Organizacje używają raportów wstępnych do rozliczania postępu w poszczególnych projektach lub zadaniach po rozpoczęciu działania. Składniki w raporcie początkowym różnią się w zależności od rodzaju projektu lub zadania, które są oceniane. Autorzy raportu wstępnego wybierają z ogólnych podstawowych elementów, które są istotne w dokumencie. Mogą one obejmować wprowadzenie, sekcję aktualizującą postęp, wyjaśnienie metodologii oceny, sekcje dotyczące zgodności, szczegóły finansowe i dalsze potrzeby. Raport może zakończyć się oceną podsumowującą i odpowiednimi załącznikami.
Przedstawiamy projekt
Jak sama nazwa wskazuje, raport "początkowy" opisuje postępy poczynione podczas uruchamiania projektu. Wprowadzenie zawiera opis projektu i jego cel oraz może zawierać cel oceny wstępnej i kopię zadawanych pytań.
Metodologia
Raport powinien wyjaśniać zastosowaną metodologię. Powinien zawierać szczegółowe informacje na temat wskaźników wykorzystywanych do pomiaru sukcesu oraz sposobu wykorzystania danych zebranych podczas oceny. Jeśli podczas oceny zostaną zadane pytania, należy podać źródła danych, takie jak pracownicy projektu, konkretne dokumenty i zapisy.
Postęp aktualizacji
Sekcja aktualizacji postępu może śledzić wyjaśnienie metodologii. Cele i działania, które są zgodne z harmonogramem i tymi, które zostały zakończone do daty raportu, są zawarte w tej sekcji. Wszelkie rozbieżności lub modyfikacje z harmonogramu projektu są również uwzględniane w sekcji aktualizacji postępu.
Dane dotyczące zgodności
Jeśli działania w ramach projektu muszą być zgodne z regulacjami lub wytycznymi organizacyjnymi, należy podać szczegóły dotyczące zgodności w oddzielnej sekcji. Obejmuje to wszelkie obowiązujące federalne, stanowe lub lokalne wymagania, które musi spełnić projekt.
Szczegóły finansowe i dalsze potrzeby
Podaj szczegóły dotyczące zarządzania finansami projektu, w tym ocenę, czy projekt pozostaje w budżecie. W następnej sekcji należy opisać, co kierownicy projektów muszą kontynuować i zakończyć projekt, takie jak materiały, sprzęt, dostawy, praca i dodatkowe fundusze. Wyjaśnij, w jaki sposób te potrzeby wpływają na przyszłe prace nad projektem.
streszczenie
Zwięzła ocena projektu do tej pory może służyć jako sekcja podsumowująca raportu wstępnego. Podsumowanie może zawierać zalecenia dotyczące dalszego postępu.
Załączniki
Terminy stosowane w raporcie, ogólnie określone w treści raportu jako SIWZ, zostały szczegółowo określone w załączniku. Wszelkie istotne dokumenty dotyczące projektu są zawarte w załącznikach do raportu wstępnego.
