Należności to termin używany w przedsiębiorstwach, w których firmy umożliwiają klientom kupowanie towarów lub usług na kredyt. Jeśli klienci płacą tylko gotówką lub czekiem, należności są bardzo prostym typem konta, które zmienia się z łatwością w miarę dokonywania płatności. Jednak dzięki kredytom firmy przechowują pieniądze, które są im należne, ale jeszcze nie zostały spłacone na koncie, co sprawia, że jest to ważna część strategii zarobków firmy. Firmy potrzebują planów dotyczących sposobu, w jaki gromadzą należne kwoty w należnościach i jak szybko chcą przenieść dług.
Podstawowy rachunek
Pierwszym krokiem do zarządzania należnościami jest podstawowy rachunek. Firmy zazwyczaj zaczynają od dążenia do określonego cyklu rozliczeniowego. Chcą zbierać długi w określonym czasie, na przykład 30 dni lub dwa miesiące. Mając to na uwadze, firmy wysyłają faktury do klientów, którzy są im winni pieniądze i zapewniają im możliwość zapłaty. Instrukcje dotyczące płatności i konsekwencji należy bardzo wyraźnie opisać na tym etapie.
Badanie problemów z rozliczeniami
Gdy klient nie zapłaci rachunku, firma powinna zbadać problem. Większość problemów z płatnościami nie jest spowodowana przez klientów, którzy odmawiają zapłaty za rachunek, ale raczej ze względu na konkretny problem. Klient mógł nie otrzymać obiecanej usługi lub można było mu obiecać, że termin płatności jest dłuższy niż byłby prawidłowy. Czasami w fakturach brakuje niezbędnych informacji lub zamówienie zostało wykonane niepoprawnie. W takich przypadkach firma musi rozwiązać problem w celu pobrania należności.
Wymagane etapy zbierania danych
Gdy klient odmawia zapłaty, firma musi zdecydować, w jaki sposób obsłużyć te opóźnione płatności. Większość firm ma kilka wyraźnych kroków, które podążają. Pierwszym krokiem może być telefon, ponieważ zbliża się termin, aby upewnić się, że klient będzie płacił. Po upływie terminu większość firm wystawia kolejną fakturę i wykonuje drugie połączenie telefoniczne jako ostrzeżenie. Firma może również zdecydować o podjęciu kroków prawnych wobec klientów, zwłaszcza w przypadku większych długów.
Liczenie strat
Gdy firma nie uważa, że dług zostanie kiedykolwiek spłacony, stara się spłacić dług z należności. Wiele firm sprzedaje długi do agencji windykacyjnych za niewielkie kwoty. Pieniądze stracone przez firmę są nadal obecne, a firmy rejestrują ten niespłacony dług jako stratę w swoich książkach. Pozwala to firmie na obniżenie podatku za wszystkie straty na koniec roku.
