Podczas większości transakcji biznesowych klienci są zobowiązani do zapłaty w momencie zakupu towarów lub świadczenia usług. Niektóre firmy umożliwiają klientom wysyłanie płatności po fakcie, a inne umożliwiają klientom dokonywanie płatności ratalnych w czasie. To działa dobrze przez większość czasu, a kilka firm ma problemy z dużą liczbą klientów, którzy nie płacą. Jednak, gdy pojawiają się problemy z płatnościami klientów, firmy muszą podjąć odpowiednie kroki, aby otrzymać płatność. Jednym z pierwszych kroków jest często list do żądania zapłaty.
Wpisz swoje imię i nazwisko lub nazwę firmy, adres, dane kontaktowe, takie jak numer telefonu i adres e-mail oraz datę w prawym górnym rogu strony. Możesz użyć firmowego papieru firmowego wyśrodkowanego u góry strony, zamiast wpisywać informacje, ale nadal musisz podać datę po prawej stronie.
Umieść nazwisko klienta, adres i numer konta, jeśli dotyczy, sześć linii od góry strony, po lewej stronie.
Podaj kwotę, którą klient jest winien w pierwszym akapicie. Rozpocznij pisanie listu, na przykład: "Ten list oznacza żądanie zapłaty w kwocie (pusty)". Poinformuj klienta o terminie, w którym powinien był wysłać płatność.
Poinformuj klienta o dacie, do której musi wysłać ci płatność. Podaj, czy chcesz zaakceptować mniejszą płatność, czy opracuj plan płatności.
Poinformuj klienta o konsekwencjach dalszego braku płatności w drugim akapicie. Obejmuje to opłaty, podwyżki stóp procentowych, procesy sądowe lub wysyłanie rachunków do agencji windykacyjnych.
Dziękuję klientowi za jego działalność i za poświęcenie mu uwagi w ostatniej sprawie. Poproś go, aby skontaktował się z Tobą z pytaniami. Wpisz swoje pełne imię i nazwisko oraz stanowisko do pracy u dołu strony. Wpisz swój podpis powyżej wpisanej nazwy.
