Procedury operacyjne organizacji, procesy i mechanizmy są podstawą systemu zarządzania ryzykiem. Procedury te, często określane jako kontrole wewnętrzne, zapewniają, że pracownicy wykonują swoje zadania zgodnie z zaleceniami najwyższego kierownictwa, praktykami branżowymi i wytycznymi regulacyjnymi. Audytor wewnętrzny sprawdza kontrole, aby upewnić się, że są one odpowiednie i skuteczne.
Określono kontrolę wewnętrzną
Kontrola wewnętrzna to zestaw instrukcji i procedur stosowanych przez najwyższe kierownictwo w celu zapobiegania stratom operacyjnym wynikającym z błędu pracownika, zaniedbania lub oszustwa. Na przykład kontrola w dziale należności i rozliczeń w domu towarowym może instruować pracowników, jak obsługiwać płatności gotówkowe. Kontrola wewnętrzna pomaga również kierownictwu wyższego szczebla zapobiegać stratom z powodu awarii technologicznej. Na przykład starszy przełożony sklepu może polecić sprzedawcom, w jaki sposób obsługiwać transakcje kartami kredytowymi i debetowymi w przypadku awarii systemów komputerowych.
Kontrola adekwatności
Audytor wewnętrzny sprawdza dwa aspekty adekwatności i skuteczności kontroli. Kontrola jest odpowiednia, jeśli wyraźnie określa procedury i czynności, które pracownik musi wykonać, aby wykonywać zadania. Aby to zilustrować, kontrola może nakazać urzędnikowi żeglugowemu, w jaki sposób rejestrować towary przechowywane w magazynie i podpisywać list przewozowy. Odpowiednia kontrola objaśnia również procedury podejmowania decyzji i zgłaszania problemów. Kontrola wysyłki może na przykład wymagać od sprzedawcy powiadamiania menedżera, jeśli otrzymane towary są warte więcej niż 10 000 USD.
Skuteczność kontroli
Kontrola jest skuteczna, jeśli zapewnia odpowiednie rozwiązania problemów związanych z kontrolą wewnętrzną. Na przykład menedżer działu należności w małym sklepie detalicznym uważa, że pracownik może kraść pieniądze, ponieważ kwoty przychodów ze sprzedaży nie odpowiadają gotówce. Może on ustanowić procedurę wymagającą, aby kontrole klientów były wysyłane na nowy adres i prosząc trzech pracowników z różnych działów o rejestrację płatności gotówkowych. Nowa kontrola jest skuteczna, jeśli menedżer zauważy, że salda gotówkowe odpowiadają teraz kwotom sprzedaży.
Rodzaje
Audytor wewnętrzny może testować różne kontrole, w zależności od celu kontroli, wielkości firmy i branży. Audytor może testować procedury w ramach mechanizmów sprawozdawczości finansowej, aby zapewnić, że sprawozdania finansowe są dokładne i kompletne oraz zgodne z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości (GAAP). Testy kontroli operacyjnych pomagają audytorowi ocenić adekwatność i skuteczność kontroli na poziomie segmentu. Audytor może również przetestować systemy informatyczne (IT), aby zapobiec stratom wynikającym z awarii IT.
Testowanie znaczenia
Testy kontroli wewnętrznej są ważną praktyką, ponieważ pomagają liderowi firmy zapobiegać stratom operacyjnym wynikającym z błędów lub awarii systemu. Testowanie pomaga również kierownikowi działu zapewnić pracownikom przestrzeganie wewnętrznych zasad, przepisów i regulacji podczas wykonywania swoich obowiązków. Audytor zazwyczaj stosuje ogólnie przyjęte standardy audytu (GAAS) podczas testowania kontroli wewnętrznych i ocenia je jako "wysokie", "średnie" i "niskie" w oparciu o oczekiwane straty.
