Pod względem rachunkowości słowo "post" oznacza rejestrację transakcji lub korekty na odpowiednich rachunkach, przypisanie obciążenia do jednego rachunku i potrącenie kredytu drugiemu. Publikowanie może być zadaniem ręcznym, wykonywanym wyłącznie na papierze. Jednak w dzisiejszym świecie biznesu większość rachunkowości odbywa się na komputerach. W tym przypadku "księgowanie" oznacza wprowadzenie transakcji do oprogramowania, a następnie zapisanie transakcji w celu zaktualizowania odpowiednich kont.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Podstawowa znajomość zasad księgowości podwójnego zapisu
-
Bieżąca znajomość oprogramowania księgowego
Podstawowe księgowanie w księgowości
Zbierz wszystkie dokumenty odnoszące się do transakcji, które mają zostać zaksięgowane. Zwykle są to faktury od twoich dostawców, które będą księgowane na konta do zapłaty, twoje faktury do klientów, które zostaną zaksięgowane na koncie, lub czasami korekta księgi głównej.
Określ konta, które zostaną obciążone i zaksięgowane podczas księgowania. Na przykład, aby zaksięgować niespłacony dług wobec innej strony, na przykład fakturę od sprzedawcy, rachunek kosztów lub rachunek aktywów zostanie obciążony, a konto odpowiedzialności zostanie zasilone. Przykład: zaksięgowanie faktury, którą jesteś winien firmie Acme Electricity za 10,00 USD, spowoduje następującą transakcję: wydatki na narzędzia (rachunek wydatków) 10,00 i konta debetowe do zapłacenia (konto odpowiedzialności) 10,00 kredyt
Jeśli publikujesz transakcję ręcznie, proces księgowania polega po prostu na zapisaniu liczb na stronach kont i aktualizacji sald kont. Pamiętaj, aby zaktualizować wszystkie powiązane konta.
W przypadku skomputeryzowanego księgowania zaloguj się do oprogramowania i wprowadź odpowiedni moduł. Dla naszego przykładu księgowania moduł prawdopodobnie zostanie nazwany Accounts Payable. Zgodnie z instrukcjami oprogramowania wprowadź numer konta lub nazwę konta wydatków (wydatki na narzędzia, dla naszego przykładu) i kwotę do zapłaty w odpowiednich polach.Oprogramowanie poprosi również o podanie terminu płatności. Możesz również wprowadzić warunki rabatu, jeśli takie istnieją. Zostaną one określone na fakturze, jeśli dotyczy.
Przed zaksięgowaniem zapisz dane i wydrukuj wstępny raport. Porównaj dane, które wprowadziłeś do danych na fakturze i sprawdź błędy. W razie potrzeby wprowadź poprawki do wprowadzonych danych.
Po upewnieniu się, że wszystkie dane zostały wprowadzone poprawnie, wybierz opcję w swoim programie księgowym, aby opublikować dane na kontach. Pamiętaj, aby wydrukować pełne raporty o danych, które opublikowałeś dla swoich rekordów. Przejrzyj dane swojego konta, aby upewnić się, że dane zostały prawidłowo opublikowane.
Transakcje na należności są księgowane podobnie. Rachunki, których dotyczy, są zwykle rachunkiem przychodów (dochód) i rachunkiem aktywów (należności do otrzymania lub gotówką). Przykład: Twoja faktura za 200 USD za usługi hydrauliczne świadczone klientowi zostanie zaksięgowana w następujący sposób: Należności (konto aktywów) 200,00 USD Debet i dochody z dostarczonych usług hydraulicznych (rachunek przychodów) 200,00 USD Kredyt
Wskazówki
-
Podczas rejestrowania wielu transakcji, na przykład stosu faktur, uruchom dodatkową taśmę z informacją o wysokości każdej faktury z sumą na końcu. Pomoże to w sprawdzeniu danych pod kątem błędów przed wysłaniem.
Ostrzeżenie
Transakcje księgowane bezpośrednio w Twojej Księdze Głównej (czasami również nazywane Ogólnym dziennikiem) nie różnią się zbytnio od Rozrachunków z Zobowiązaniami. Przy bezpośrednim dostosowywaniu kont zachowaj szczególną ostrożność przy obciążaniu i kredytowaniu we właściwym kierunku. Typowym błędem jest obciążenie konta, które masz na myśli, i odwrotnie - niepoprawne uznanie konta, które zamierzasz obciążyć. Tego rodzaju błąd w księgowaniu nie jest trudny do naprawienia, ale nawet frustrujący.
