List motywacyjny jest krótszą wersją kompleksowej propozycji, napisanej w formie listu. Według The College of William & Mary udziela się urzędu, zazwyczaj wysyła się go do wybranych prywatnych sponsorów. Można go również uznać za wstępną propozycję dla rządowych agencji finansujących, które często wydają wnioski o listy propozycji, aby ocenić zainteresowanie i możliwości wykonawców. List propozycji powinien uchwycić zainteresowanie potencjalnego klienta, począwszy od wprowadzenia.
Zidentyfikuj swoją organizację. Krótko opisz, dlaczego masz kwalifikacje do pracy nad projektem klienta. Na przykład, jeśli Twój list motywacyjny dotyczy projektu budowlanego, porozmawiaj o swojej roli podwykonawcy w jednym lub dwóch ostatnich projektach. Jeśli Twój list dotyczy dotacji na badania, podaj swoją wiedzę. Na przykład, jeśli ubiegasz się o dotację od agencji transportowej, wymień swoją wiedzę specjalistyczną w powiązanych projektach badawczych, takich jak bezpieczeństwo na mostach i bezpieczeństwo na drogach.
Rozpocznij od ciekawego faktu lub statystyki. Ta technika jest szczególnie przydatna, jeśli starasz się o finansowanie badań. Jednak musi to być istotne. Na przykład, jeśli twój list z propozycją dotyczy badań nad używaniem telefonów komórkowych, nie powołuj się na dane statystyczne dotyczące globalnego ocieplenia. Używaj wiarygodnych źródeł danych, takich jak strony rządowe i czasopisma recenzowane przez ekspertów.
Zacznij od pytań, na które Twoja propozycja odpowie. Wprowadzenie jest pierwszą i prawdopodobnie największą szansą przekonania potencjalnych agencji finansujących, że twoje badania wypełniłyby konkretną potrzebę społeczności naukowej. Jeśli przesyłasz niezamawiane pismo z propozycją do potencjalnego klienta z sektora prywatnego, zadawaj pytania, na przykład: "Czy chcesz, aby koszty zakupów spadły o 10 procent?" lub "W jaki sposób Twoja firma skorzysta z całodobowego szkolenia na żądanie?" Następnie opisz, w jaki sposób Twoja firma może wykorzystać swoją wiedzę fachową, aby odpowiedzieć na te pytania.
Napisz w pierwszej osobie. Na przykład napisz: "Nasza firma ma doświadczenie w projektowaniu internetowych programów szkoleniowych dla małych i średnich firm. Możemy pomóc Twojej firmie w osiągnięciu opłacalnych, 24/7 szkoleń na żądanie dla Twoich pracowników i klientów."
Bądź zwięzły. Według strony internetowej Massachusetts Institute of Technology poświęconej pisaniu i badaniom humanistycznym dyskusja na temat zdalnie powiązanych materiałów może wprowadzać w błąd i nudzić czytelników.
