Coraz więcej firm zleca zarządzanie projektem lub zatrudnia specjalistów w celu realizacji tego zadania. Wraz ze zmianami w branży może być trudno znaleźć wykwalifikowanych ludzi, którzy są na szczycie najnowszych trendów i strategii. Tylko 2,5 procent organizacji z sukcesem realizuje wszystkie swoje projekty. Szokujące 70 procent projektów zawodzi. Biorąc pod uwagę te liczby, można się zastanawiać, czy warto zatrudnić menedżera projektu. Podobnie jak wszystko inne, należy wziąć pod uwagę zalety i wady. Wykwalifikowany kierownik projektu może zmniejszyć wydatki, usprawnić zarządzanie przepływem pracy i pomóc w rozwoju firmy.
Project Management Plusy
Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą firmę, czy już działającą organizację, możesz nie być w stanie obsłużyć wszystkich rodzajów projektów od początku do końca. Niektóre projekty są niezwykle złożone i mają krótki termin lub wymagają specjalnych umiejętności, których twój zespół może nie mieć. Wykwalifikowany kierownik projektu może pomóc w organizacji i zarządzaniu najbardziej czasochłonnymi zadaniami. Doświadczony menedżer projektu zmotywuje również Twój zespół, zarządza zasobami, mierzy wyniki, dostarcza opinie i znajduje sposoby na podniesienie jakości i zmniejszenie kosztów lub czasu. Inne umiejętności zarządzania projektami obejmują ulepszone techniki planowania, reagowanie na zmiany, lepszą komunikację, kontrolę jakości i zarządzanie ryzykiem.
Efektywne wyznaczanie celów
Większość projektów kończy się niepowodzeniem, ponieważ menedżerom brakuje jasnego celu. W 2013 r. Mniej niż jedna trzecia wszystkich projektów została zrealizowana na czas iw ramach przyznanego budżetu. Z tego powodu ustawienie celów SMART ma kluczowe znaczenie. Cele SMART są konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i ograniczone czasowo. Tak brzmi akronim SMART. Cele SMART zapewnią, że Twoje projekty zostaną dostarczone na czas, bez przekraczania budżetu. Profesjonalni menedżerowie projektów posiadają wiedzę i narzędzia potrzebne do tworzenia prognoz, zarządzania kosztami projektu i określania ryzyka w całym cyklu życia projektu.
Udoskonalona komunikacja
Zarządzanie projektem pozwala na skuteczniejszą komunikację pomiędzy liderami i innymi pracownikami zaangażowanymi w projekt. Doświadczeni menedżerowie projektów skutecznie zarządzają interesariuszami, którzy mają kluczowe znaczenie dla sukcesu projektu. Menedżerowie projektów utrzymują spójność zespołu, ułatwiają spotkania, pozyskują ekspertów merytorycznych, wymyślają pomysły i monitorują informacje zwrotne w czasie rzeczywistym. Komunikacja jest bez wątpienia najbardziej krytycznym aspektem każdego projektu i jest niezbędną umiejętnością dla każdego profesjonalnego projektu.
Większa satysfakcja klienta
Projekty mogą dostarczać nowe funkcje i otwierać nowe usługi lub produkty, aby zadowolić klientów, lub projekty mogą przyczynić się do obniżenia kosztów dla klientów. Ponieważ metodologie zarządzania projektami priorytetowo traktują czynniki jakości, takie jak funkcje, których oczekują klienci, firmy z udanym zarządzaniem projektami odczuwają większą satysfakcję klientów. Przekłada się to na większy przychód i wzrost biznesu. Twoja organizacja będzie znana z zapewniania doskonałych wyników.
Wysoki poziom wiedzy specjalistycznej
Zatrudniając kierownika projektu lub outsourcing projektów, Twoja firma skorzysta z wysokiego poziomu wiedzy. Ludzie w twojej organizacji będą uczyć się nowych rzeczy i zyskać nową perspektywę, która przyczyni się do ich zawodowego rozwoju. Dodatkowo zarządzanie projektem pozwoli Ci zaoszczędzić czas, dzięki czemu będziesz mógł skupić się na kluczowych aspektach swojej działalności. Doświadczony kierownik projektu będzie mógł wyartykułować proces projektowy i zarządzać wszystkimi obszarami projektu, w tym personelem i zgodnością.
Dokładna ocena ryzyka
Ponad 75 procent firm nie ma zaufania do sukcesu projektu. Nadmierna poprawka, zakres, słaba komunikacja i niejasne cele są często sprawcami. Zarządzanie projektem pozwala podejmować obliczone ryzyko i efektywniej alokować zasoby. Zidentyfikujesz, jakie są zagrożenia, zanim jeszcze zaczniesz. W ten sposób możesz zaplanować wszelkie problemy na wczesnym etapie i podejmować mądrzejsze decyzje, ponieważ ryzyko pojawia się w całym cyklu życia projektu. Efektywne zarządzanie ryzykiem pozwala także wykorzystać pozytywne ryzyko lub szanse, kiedy się pojawią.
Zarządzanie projektem Minusy
Jeśli kierownik projektu nie ma odpowiedniego doświadczenia lub wiedzy, istnieje wiele problemów, które mogą się pojawić. Utrata zasobów, problemy z harmonogramowaniem, kwestie bezpieczeństwa i konflikty interpersonalne to główne wady zarządzania projektami. Dodatkowo Twoja organizacja może ponosić wysokie koszty poprzez zlecanie zadań lub zatrudnianie nowych pracowników do ukończenia projektu. Czasami zarządzanie projektem może zakłócać codzienne operacje lub drastycznie źle działać.
Wysokie koszty
Jeśli zatrudniasz kierownika projektu, spróbuj zainwestować w specjalistyczne oprogramowanie. Programy te mogą być kosztowne i trudne do wdrożenia. Ponieważ Twój zespół też ich użyje, mogą potrzebować szkolenia. W zależności od potrzeb możesz również zatrudnić ekspertów lub specjalistów z danej dziedziny, aby pomóc w projekcie. Często zdarza się, że interesariusze będą naciskać na funkcje, które początkowo nie były planowane. Wszystkie te problemy mogą szybko zsumować koszt projektu.
Zwiększona złożoność
Zarządzanie projektem jest złożonym procesem z wieloma etapami. Niektórzy eksperci mają tendencję do komplikowania każdego procesu, co może wprowadzać w błąd Twój zespół i powodować opóźnienia w realizacji projektu. Mogą również stać się sztywne lub precyzyjne w swoich planach, tworząc stresujące środowisko w organizacji. Zazwyczaj projekty o dużym zasięgu będą bardziej złożone, zwłaszcza jeśli nie ma zespołu poświęconego wyłącznie pracy nad projektem. Wielozadaniowi członkowie zespołu mogą pozostawać w tyle za swoją codzienną pracą, dodając kolejną warstwę złożoności.
Komunikacja w sieci
Kiedy zatrudnisz zespół zarządzania projektem, nowi pracownicy dołączają do Twojej firmy. To dodaje dodatkową warstwę komunikacji i może nie zawsze pasować do Twojej kultury organizacyjnej. Dlatego eksperci zalecają, aby Twój zespół był jak najmniejszy. Im większy zespół, tym wyższa komunikacja. Czasami do projektu potrzebny jest duży zespół, dlatego ważne jest, aby znaleźć menedżerów projektów, którzy mają silne umiejętności komunikacyjne dla różnych osób.
Brak kreatywności
Czasami zarządzanie projektami pozostawia niewiele miejsca na kreatywność. Przywódcy zespołów albo nadmiernie koncentrują się na procesach zarządzania, albo wyznaczają napięte terminy, zmuszając swoich pracowników do pracy w ściśle określonych parametrach. Może to zniechęcić do twórczego myślenia i hamować innowacje, które mogą przynieść korzyści projektowi. Ważne jest, aby kierownik projektu wiedział, kiedy zainspirować kreatywność i kiedy ściśle przestrzegać planu projektu.
Organizacja może się rozwijać i osiągać sukces bez zespołu zarządzającego projektem. Jednak zatrudnienie wykwalifikowanego specjalisty do obsługi tych aspektów może otworzyć nowe możliwości i pomóc Twojej firmie szybciej osiągnąć wyznaczone cele.
