Plan zarządzania programem służy do grupowania wielu niezależnych projektów w celu osiągnięcia strategicznego wyniku biznesowego. Często w zarządzaniu programami wiele uwagi poświęca się pisaniu dokumentu planu, a mniej uwagi poświęcono wdrożeniu. Trzeba dołożyć równych starań w celu wdrożenia planu, aby zapewnić jego pomyślne przeprowadzenie, a wszelkie odchylenia są uznawane i odpowiednio zarządzane. Zasadniczo to menedżer programu lub zespół zarządzający programem jest odpowiedzialny za pełne przejęcie planu programu i zapewnienie jego skutecznego wdrożenia.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Oprogramowanie arkusza kalkulacyjnego
-
Oprogramowanie do przetwarzania tekstów
-
E-mail
-
Telefon
Ustanów łańcuch dowodzenia. Ustanowienie jasnego łańcucha dowodzenia w sformalizowanym procesie decyzyjnym. Upewnij się, że proces jest prosty i może obsługiwać szybkie czasy zwrotu, aby wdrożenie nie zostało zatrzymane. Zapewnienie, że określonych procesów nie można obejść poprzez ciągłe monitorowanie sytuacji.
Opracuj standardy programów i wskaźniki sukcesu. Określ standardy, które będą używane do mierzenia integracji różnych składników programu. Standardy dokumentów związane z procesami, komunikacją, danymi, raportami, szablonami i metodami dystrybucji w celu zapewnienia integracji różnych projektów i zadań wchodzących w skład programu.
Zidentyfikuj harmonogram implementacji i raportowanie statusu. Szczegóły dokumentu dotyczące kluczowych etapów projektu, harmonogramów i etapów. Zidentyfikuj uczestników planu i płatników projektów i przekaż im pisemną dokumentację dotyczącą ich odpowiedzialności i mechanizmów raportowania. Pozwoli to zespołowi skupić się na zadaniu.
Komunikuj się, komunikuj, komunikuj. Wszystkie strony zaangażowane w plan zarządzania programem potrzebują stałej komunikacji. Komunikacja powinna obejmować bieżące inicjatywy i działania, raporty z osiągnięć, sukcesy i osiągnięcia, a także rynki zbytu dla opinii, danych wejściowych i komentarzy.
Oceń proces, a następnie ponownie oszacuj plan. Regularnie zbieraj opinie uczestników i oceniaj, czy cel jest osiągany. Jak kończy się każdy kluczowy projekt, zorganizuj formalne spotkanie w celu omówienia procesu. Podczas tego procesu świętuj sukces, identyfikuj obszary doskonalenia i modyfikuj zasoby zgodnie z potrzebami, aby zoptymalizować wydajność. Jeśli cele nie są osiągane, oceń, czy powinny się zmienić.
Opracuj plan treningowy. Jeśli wynikiem planu zarządzania programem jest nowy system lub proces, należy opracować formalny program zapewniający szkolenia i zasoby dla wszystkich użytkowników i właścicieli systemu. Plan powinien określać programy szkoleniowe, komunikacyjne i zarządzania zmianami.
Wskazówki
-
• Zidentyfikuj parametry, które powodują formalną dogłębną ocenę pod względem czasu, kosztów, ludzi lub jakości z zatwierdzonego planu projektu. • Plan jest wytyczną, a nie zbiorem zasad. Ważne są odstępstwa, jeśli są uzasadnione. • Promuj otwartą komunikację. Wysłuchaj opinii wszystkich stron zaangażowanych w proces; mogą mieć bardziej skuteczne rozwiązania w celu wdrożenia części planu.
Ostrzeżenie
• Trudno jest zapamiętać, kto powinien robić to, co według każdej wersji planu. Dokumentacja i ciągła komunikacja pisemna ułatwią zarządzanie. • Buduj odpowiedzialność, aby zapewnić, że proces wdrażania nie zostanie wstrzymany. • Bądź elastyczny. Mogą wystąpić nieplanowane zmiany. Jeśli tak, oszacuj ich wpływ i odpowiednio dostosuj. Pozostań świadomy przydzielonych zasobów.
