Podczas sprawdzania właściwych procedur obsługi gotówki firmy polegają na audytach pieniężnych, które stanowią ważną kontrolę wewnętrzną. Polityki ograniczające liczbę osób mających dostęp do gotówki i liczbę obowiązków związanych z obsługą gotówki, które osoba fizyczna może ograniczać oszukańczą działalność.
Dostęp gotówkowy
Procedury audytu gotówkowego określają, ile osób obsługuje gotówkę w głównym punkcie zbiórki. Jedynie kasjerzy i menedżerowie front office powinni obsługiwać pieniądze w miarę ich wchodzenia na rynek. Audyt powinien również zapewnić, że kasjer i menedżer front office logują się i wylogowują na pieniądzach, zanim wejdą do sejfu lub go opuszczą. Podczas pobierania gotówki z sejfu i zabierania jej do biura rachunkowego lub banku powinny być obecne dwie osoby.
Przygotowanie depozytu
Osoby inne niż menedżer kasjer lub front office powinny przygotować gotówkę do depozytu. Audyty powinny określać, które osoby przygotowują depozyty oraz w jaki sposób nadzorca w biurze rachunkowym dokona ich przeglądu. Większość firm wymaga od pracowników wypełnienia kilku formularzy podczas nagrywania i przygotowywania depozytu. Audytorzy powinni oceniać formularze, aby zapewnić, że pracownicy postępują zgodnie z procedurami przygotowania depozytu
Księgowanie depozytów
Audyty powinny skupiać się na systemie księgowania, który rejestruje każdy depozyt w systemie informacji księgowych. Audytorzy powinni dokonać przeglądu zapisów elektronicznych, aby upewnić się, że każda wpłata wpłynie do systemu w odpowiednim czasie. Opóźnione księgowanie depozytu stwarza trudne sytuacje w biurze rachunkowym poprzez wydłużenie okresu gromadzenia środków pieniężnych. W większości firm osoby, które wpłacają depozyty do systemu informatycznego, nie powinny być tymi, które przygotowują depozyty.
Pojednanie Banku
Po tym, jak system informacji księgowych rejestruje depozyty, dział księgowości przygotowuje i sprawdza uzgodnienia bankowe, aby zapewnić, że bank przetwarza wszystkie depozyty w odpowiednim czasie. W zależności od wielkości firmy dział księgowości może przygotowywać uzgodnienia codziennie lub co miesiąc.
Podczas audytu uzgodnień bankowych audytorzy powinni sprawdzić, kiedy banki rejestrują depozyty i czy są one zgodne z datami, które urząd księgowy wprowadził do systemu informacyjnego. Audyty rekoncyliacyjne powinny również sprawdzić, czy salda rachunków z systemu informatycznego są zgodne z uzgodnionymi saldami wyciągu z rachunku bankowego.
Przegląd wypłat
Audytorzy oceniają wypłaty gotówki podobnie jak deponowanie gotówki. Audytorzy powinni przejrzeć rachunki płatnych faktur w systemie informacji rachunkowych, aby upewnić się, że kwota faktury jest zgodna z kwotą systemu. Audytorzy powinni również zapoznać się z oświadczeniem dotyczącym uzgodnienia banku, aby upewnić się, że wszystkie kontrole przeprowadzane przez firmę przez sprzedawcę są przejrzyste. Audytorzy powinni przejrzeć wszelkie zaległe kontrole pod kątem ważności. Jeśli firma wymaga od księgowych płatnych rachunków do równoważenia faktur z wyciągami dostawców, audytorzy powinni sprawdzić te uzgodnienia pod względem dokładności i ważności.
