Pisanie polityki zakupów może wydawać się stratą czasu, zwłaszcza w małej firmie. Posiadanie formalnej polityki, zrozumiałej dla wszystkich pracowników, pomoże zapewnić rozsądne wydatkowanie pieniędzy operacyjnych. Wraz z rozwojem, pisane zasady staną się kluczem do sukcesu. Napisz zasady zakupów u tych, którzy będą go używać. Jeśli nie są w stanie zrozumieć zasad lub jeśli proces jest zbyt skomplikowany lub nieporęczny, pracownicy stają się sfrustrowani i są bardziej skłonni do popełniania błędów lub celowego ignorowania zasad w celu wykonania pracy.
Zdecyduj, kto będzie upoważniony do dokonywania zakupów w imieniu firmy. Określ wszelkie limity na organach zakupowych i określ, kto będzie zatwierdzać zakupy powyżej tych limitów.
Napisz wskazówki dotyczące wyboru dostawcy. Określ, jak będzie przebiegał proces licytacji i ile ofert należy uzyskać dla każdej okazji. Wyjaśnij wszystkie kryteria, które kupujący powinni użyć do oceny ofert. Kryteria mogą obejmować cenę, jakość, ubezpieczenie, czas działania dostawcy i więcej.
Określić okoliczności, w których pracownicy mogą zawierać umowę. Zarys procesu zatwierdzania kontraktu i nadaj uprawnienia do podpisywania kontraktów. Ustaw maksymalny limit kontraktowy. Zastanów się, jak często należy oceniać regularne umowy serwisowe.
Ustal zasady dotyczące przyjmowania prezentów i posiłków od dostawców. Niektóre firmy zezwalają na posiłki, ale nie na prezenty, podczas gdy inne firmy dopuszczają prezenty o określonej wartości. Niektóre firmy zezwalają na prezenty grupowe, ale nie na prezenty osobiste, a niektóre wręcz zakazują obdarowywania dostawców.
Opracowanie polityki dotyczącej konfliktu interesów. Niektóre firmy zabraniają pracownikom kupowania od dostawców, których są właścicielami: inni zakazują firmom, w których bliski przyjaciel lub członek rodziny jest zainteresowany. Jeszcze inni nie stosują takiego ograniczenia.
Ustanów wytyczne dotyczące poufności. Zastanów się, jakie informacje są uważane za poufne i ustal czas, w którym pracownicy posiadający te informacje nie mogą go wypuszczać.
Wyjaśnij swój system zamawiania. Przekaż instrukcje dotyczące pisania i wydawania zamówień. Jeśli twój system komputerowy pozwala ci ustawić minimalne poziomy zapasów i powiadamiać o zakupie, gdy poziomy te zostaną osiągnięte, wyjaśnij, jak to zrobić. Jeśli Twoja firma magazynuje towary za pomocą kodów kreskowych lub innych systemów komputerowych, podaj instrukcje dotyczące zmiany istniejących produktów i konfigurowania nowych.
Zapoznaj się z polityką, którą inni pracownicy, np. Przyjmujący personel, wykorzystają do informowania agentów zakupów o brakujących, uszkodzonych lub nieprawidłowych przesyłkach.
Wskazówki
-
Przed podpisaniem umowy możesz poprosić o opinię adwokata.
Zasady drukowania na papierze z logo.
Ostrzeżenie
Spółki notowane na giełdzie zwykle stosują rygorystyczne zasady dotyczące konfliktu interesów. Skonsultuj się z prawnikiem, jeśli piszesz politykę zakupów dla spółki publicznej.
