Minęły czasy, kiedy księgowi używali książek księgi rachunkowej i ostrego ołówka do zapisywania zapisów księgowych. Skomputeryzowana rachunkowość stała się powszechna w wielu firmach, od firm z listy Fortune 100, aż po jednoosobowe firmy typu solopreneur.
Ze względu na Internet i dostępność zarówno systemów internetowych, jak i desktopowych, koszt oprogramowania księgowego spadł, a niektórzy dostawcy oferują nawet ograniczone systemy księgowe online bez żadnych kosztów. Chociaż systemy te mogą mieć pewne ograniczenia, takie jak brak możliwości śledzenia stanu zasobów, zwykle zapewniają wystarczającą funkcjonalność dla mniejszych firm lub usług opartych na usługach, takich jak doradztwo i inne firmy związane z usługami.
Czym jest skomputeryzowany system księgowy?
Skomputeryzowany system księgowy składa się z oprogramowania zaprojektowanego do śledzenia wszystkich transakcji księgowych Twojej firmy, którego celem jest generowanie wyników finansowych za raporty miesięczne, roczne sprawozdania finansowe, informacje o zeznaniach podatkowych i inne konfiguracje raportów wykorzystywane do analizy działania, wydajności i rentowności Twojej firmy.
Podczas gdy darmowe lub tanie systemy oprogramowania online nie oferują dużej możliwości dostosowania do konkretnej firmy, większe firmy często korzystają z skomputeryzowanego pakietu oprogramowania systemu księgowego, który został zainstalowany na serwerach komputerów mainframe firmy i udostępniony kilku użytkownikom.
Ten typ komputerowego oprogramowania księgowego na dużą skalę często ma duży zakres możliwości dostosowywania. Firmy mogą mieć oprogramowanie zaprojektowane do obsługi wielu walut, podmiotów gospodarczych zlokalizowanych w różnych częściach świata i oddziałów firmy sprzedającej różne zestawy produktów. Ponadto można go dostosować do tworzenia szeregu raportów finansowych, które obliczają kluczowe wskaźniki wydajności dostosowane specjalnie do branżowych i operacyjnych benchmarków.
Kto korzysta ze skomputeryzowanych systemów księgowych?
Wydaje się, że prawie każdy, kto jest w biznesie, może obecnie korzystać ze skomputeryzowanego systemu księgowego ze względu na różnorodność dostępnych rozwiązań dopasowanych do potrzeb praktycznie każdej wielkości i rodzaju firmy. Na przykład bardzo popularne oprogramowanie księgowe, Quickbooks, było używane od wielu lat przez wiele firm od małych do średnich. Firma oferuje wersje oprogramowania zarówno online, jak i komputerowego, a oprogramowanie oferuje przyzwoitą liczbę dostosowań w dość ekonomicznej cenie.
Konfigurowanie systemu
Prace związane z tworzeniem skomputeryzowanego oprogramowania księgowego różnią się w zależności od wielkości i struktury firmy. Na przykład, jeśli pracujesz jako konsultant bez pracowników, możesz od razu zacząć używać internetowego oprogramowania księgowego do rejestrowania godzin spędzonych na kliencie, przechowywania wszystkich nazw swoich klientów i ich adresów, tworzenia faktur i rejestrowania płatności od klientów.
Jeśli pozwalasz klientom płacić w ciągu 30 dni, na przykład, gotowe oprogramowanie księgowe ma wbudowane konto należności, co umożliwia rejestrowanie transakcji, a następnie wyświetlanie wszystkich zaległych płatności należnych od klientów wraz z datą. wystawiłeś fakturę, aby zobaczyć wiek zaległych faktur.
W przypadku firmy o bardziej złożonych operacjach większość oprogramowania pozwala zaprojektować plan kont z kodami kont i kategoriami unikalnymi dla firmy i rodzaju działalności. Może to pomóc w uporządkowaniu danych podczas zapisywania wpisów dla określonych jednostek biznesowych lub działów, na przykład. Pozwoli to również wygenerować zestaw sprawozdań finansowych lub raportów, aby sprawdzić rentowność firmy według jednostki lub działu, w zależności od tego, jak zaprojektowałeś swój system.
Cash versus Accrual Accounting w systemie
Możesz zarejestrować swoje transakcje księgowe na zasadzie kasowej lub memoriałowej w większości programów księgowych. Krótko mówiąc, główna różnica między systemami rozliczeń gotówkowych i memoriałowych polega na obecności należności i zobowiązań. Rachunek pieniężny i rachunkowość memoriałowa różnią się w zależności od tego, w jaki sposób rejestruje się okresy waszych wpływów gotówkowych ze sprzedaży i pieniędzy wydawanych na pokrycie wydatków.
Gdy płacisz za rzeczy lub zarabiasz gotówką, sprzedaż i wydatki są rejestrowane w czasie rzeczywistym. Kiedy stosujesz rachunkowość memoriałową, odnotowujesz sprzedaż, kiedy zarabiasz i wydatki, gdy je poniesiesz, nawet jeśli nie otrzymałeś jeszcze przychodu ze sprzedaży lub zapłaciłeś jeszcze wydatku. Na przykład w systemie rachunkowości memoriałowej co miesiąc dokonywałby się rejestracja, aby uzyskać środki pieniężne na polisę ubezpieczeniową, którą należy zapłacić pod koniec roku. Rejestrowałbyś tę pozycję na koncie aktywów, zwanym ubezpieczeniem przedpłaconym. Rejestrowałbyś transakcję tak, jakby pieniądze zostały już wydane przez zmniejszenie salda konta gotówkowego Twojej firmy i co miesiąc zwiększają saldo Twojego konta prepaid.
Czy zeznanie podatkowe jest podstawą gotówkową lub memoriałową?
Do dobrych powodów korzystania z oprogramowania księgowego należą funkcje gromadzenia i raportowania danych. Gdy nadejdzie czas podatkowy, oprogramowanie znacznie ułatwia gromadzenie danych o przychodach i wydatkach w celu dokładnego i skutecznego wypełniania federalnych i stanowych deklaracji podatkowych firmy.
Dane księgowe, których używasz do wypełnienia zeznania podatkowego, mogą być rozliczane gotówkowo lub memoriałowo, w zależności od wielkości firmy i metody księgowania, którą wybrałeś. IRS ma pewne zasady, które pomogą ci zdecydować, czy rachunki pieniężne lub memoriałowe najlepiej pasują do Twojej firmy.
Na przykład, jeśli Twoja firma zarabia mniej niż 1 milion USD przychodu rocznie, możesz skorzystać z metody kasowej. Jeśli jednak masz inwentaryzację, IRS wymaga użycia rachunkowości memoriałowej dla części zapasów Twojej firmy. Z kilkoma wyjątkami, jeśli Twoja firma jest korporacją typu C, IRS wymaga użycia rachunkowości memoriałowej, aby składać zeznanie podatkowe na zasadzie memoriałowej.
Kiedy twoja firma składa pierwszą deklarację podatkową, wybierzesz metodę kasową lub memoriałową. IRS wymaga, abyś wybrał dowolną metodę, która zapewnia najbardziej kompletny i dokładny obraz przychodów i wydatków Twojej firmy. Wymaga to również stosowania tej samej metody z roku na rok. W przeciwnym razie bardzo trudno będzie, jeśli IRS będzie musiał porównać twoje bieżące dane z danymi historycznymi. Jeśli zdecydujesz się zmienić metodę księgowania, musisz użyć formularza IRS 3115, aby poprosić o pozwolenie.
Funkcjonalność systemu
Skomputeryzowane oprogramowanie księgowe może być proste, zapewniając podstawy księgowości, lub można użyć w pełni funkcjonalnego oprogramowania, które oferuje nie tylko księgowość, ale także zarządzanie zapasami, śledzenie dystrybucji, produkcję i śledzenie produkcji w toku, zarządzanie relacjami z klientami, zarządzanie czasem i projektami i więcej.
Ze względu na ciągłą ewolucję oprogramowania pakiety rachunkowości mogą wykonywać więcej codziennych zadań transakcyjnych i pozwalają wykonywać inne wartościowe prace w firmie.
Warto zastanowić się nad tym, jak wyobrażasz sobie rozwój swojej firmy i upewnić się, że oprogramowanie księgowe jest skalowalne, co oznacza, że może pomieścić dodatkowe konta, dodatkowe jednostki biznesowe i może obsłużyć większą liczbę jednostek reklamowych lub powiązać je z kodem kreskowym innej firmy. system oprogramowania, między innymi. Jeśli na przykład prowadzisz sklep detaliczny, możesz mieć automatycznie rejestrowane transakcje w kasie w oprogramowaniu księgowym, w zależności od wybranego systemu, za pomocą skanera kodów kreskowych i zakodowanych tagów produktów, aby wprowadzić informacje do systemu.
Oprogramowanie księgowe Plusy
Korzystanie z oprogramowania księgowego oferuje firmie wiele korzyści. Przede wszystkim struktura i dyscyplina skomputeryzowanego systemu księgowego zapewniają, że Twoja firma może sporządzać dokładne sprawozdania finansowe. Jest to szczególnie ważne, jeśli Twoja firma musi je dostarczyć do zewnętrznych celów, takich jak finansowanie bankowe, lub jeśli musisz przedstawić swoje sprawozdania finansowe zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości (GAAP).
Oprogramowanie księgowe pozwala zaoszczędzić czas, zwłaszcza jeśli chcesz utworzyć budżet lub prognozę. Wystarczy wygenerować raport z danymi historycznymi i przesłać go do przodu, wprowadzając kilka poprawek, aby uzyskać budżet na przyszły rok lub prognozę.
Możesz również usprawnić i zwiększyć efektywność ogólnego procesu księgowego, zwłaszcza jeśli możesz np. Przekwalifikować pracowników administracyjnych, aby pomóc im w niektórych rutynowych zadaniach związanych z księgowaniem, takich jak wprowadzanie rachunków do systemu płatności.
Podczas generowania faktur firmowych oprogramowanie księgowe automatycznie dodaje kwoty do salda należności firmy. Wszystkie te funkcje współpracujące z tym samym oprogramowaniem do księgowania redukują liczbę błędów i pomagają upewnić się, że nie dopuszcza się, aby transakcje prześlizgnęły się przez pęknięcia.
Oprogramowanie Minusy
Istnieje kilka wad w używaniu skomputeryzowanych systemów księgowych, chociaż mają one więcej sensu niż utrzymywanie książek za pomocą księgi rachunkowej i ołówka. Gdy zrozumiesz potencjalne problemy, możesz podjąć kroki, aby upewnić się, że te problemy nie staną się problemem w Twojej firmie. Systemy księgowe mogą być skomplikowane i nieco trudne do wykorzystania przez pracowników. Pakiet księgowy barebone może być w sam raz, jeśli Ty lub Twoi pracownicy nie masz ochoty lub nie musisz rozumieć niuansów i szczegółów rachunkowości.
Jeśli masz bardziej ugruntowaną firmę lub taką, która ma skomplikowaną strukturę, która obejmuje zasoby magazynowe, produkcję niezakończoną, kilka jednostek biznesowych i transakcje międzyfirmowe, na przykład Twoja firma będzie wymagała dużo bardziej złożonego systemu księgowego i bardziej wyszkolonego personel do zarządzania nim.
Możesz mieć ciągłe koszty dla systemu księgowego. Jeśli wybierzesz wersję online Quickbooks na przykład, będziesz mieć bieżącą miesięczną opłatę. Większe pakiety oprogramowania, zwłaszcza te zainstalowane na serwerze Twojej firmy, często pobierają opłaty za licencje. Załóżmy na przykład, że Twoja firma ma 10 osób, które muszą uzyskać dostęp do Twojego systemu księgowego. Dostawca oprogramowania może pobierać opłaty jednorazowe, roczne lub miesięczne za każdą licencję użytkownika, oprócz podstawowego kosztu zakupu oprogramowania.
Podobnie jak w przypadku dowolnego oprogramowania do dowolnego celu, programiści stale ulepszają i aktualizują oprogramowanie, aby mógł ewoluować wraz ze zmianami w informatyce lub zmianami w tej dziedzinie. W związku z tym spodziewamy się sporadycznych przestojów, zwłaszcza jeśli korzystamy z oprogramowania online i regularnie tworzymy kopie zapasowe ważnych elementów systemu księgowego.
Wykonaj swoje badania, wybierając odpowiedni skomputeryzowany program księgowy dla Twojej firmy. To nie jest zabawne, gdy wykonujesz całą pracę, aby zaimplementować oprogramowanie i załadować swoje dane, aby znaleźć po roku lub dwóch, że wybrane oprogramowanie ma zbyt mało funkcji i nie może obsłużyć twojej rozwijającej się firmy lub ma zbyt wiele dodatkowych funkcji które sprawiają, że jest bardziej skomplikowana niż musi.
Obsługa klienta to kolejny kluczowy element, więc wybierz firmę, która może zapewnić Ci wsparcie, najlepiej 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, a osoba na żywo może porozmawiać raczej z internetową bazą wiedzy. Pamiętaj też, że jeśli korzystasz z opartego na chmurze systemu księgowego, poufne informacje finansowe mogą być narażone na ataki hakerów online, więc podejmuj kroki, aby zabezpieczyć połączenie internetowe i dane firmy.
Aktualizacja systemu
Jeśli zacząłeś swoją działalność od uproszczonego oprogramowania księgowego, a nawet ręcznego systemu księgowego, w pewnym momencie możesz zdecydować się na uaktualnienie skomputeryzowanej rachunkowości, aby wprowadzić swój biznes na wyższy poziom. Aby przejście było bezbolesne i aby Twoja firma mogła osiągnąć sukces księgowy, warto wykonać pewne prace przygotowawcze przed przejściem na nowy pakiet oprogramowania księgowego.
Zacznij od wyczyszczenia danych historycznych, ponieważ jeśli posiadasz informacje księgowe zawierające niepoprawne, źle zakodowane dane wejściowe lub niekompletne informacje, błędy te przejdą do twojego nowego systemu i utrudnią ci zachowanie integralności w twoich księgach rachunkowych.
Przejście do nowego systemu na koniec roku lub przynajmniej na koniec kwartału, aby mieć dokładną datę zamknięcia. Pomoże ci to w przyszłości, gdy będziesz musiał spojrzeć na pewne historyczne transakcje. Następnie spójrz na plan kont firmowych pod kątem błędów i dodaj nowe konta w razie potrzeby. Przejrzyj listę klientów, listę dostawców, listę pracowników i wszelkie inne listy zawarte w oprogramowaniu księgowym, które mogą zawierać stare, nieużywane konta lub duplikaty wpisów.
Poproś księgowego o sprawdzenie każdego konta księgi głównej na koncie próbnym Twojej firmy, aby sprawdzić, czy saldo konta jest rzeczywiście prawidłowe. Twój nowy system może nie być w stanie uwzględnić szczegółów tych transakcji, co oznacza, że jeśli będziesz mieć saldo konta zawierające błędy, nie będziesz mieć żadnych informacji w nowym systemie, aby pomóc w rozwiązaniu błędów lub niedokładności. Na koniec skonsultuj się ze swoim księgowym lub CPA, aby sprawdzić, czy może on przejrzeć Twoją konfigurację systemu i zalecić wszelkie modyfikacje, które mogłyby usprawnić lub zwiększyć efektywność obiegu dokumentów księgowych.
