważny problem dla ich członków i podejmują one środki, aby zapewnić jak największą ochronę informacji. W przypadku firm ta sama uprzejmośd powinna mieć zastosowanie do wszelkich wyciągów z kont, które wysyłasz do swoich klientów. Rozważ umysł przestępcy i upewnij się, że jeśli rachunek trafi w niepowołane ręce, zawarte w nim informacje nie wystarczą do kradzieży tożsamości.
Dotyczy to również wszelkich wydanych przez ciebie wyciągów elektronicznych. Jeśli wysyłasz wiadomości e-mail do klientów, aby poinformować ich, że ich wyciągi są już dostępne, wyobraź sobie, że osoba trzecia uzyskuje dostęp do tego e-maila. Czy istnieją wystarczające informacje dotyczące przypadku oszustwa tożsamości? Jeśli musisz ponownie wysłać hasło klienta, nie wysyłaj hasła w formularzu e-mail. Zamiast tego wyślij im link, za pomocą którego mogą ustawić nowe hasło i rozważyć wymaganie informacji identyfikujących dla każdego, kto potrzebuje resetu. Możesz poprosić, aby znał nazwisko właściciela konta, adres zamieszkania, nazwisko panieńskie matki lub inny rodzaj weryfikatora.
