Ustawa o federalnych normach pracy mówi, że firmy muszą śledzić godziny pracy, ale nie precyzują, w jaki sposób. Chociaż oznacza to, że możesz użyć czegokolwiek, od papierowego arkusza logowania do złożonego systemu komputerowego, firma jest ostatecznie odpowiedzialna za upewnienie się, że harmonogramy są poprawne, a nie pracownicy. Z tego powodu metoda nie jest tak ważna, jak znalezienie systemu, który działa i konsekwentnie go przestrzega.
Wymagania dotyczące śledzenia
FLSA wymaga, aby zapisy płac zawierały konkretne dane dotyczące przepracowanych godzin i wynagrodzeń, jakie otrzymuje pracownik. Bez względu na to, jak śledzisz godziny pracy, dane godzin pracy muszą uwzględniać czas i dzień rozpoczęcia tygodnia pracy pracownika, godziny przepracowane każdego dnia i łączną liczbę przepracowanych godzin w każdym tygodniu. Ponadto należy przechowywać dokumenty źródłowe - takie jak karty czasu, harmonogramy pracy i bilety robocze - przez dwa lata, na miejscu lub w lokalizacji centralnej poza siedzibą.
Standardowe śledzenie czasu
Standardowe śledzenie czasu działa zarówno dla pracowników zatrudnionych na pełny etat, jak i na część etatu, niezależnie od tego, czy pracują w tym samym lub innym wymiarze godzin w każdym tygodniu. Przy standardowym śledzeniu pracownicy muszą uderzać i wybijać za pomocą elektronicznego zegara czasu lub komputera, dwa do czterech razy dziennie, w zależności od tego, czy robią przerwę na posiłek. Zgodnie z amerykańskim Departamentem Pracy możesz ustanowić politykę, na przykład czas nagrywania do najbliższych pięciu minut lub jednej dziesiątej godziny, który uwzględnia drobne rozbieżności między rekordami zegara a rzeczywistymi godzinami pracy, ponieważ nie wszyscy pracownicy mogą się z nimi skontaktować lub dokładnie w tym samym czasie.
Śledzenie wyjątków
Możesz nagrywać godziny za pomocą śledzenia wyjątków dla pracowników administracyjnych lub innych, którzy zazwyczaj pracują w tych samych godzinach co tydzień. W przypadku śledzenia wyjątków tworzysz formularz pokazujący standardowy czas pracy i wymagający od pracowników, aby rejestrowali czas tylko, jeśli różni się on od normalnego dnia pracy. Na przykład, jeśli dzień roboczy zwykle zaczyna się o 8 rano, a pracownik przyjeżdża o 8:10, ale pracuje normalnie przez resztę dnia, godzina rozpoczęcia będzie wskazywać na wyjątek, a dzień pracy będzie krótszy o 10 minut.
Śledzenie pracowników zewnętrznych
Większość firm korzysta z oprogramowania komputerowego do śledzenia godzin pracy dla pracowników pracujących w domu lub poza nim. Rekordy śledzenia wirtualnego czasu frekwencji w czasie rzeczywistym, najczęściej w sekundach. Ustaw program tak, aby uruchamiał się automatycznie, gdy użytkownik zaloguje się do swojego komputera roboczego, aby zmniejszyć prawdopodobieństwo, że pracownik zapomni wbić się w ten sposób. W ten sposób pierwszy ekran, który pracownik zobaczy każdego ranka, jest jej wirtualną kartą czasu. Opcje wirtualnego zakresu śledzenia czasu od darmowych programów do zastrzeżonego oprogramowania.
