Dla każdej organizacji celebrowanie oddania budynku jest zwieńczeniem lat pracy i planowania. Istnieje wiele sposobów na zaplanowanie tego upamiętnienia. Ciesz się czasem spędzonym na kreatywnym decydowaniu, które komponenty są najbardziej odpowiednie dla Twojego wydarzenia. Czy będzie cięcie na wstążce? A co z lunchem? Czy chcesz włączyć element religijny? Wiele z tych pomysłów może zależeć od Twojego budżetu, ale warto je poznać. Po wprowadzeniu pewnych wytycznych rozpocznij proces planowania.
Ustaw datę na kilka miesięcy wcześniej. Koordynuj z wykonawcą robót budowlanych przewidywaną datę zakończenia. Sprawdź lokalne przepisy budowlane - aby móc legalnie zorganizować wydarzenie w nowym budynku, może być konieczne wystawienie zaświadczenia o zajętości. Jeśli planujesz obchody ogólnospołeczne, sprawdź kalendarze innych grup lub instytucji, aby nie przekroczyć limitów dnia.
Przygotuj listę gości z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Powiadom zaproszonych VIP-ów o dacie i daj im znać, że zarezerwujesz miejsca parkingowe i specjalne miejsca do siedzenia dla nich. Oszacuj liczbę gości: uważnie przejrzyj swoją listę i prawdopodobieństwo, że ludzie będą uczestniczyć. Zwykle im większa lista gości, tym niższy odsetek frekwencji. W przypadku list od 500 lub więcej gości, wstępna ocena to 25 procent. Żywieni są świadomym źródłem informacji dla oszacowania liczby gości, którzy będą uczestniczyć.
Kilka miesięcy wcześniej, zaproś członków kleru i innych mówców, którzy mają nadzieję, że wezmą udział w tej usłudze.
Wysyłaj powiadomienia "zapisz datę" pocztą na całą listę gości z dwumiesięcznym wyprzedzeniem.
Zarezerwuj i spotkaj się z zakładem żywienia jak najwcześniej. Podejmuj decyzje dotyczące planowania przestrzeni, menu, potrzeb sprzętowych, parkingu, kompozycji kwiatowych i personelu serwisowego.
Wypożyczanie sprzętu i usługi. Rozpocznij planowanie spotkań dla każdego z nich z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Mogą to być urządzenia (krzesła, stoły, bielizna, scena, nagłośnienie i podium), parkingi, kwiaciarnie, muzycy, drukarze i fotografowie. Rozpocznij pracę z dowolnymi mediami, które mogą obejmować wydarzenie.
Zaproszenia mailowe na trzy tygodnie przed wydarzeniem. Adres strony, jeśli to możliwe.
Ponownie potwierdź z dostawcami usług z dwutygodniowym wyprzedzeniem i dokładnie sprawdź wszystkie szczegóły. Przygotuj szczegółowy harmonogram wydarzeń w dniu imprezy i rozdaj ją dostawcom usług. Dołącz informacje kontaktowe z numerami telefonów komórkowych. Programy lub zlecenia powinny trafić do drukarki na dwa tygodnie przed wydarzeniem.
W przeddzień wydarzenia należy zarezerwować parking dla VIP-ów, duchownych i zakładów żywienia z stożkami drogowymi i zarezerwowanymi znakami parkingowymi. Odbierz program / zamówienia usługi od drukarki. Odbierz przedmioty do wypożyczenia i rozpocznij konfigurację. Ponownie skontaktować się z członkami mediów i zarezerwować dla nich parking w razie potrzeby.
W dniu imprezy opracuj plan i polegaj na profesjonalistach, których zatrudniłeś, aby wykonywać swoją pracę.
Wskazówki
-
Zaprojektuj dedykację dla uczczenia zamiaru budynku. Na przykład uczniowie mogą odegrać znaczącą rolę w oddaniu nowego budynku szkolnego, lub goście mogą zostać zaproszeni do rzucania nasion dzikich kwiatów na dedykację publicznego centrum ogrodniczego. Jeśli pieniądze na nowy budynek zostały przekazane, zaplanuj prywatną imprezę dla dawców na noc przed oddaniem.
