Listy propozycji mogą służyć jako ważne narzędzia do pozyskiwania nowych klientów, rozpoczynania nowych projektów i rozwijania działalności. Od układu i projektu do języka używanego w dokumencie, liderzy biznesu muszą rozważyć wszystkie aspekty wniosku przed wysłaniem go do zamierzonego odbiorcy, aby zmaksymalizować efektywność dokumentu. Podobnie jak otwarcie takiego listu ma kluczowe znaczenie dla czytelnika do przeczytania pełnej treści, kilka ostatnich zdań listu ofertowego ma szczególne znaczenie, ponieważ są to ostatnie słowa, które odbiorca przeczyta przed podjęciem potencjalnej decyzji..
Pisanie skutecznej propozycji
Aby napisać skuteczny list z propozycją, warto zacząć od zebrania wszystkich istotnych informacji, które planujesz uwzględnić w dokumencie. Może to obejmować statystyki, dane budżetowe, daty, definicje i referencje firmy. Możesz także zacząć od konspektu, który jest narzędziem do pisania, które może pomóc Ci zaplanować różne kategorie twojej propozycji.
Wprowadzenie twojej propozycji powinno wzbudzić zainteresowanie czytelnika i prawdopodobnie zawierać podstawowe informacje o twojej firmie i dlaczego jest ona uprawniona do wykonania danego zadania. Wprowadzenie może również obejmować szeroki przegląd tematu propozycji, aby odbiorcy zrozumieli, co mają zamiar przeczytać i dlaczego powinni czytać dalej. Niektóre wnioski mogą również rozpocząć się od podsumowania wykonawczego, które stanowi krótki przegląd podsumowujący kluczowe punkty wniosku. Podsumowanie jest przydatne dla odbiorców, którzy nie mają czasu, ale chcą się zorientować, o co w tym wszystkim chodzi.
Główne części twojego wniosku będą się różnić w zależności od projektu, ale mogą zawierać sekcje omawiające budżet projektu lub jego ceny, proponowany harmonogram projektu i ryzyko związane z projektem. Możesz także omówić materiały wymagane do ukończenia projektu, pracę lub rodzaje pracowników potrzebnych do ukończenia projektu i prognozowane dochody lub potencjalne szanse wygenerowane przez projekt.
Podczas pisania propozycji należy dostosować dokument do konkretnych odbiorców. Język, którego używasz, będzie różnił się w zależności od wiedzy odbiorców, a także od znajomości technicznych aspektów projektu.
Przed wysłaniem propozycji do czytelnika zawsze starannie edytuj dokument i usuń wszelkie błędy ortograficzne, błędy gramatyczne i faktyczne nieścisłości. Typy i inne błędy mogą być postrzegane jako nieprofesjonalne i mogą spowodować odrzucenie wniosku.
Zamykanie listy propozycji
Zawarcie wniosku jest kluczowym elementem całego dokumentu. Kiedy odbiorca zakończy czytanie propozycji, kilka ostatnich zdań lub akapitów powinno pozostać w jej głowie. Skuteczny wniosek może pomóc w uszczelnieniu umowy i poprowadzić czytelnika do współpracy z Twoją firmą. Podczas gdy inne części wniosku są również ważne dla uzyskania zgody na dalsze działania, warto poświęcić dodatkowy czas na kilka ostatnich zdań, aby upewnić się, że wniosek jest przekonujący.
Podsumowując, należy rozważyć ponowne umieszczenie punktów wniosku na najwyższym poziomie, aby podkreślić główne pojęcia, zwracając uwagę, aby nie powtórzyć dosłownie tego, co już napisałeś. To końcowe podsumowanie powinno dostarczyć analizę lub wyjaśnienie, które łączy wszystkie główne punkty. Możesz również zachęcić odbiorcę do kontynuowania rozmowy, oferując odpowiedzi na wszelkie długotrwałe pytania lub głębiej omawiając pomysł. Na przykład możesz napisać: "Daj mi znać, jeśli masz dodatkowe pytania - chętnie odpowiem na nie". Niektóre skuteczne pisma z propozycjami kończą się również wezwaniem do działania, które może wywołać poczucie pilności i powód, dla którego odbiorca może wystąpić z propozycją. Przykład wezwania do działania brzmi: "Zacznij dzisiaj pracę nad tym projektem, kontaktując się z naszym zespołem".
