Segregacja gotówkowa jest taktyką, która zmniejsza ryzyko przypadkowych i celowych strat pieniędzy przez pracowników. Osoba, która ma największe szanse na kradzież gotówki w firmie, jest długoletnim pracownikiem w środowisku pracy, w którym brakuje segregacji obowiązków. Segregacja w gotówce jest najczęstsza w większych korporacjach, ale małe firmy mogą również korzystać z minimalnego rozdzielenia obowiązków lub po dokładnym nadzorowaniu i przeglądaniu należności gotówkowych. Właściwy podział obowiązków w branży gotówkowej wymaga zezwolenia, opieki, rejestracji i pojednania.
Upoważnienie
Autoryzacja jest pierwszym krokiem w łańcuchu dostaw. Tylko jedna osoba jest upoważniona do wykonywania obowiązków. Na przykład, dana osoba może odbierać pocztę i czeki, ale nie powinna zatrzymywać czeków pod jego opieką, rejestrować ich ani uzgadniać księgi głównej, w której wpisano czeki. Dodatkowo może autoryzować lub przygotować depozyty, ale nie może iść do banku, aby zdeponować pieniądze. Czasami w mniejszej firmie osoba, która autoryzuje czek, może je uzgodnić tylko wtedy, gdy inny pracownik lub menedżer zdeponował go i nagrał.
Opieka
Długość opieki zależy od cła. Na przykład kasjer obsługujący pieniądze na ośmiogodzinną zmianę w większości przypadków nie powinien godzić się z własną szufladą gotówkową. Byłoby do zaakceptowania, aby liczyć i rejestrować swoje sumy na koniec dnia, ale przełożony powinien uzgodnić sumy, aby zweryfikować gotówkę za pokwitowaniem. Gwarantuje to, że wszystkie pieniądze są rozliczane i nie brakuje.
Nagranie
Nagrywanie to gotówka, która wymaga od menedżera lub pracownika fizycznego lub elektronicznego zarejestrowania sumy gotówkowej w księgach rachunkowych firmy. Ta opłata gotówkowa zapewnia papierowy ślad za pieniędzmi. W naszym poprzednim przykładzie menedżer, który porównał szufladę gotówkową, powinien otrzymać kolejnego menedżera, aby zarejestrować środki pieniężne na depozyt lub gotówkę w kasie. Kiedy wiele osób zajmuje się gotówką, konieczne jest rozdzielenie obowiązków w całym łańcuchu nadzoru.
Pojednanie
Pojednanie jest ostatnim krokiem w segregacji ceł pieniężnych i łańcucha dostaw. Gwarantuje to, że wszyscy, którzy zajmowali się pieniędzmi, prawidłowo rozliczali gotówkę, czeki lub depozyty. Gdy menedżer lub pracownik rozlicza sumy gotówkowe za dany dzień lub tydzień, umożliwia to firmie wykrycie wszelkich błędów w księgowaniu lub wykrycie potencjalnej wewnętrznej kradzieży. Firma powinna zawsze godzić się z inną osobą niż ta, która otrzymała, przetworzyła lub zarejestrowała pieniądze.
