Są chwile, kiedy ty i twoi pracownicy potrzebujecie kilku dolarów w gotówce na pokrycie drobnych wydatków biznesowych. Być może trzeba będzie kupić kilka materiałów biurowych, zapłacić za ciastko na czyjeś urodziny lub po prostu znaleźć małą zmianę na przykład na licznik parkowania. Większość firm używa do tego drobnej gotówki, monitorując płatności w niewielkiej książeczce gotówkowej. Będziesz musiał wyznaczyć menedżera kasowego, zazwyczaj księgowego, księgowego lub innego nadzorcę, który nadzorowałby operacje i zbierał pokwitowania, jeśli to konieczne. Każdy pracownik, który chce dokonać zakupu, powinien przejść przez tego przedstawiciela, zamiast zostawiać drobny bankomat lub puszkę otwartą dla każdego pracownika.
Kup notebooka z linijką - mały, mały dziennik może być najlepszy, ponieważ mieści się w małym pudełku. Oznacz notatnikiem datę rozpoczęcia, nazwę firmy i informacje kontaktowe "Jeśli zgubiłeś, kontakt". Narysuj trzy pionowe linie wzdłuż pierwszej strony notesu. Oznacz cztery kolumny wynikowe: Data, Zakup, Kwota i Saldo. Możesz kontynuować to w swoim notebooku po rozpoczęciu drobnej książeczki gotówki lub polegać na osobie, która rozpoczyna nową stronę, aby kontynuować format.
Lista salda początkowego we własnej linii z zapisaną datą. W kolumnie Zakup nazwij ją Początek salda. Pierwszy zakup zostanie zapisany w drugiej linii.
Umieść początkową kwotę drobnej gotówki w pudełku lub puszce razem z notebookiem.
Aby dokonać zakupu, poproś pracownika, aby zaproponował księgowemu lub kierownikowi, czego potrzebuje i dlaczego. Księgowy lub kierownik może zaakceptować lub odrzucić pomysł. Po zaakceptowaniu pracownik otrzymuje dostęp do drobnej książeczki gotówkowej i skrzynki lub puszki.
Poproś pracownika o przesłanie paragonu po dokonaniu zakupu. Trzymaj wszystkie paragony razem, przymocowane za pomocą spinacza biurowego, w drobnym pudełku lub książce. Usuń pokwitowania co miesiąc i plik.
Dodaj dodatkową gotówkę do drobnego funduszu gotówkowego, wycofując się z konta firmy. Drobny nadzorca gotówki, jak księgowy lub menedżer, decyduje, ile należy zatrzymać w drobnej gotówce, zwykle poniżej 100 USD.
Wskazówki
-
Przechowuj drobną książeczkę gotówki i pudełko lub puszkę w bezpiecznym miejscu, na przykład w biurze księgowego lub biurze kierownika lub w kabinie. Nie zostawiaj go we wspólnym obszarze, takim jak stołówka lub miejsce spotkań. Trzymaj drobne zakupy drobnych pieniędzy na wydatki, takie jak opłaty pocztowe, parkometry lub materiały firmowe.
Ostrzeżenie
Nie nagrywaj dużych zakupów w małym książeczku gotówkowym. Powinny być one rozliczane w głównej książce kasowej.
