Jako właściciel małej firmy chcesz stworzyć wydajne środowisko pracy, które pobudza kreatywność i innowacje. Niewielka, zatłoczona przestrzeń ze starymi meblami i przestarzałymi komputerami może wpłynąć na morale pracowników i ogólną wydajność. Dlatego ważne jest, aby stworzyć nowoczesny system biurowy, który utrzyma Twój zespół zaangażowany i zmotywowany. Pomyśl o tym jako o inwestycji w swój biznes.
Wskazówki
-
System biurowy to połączona sieć zasobów, która zapewnia sprawne środowisko pracy.
Czym jest system biurowy?
Termin system biurowy ma różne znaczenia dla różnych osób. Zasadniczo odnosi się do różnych elementów i elementów biura, od komputerów i sprzętu roboczego po fizyczny układ i atmosferę. Obejmuje również sposób interakcji pracowników i ogólną kulturę biurową.
Bez tych elementów biuro to tylko pomieszczenie lub pusta przestrzeń. To ludzie i sprzęt zamieniają tę przestrzeń w atrakcyjne wizualnie, produktywne środowisko, które harmonizuje z ich wizją i celami. W rzeczywistości niektóre źródła podają, że wydajność jest do zrobienia 20 procent wyższa w firmach o dobrze zaprojektowanych powierzchniach biurowych __. Pracownicy muszą czuć się bezpiecznie i komfortowo w miejscu pracy i mieć dostęp do wysokiej jakości sprzętu, aby mogli osiągnąć najwyższą wydajność.
Fizyczna przestrzeń robocza ma bezpośredni wpływ na produktywność twojego zespołu i satysfakcję z pracy. Dobre samopoczucie pracowników i wydajność w miejscu pracy są ze sobą ściśle powiązane. Szczęśliwi pracownicy będą czuć się bardziej zmotywowani i będą pracować ciężej, aby pomóc organizacji rozwijać się i realizować jej cele. Spowoduje to zadowolenie klientów i usługi wyższej jakości.
Popraw przepływ informacji
Funkcjonalny system biurowy zapewni pracownikom dostęp do wiedzy, której potrzebują, kiedy jej potrzebują. Dlatego konieczne jest zapewnienie im nowoczesnych systemów komputerowych, oprogramowania i sprzętu, które ułatwiają przepływ informacji. Rozważ inwestowanie w narzędzia do współpracy zespołowej, takie jak Slack i Asana, systemy VoIP, oprogramowanie biurowe, oprogramowanie do zarządzania siecią Ethernet i projektami.
Dzięki tym zasobom Twój zespół będzie miał dostęp do danych w czasie rzeczywistym i będzie mógł skuteczniej komunikować się. Pracownicy, którzy podróżują lub pracują zdalnie, będą mogli udostępniać pliki w drodze, czatować ze swoimi kolegami przez Internet i szybko wymieniać informacje. Niektóre narzędzia, takie jak oprogramowanie do zarządzania projektami, mogą usprawnić czasochłonne zadania, poprawić współpracę i generować raporty z cennymi informacjami na temat projektów, nad którymi pracujesz.
Rozważ wynajęcie Office Managera
Jako właściciel firmy możesz nie mieć czasu ani wiedzy niezbędnej do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania systemu biurowego. Wolisz skupić się na kluczowych aspektach swojej działalności, takich jak pozyskiwanie nowych klientów lub rozszerzanie działalności. W takim przypadku rozważ zatrudnienie menedżera biura. Upewni się, że Twoje biuro działa sprawnie, organizuje jego układ, planuje spotkania i określa, jakiego rodzaju oprogramowanie i inny sprzęt potrzebuje twój zespół.
Funkcje kierownika biura zależą od branży i rodzaju działalności. Na przykład osoba pracująca w biurze prawnym będzie miała inne obowiązki niż osoba zatrudniona przez agencję kreatywną lub firmę badawczą. Ogólnie rzecz biorąc, menedżerowie biura odpowiadają za:
- Kończenie zadań administracyjnych
- Nadzorowanie pracowników
- Organizowanie wydarzeń, spotkań i konferencji
- Zakup oprogramowania biznesowego, materiałów biurowych i sprzętu
- Zarządzanie budżetami biurowymi
- Zapewnienie przestrzegania przez pracownika zasad BHP
- Przygotowywanie raportów
- Analizowanie zużycia energii
- Przechowywanie zapasów w magazynie
- Utrzymanie stanu biura
- Identyfikacja nieefektywności i obszarów poprawy
- Rozwiązywanie konfliktów i przydzielanie zadań
Ponadto specjaliści ci mogą wyjaśnić zespołowi technikę i praktyki zarządzania biurami, zapewnić szkolenia i wykonywać ogólne zadania IT. Niektórzy mogą nawet obsługiwać listy płac i księgowość. Ich główną rolą jest zapewnienie sprawnego funkcjonowania Twojego biura.
Utwórz pozytywną kulturę biurową
Oprócz inwestowania w wysokiej jakości sprzęt i przestrzegania zasad BHP, ważne jest, aby stworzyć pozytywną kulturę biurową. Twoi pracownicy są najcenniejszymi zasobami, więc musisz zapewnić środowisko pracy, w którym spędzają czas. Kultura firmy jest kluczowym elementem efektywnego systemu biurowego.
Skoncentruj się na tworzeniu atmosfery, w której ludzie czują się zaangażowani i zmotywowani. Poświęć czas na wysłuchanie tego, co mają do powiedzenia i regularnie proś o opinie. Mogą wymyślić nowe pomysły i sugestie dotyczące redukcji kosztów operacyjnych, przyciągnięcia większej liczby klientów lub lepszego i szybszego wykonywania zadań. Zachęć ich do wyrażenia swoich opinii i powiedz im, czego potrzebują, aby pracować wydajniej.
Proste rzeczy, takie jak dostarczanie bezpłatnej kawy, przełączanie się na ergonomiczne biurka i celebrowanie małych osiągnięć razem, mogą przejść długą drogę ku zadowoleniu i wydajności pracowników. W rzeczywistości organizacje z zaangażowanymi pracownikami zgłaszają oszałamiająca wydajność o 202 procent niż te bez nich. Dobrze zaprojektowany system biurowy może być dokładnie tym, czego potrzebujesz do rozwoju firmy i uzyskania przewagi konkurencyjnej.
