Jeśli wysyłasz firmowy list, jesteś najbezpieczniejszy, jeśli trzymasz się standardowego, tradycyjnego formatu. Uniwersytet Purdue sugeruje, że zaczynasz od własnego nazwiska i adresu - chyba że jest to na papierze firmowym - a następnie pod datą. Poniżej wpisz imię i adres odbiorcy, a następnie zwrot grzecznościowy. Jeśli wysyłasz wiele listów, możesz zaoszczędzić czas, konfigurując szablon na swoim komputerze.
Sprawdź swoje fakty
Nie zdobędziesz klientów ani nie wpłynie na ludzi, jeśli źle zrozumiesz podstawowe fakty. Emily Post Institute twierdzi, że przed wysłaniem listu należy upewnić się, że nazwisko i adres odbiorcy oraz dokładna nazwa jej firmy są dokładne. Jeśli imię odbiorcy jest neutralne pod względem płci, takie jak Pat lub Sam, dowiedz się, jeśli możesz, czy piszesz do mężczyzny czy kobiety. Kiedy piszesz list, sprawdź, czy wszystko poprawnie wpisałeś.
Pisanie do nieznajomych
Jeśli piszesz do kogoś, kogo nie znasz dobrze, takiego jak potencjalny klient, zachowuj formalności, używając odpowiednio Pani, Pana lub Dr. Jeśli nie znasz tej płci, zagraj w nią bezpiecznie "Drodzy Pat Smith". Jeśli wszystko, co masz, to tytuł taki jak dyrektor sprzedaży, "Dear Sales Director" jest do przyjęcia. Jednak magazyn Inc mówi, że jeśli możesz znaleźć właściwą nazwę, to jest lepsze. Jeśli to ktoś, kogo spotkałeś, "Drodzy Pat" może być do zaakceptowania - jest to wezwanie do sądu, które musisz wykonać.
Keep It Concise
Kiedy piszesz list biznesowy, zachowaj go zwięźle. Jeśli masz jakieś połączenie - spotkałeś się w Izbie Handlowej, polecił ją jej kolega - możesz chcieć o tym wspomnieć, Xerox notuje na swojej stronie internetowej. Następnie przejdź do punktu listu, który powinien być tym, co jest w nim dla odbiorcy. Jeśli na przykład jest to list sprzedaży, chcesz skorzystać z zalet kupowania od Ciebie. Nie podchodźcie do tego jak podmuch e-mailowy - nawet jeśli wysyłasz kilkanaście podobnych listów, spraw, aby były jak najbardziej indywidualne.
Wybierz słowa ostrożnie
Jeśli piszesz do kogoś z twojej firmy, wybór powitania może zależeć nie tylko od tego, czy ją spotkałeś, ale od tego, czy jest to twój przełożony, dyrektor generalny lub jeden z podwładnych. Firma konsultingowa Public World mówi, że powinieneś starannie dobierać słowa, aby uniknąć problemów, które powrócą, by zranić twoją karierę. Nawet jeśli dyskutujesz o problemie lub wysyłasz list z ostrzeżeniem, zachowaj umiarkowany, grzeczny ton - nie pisz, gdy jesteś zły.Załóżmy, że cokolwiek powiesz, nie będzie trzymane w odosobnieniu, ponieważ często tak się nie stanie.
