Rachunkowość transakcji finansowych przedsiębiorstwa jest ważną funkcją codziennych operacji. Opracowanie i stosowanie odpowiedniego systemu księgowego zapewni, że wszystkie transakcje są prawidłowo i dokładnie zapisane w księdze głównej firmy. Postęp technologiczny ułatwia proces księgowania wielu firm.
System ręczny
Ręczne systemy księgowe wykorzystują kilka księgi papieru do rejestrowania transakcji finansowych. Firmy mają osobne księgi rachunkowe dla każdej części systemu księgowego, takie jak zobowiązania do zapłaty, należności i sprzedaż. Księgowi następnie konsolidują te księgi w jedną księgę główną, podając saldo każdej księgi. Księga główna księgi głównej pomaga w tworzeniu sprawozdań finansowych.
Ręczne korzyści z księgowości
Chociaż żmudne i czasochłonne, ręczne systemy księgowe oferują pewne korzyści. Księgi rachunkowe można łatwo przejrzeć, a księgowi mogą w razie potrzeby wprowadzić proste zmiany; indywidualne rachunki są łatwo pogodzić, ponieważ informacje są systematycznie uporządkowane za pośrednictwem każdej księgi rachunkowej. Księgowi mają także możliwość fizycznego obchodzenia się z każdą księgą i tworzenia notatek na rachunkach klientów dotyczących wszelkich kwestii wymagających wyjaśnienia lub korekty.
System komputerowy
Arkusze kalkulacyjne i systemy informacji księgowych wymagają od księgowych wprowadzania danych finansowych, a następnie algorytmy matematyczne wyliczają te informacje do niezbędnych ksiąg rachunkowych i sprawozdań finansowych. Skomputeryzowane systemy umożliwiają także księgowym tworzenie analizy trendów i szybkie i dokładne raportowanie wszelkich odchyleń. Ponadto transakcje ze wszystkich działów firmy są dostępne za pośrednictwem skomputeryzowanych systemów księgowych, co daje księgowym lepszy dostęp do informacji finansowych.
Skomputeryzowane korzyści księgowe
Skomputeryzowana księgowość oferuje więcej korzyści niż ręczna księgowość; księgowi szybciej przetwarzają więcej informacji, formuły sprawdzają obliczone sumy, a błędy są mniej powszechne. Systemy księgowe są również dostosowywane przez branżę, umożliwiając księgowym możliwość korzystania z gotowych szablonów dla swojej księgi głównej. Księgowi mogą również stosunkowo łatwo przechowywać informacje finansowe z kilku lat, dając im możliwość przeglądania informacji z poprzedniego roku bez sortowania stosów ksiąg papieru.
Najlepsza metoda
Większość firm stosuje skomputeryzowany system księgowy do rejestrowania i prezentacji swoich informacji finansowych. System pozwala na dokładne rejestrowanie transakcji biznesowych i szybkie generowanie raportów finansowych w celu przeglądu zarządzania. Podczas gdy funkcje rachunkowości ręcznej uległy zmianie, nigdy nie znikną całkowicie. Księgowi muszą przejrzeć informacje przedstawione w sprawozdaniach finansowych z systemu rachunkowości, aby zapewnić dokładność i ważność. Księgowi muszą również zapewnić, że wszystkie informacje finansowe są zgodne z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości i wszelkimi innymi wytycznymi agencji regulacyjnych.
