Twój system rozliczeniowy może być tak samo podstawowy jak pióro i księga rachunkowa lub tak wyrafinowany jak komputer i oprogramowanie zaprojektowane do zarządzania wszystkim, od obliczania opłat po wysyłanie wyciągów. Odsuwając na bok, podstawowe koncepcje rozliczeń nie zmieniły się od czasów biblijnych. Nadal jest usługodawca, użytkownik usług i opłata, która wiąże związek.
Rozliczenia rozpoczynają się od osób
Twoi pracownicy budują profil każdego klienta jako pierwszy krok w projektowaniu systemu rozliczeniowego indywidualnego dla Twojej firmy. Pracownicy danych gromadzą nazwiska, adresy rozliczeniowe i warunki, na podstawie których pobierane są opłaty. Jeżeli zaangażowana jest strona trzecia, na przykład firma ubezpieczeniowa, informacje te są również zabezpieczone. Klienci mogą poprosić o wystawienie rachunku bezpośrednio lub obciążenie karty kredytowej.
Wprowadzanie danych i weryfikacja
Informacje podawane przez klientów są wprowadzane do programu lub zapisywane ręcznie w księdze rachunkowej. Weryfikację wyników kredytowych i ubezpieczenia firmy ubezpieczeniowej można uzyskać przez telefon lub dostęp do strony internetowej. Twoi pracownicy mogą mieć dostęp do poufnych informacji, takich jak wyniki kredytowe, aby stworzyć kompletny profil dla systemu rozliczeniowego, ponieważ niektórzy klienci mogą chcieć spłacić swoje zadłużenie w ratach.
Konta kodowania
Niezależnie od tego, czy Twoja firma rozlicza jedną usługę (konsultację) lub mnóstwo usług (konsultacje, opłaty za laboratoria, materiały itp.), Ustanowienie systemu kodowania w celu kategoryzacji każdej usługi i produktu jest niezbędne do śledzenia pieniędzy. Na przykład pacjent dentystyczny może zostać obciążony opłatą za sprzątanie, ale opłata pobierana, gdy dentysta wykonuje procedurę zamiast higienistki, nie jest taka sama, więc do celów rozliczeniowych stosuje się dwa kody. Jeden kod może oznaczać złotą koronę, a drugi przedstawia mniej kosztowną porcelanową czapkę. Kody pełnią podwójną funkcję, umożliwiając śledzenie kosztów i kategorii, dzięki czemu zawsze wiesz, jak wydawane są czas i zasoby.
Rachunki są wystawiane
Masz kilka sposobów na skonfigurowanie datowania systemu rozliczeniowego. Niektórzy właściciele firm rozliczają każdego klienta tego samego dnia każdego miesiąca. Jeśli nie korzystasz z komputera, aby obsłużyć to zlecenie, następujący sposób ma sens. Alternatywnie, elektroniczny system rozliczeniowy może umożliwiać sortowanie klientów według "daty usługi". Na przykład usługa z 10 lipca automatycznie wygeneruje oświadczenie w dniu 10 sierpnia w standardowych, 30-dniowych cyklach rozliczeniowych. Przepływy pieniężne mogą być lepiej obsługiwane przez wysyłanie wyciągów w ciągu kilku dni od wykonania usługi. Możesz używać zarówno poczty elektronicznej, jak i elektronicznej do fakturowania klientów.
Faktury są śledzone
Zgłaszanie kont, gdy termin płatności nadszedł i minął, jest ważną częścią systemu rozliczeniowego każdej firmy. Przypomnienia o płatnościach skoordynowane z załączeniem opłat "zaległych" to kolejna korzyść z utrzymania komputerowego systemu rozliczeniowego. Ewentualnie członkowie personelu księgowego mogą korzystać z systemu "gorących plików", który zawiera ciągłą listę terminów, w których połączenia telefoniczne przypominają klientom o konieczności zapłaty faktur po upływie terminu.
Usługi windykacyjne, audyty i pośrednicy
Być może wolisz zajmować się własnymi usługami windykacyjnymi niż korzystać z zewnętrznej agencji w celu nadzorowania kwestii związanych z niewypłacalnością. Okresowe praktyki samokontroli obejmują wiele rodzajów nieprawidłowości w systemie fakturowania. Możesz także powiązać się z organizacją izby rozrachunkowej, aby dbać o każdy aspekt systemu rozliczeniowego, od kontroli kredytowej klienta po wystawianie rachunków. Usługi te nie są tanie, ale jeśli wolisz uprawiać billing, kompromis może być wart wydatku.
