Większość nowoczesnych firm ma elektroniczne lub skomputeryzowane metody śledzenia godzin przepracowanych przez pracowników. Nie zawsze tak jest w przypadku mniejszych firm i rzadko zdarza się to w przypadku niezależnych kontrahentów. Ważne jest, aby dokładnie śledzić przepracowane godziny przepracowane dla celów płacowych, a także dla dokumentacji podatkowej. Znajdź system, który działa dla Ciebie i konsekwentnie utrzymuj go przez cały rok, aby uzyskać najlepsze i najdokładniejsze zapisy.
Zapoznaj się z różnymi metodami śledzenia i zdecyduj, który z nich działa najlepiej w twoim miejscu pracy. Wiele bardzo małych firm radzi sobie z dziennikiem pracy z papierem, a każdy tydzień jest przechowywany w segregatorze. Jeśli masz komputer na miejscu, możesz skorzystać z programu Excel przeznaczonego do rejestrowania listy płac. Wybierz metodę, która jest najłatwiejsza do używania przez wszystkich.
Zapisz wszystkie zasady dotyczące śledzenia godzin i umieść je w widocznym miejscu. Podaj szczegółowe informacje o tym, co zrobić, jeśli odprawisz się wcześniej lub później, bez względu na to, czy wykorzystasz czas wojskowy lub cywilny, zasady dotyczące zaokrąglania minut i inne przepisy, które chcesz egzekwować.
Przechowuj ewidencję, gdzie każdy ma do niej dostęp. Zachowaj segregator z arkuszami czasu na półce w biurze lub nad głównym rejestrem. Pozwól wszystkim uzyskać dostęp do komputera za pomocą programu Excel lub arkuszy czasu, jeśli zostaną one przesłane do programu przez menedżera.
Sprawdzaj swoją metodę śledzenia raz w tygodniu, aby zarejestrować całkowite godziny dla każdego pracownika. Poszukaj błędów w prowadzeniu rejestrów, takich jak pracownicy zapominając o odprawie lub wymeldowaniu, i wprowadź metody rozwiązania tych problemów.
