Przejście z księgowania ręcznego na skomputeryzowane to proces krok po kroku, który można wykonać łatwo i wydajnie. Jeśli jest to koniec roku podatkowego, możesz rozpocząć od początku nowego roku podatkowego. Nie ma potrzeby wprowadzania danych z poprzednich okresów, za wyjątkiem sprawozdania finansowego na koniec roku. Jeśli to nie koniec roku, musisz zdecydować, czy chcesz poczekać do końca roku, czy wprowadzić do systemu wszystkie szczegółowe dane do tego punktu w roku.
Zbadaj i wybierz sprzęt komputerowy, który będziesz potrzebować w swoim skomputeryzowanym systemie księgowym. Większość komputerów ma dziś możliwość posiadania gotowego pakietu księgowego dla małej firmy. Upewnij się, że komputer ma dysk twardy z kilkoma gigabajtami przestrzeni dyskowej. Wraz z upływem czasu skomputeryzowane rekordy będą rosnąć, a komputer ma przetrwać kilka lat. Będziesz także potrzebował edytorów tekstu i programów do obsługi arkuszy kalkulacyjnych, a także możliwości korzystania z Internetu i poczty e-mail.
Skonfiguruj sprzęt komputerowy i ustanow połączenie internetowe. Ten krok jest ważny, ponieważ wszystkie pakiety oprogramowania księgowego będą miały dostęp do pomocy online, jeśli napotkasz problem. Również jako część konfiguracji komputera ustanów sposób tworzenia kopii zapasowych plików. Powinieneś wykonywać kopie zapasowe swoich danych codziennie lub nawet częściej, gdy pracujesz nad czymś krytycznym. Pliki można łatwo tworzyć na przenośnych dyskach. Ważne jest, aby zdać sobie sprawę, że system rachunkowości jest bazą danych, z której pobierane są informacje w razie potrzeby.
Zbadaj i zdecyduj, który pakiet oprogramowania księgowego jest najlepszy dla Twojej firmy. Większość małych firm radzi sobie dobrze z gotowym pakietem oprogramowania, takim jak QuickBooks czy Peachtree.
Skonfiguruj pakiet oprogramowania, wykonując wbudowane menu. Stwórz plan kont dla swojej księgi głównej. Skonfiguruj swoje konta bankowe i dodaj wszelkie niezbędne informacje o swoich dostawcach i klientach.
Wprowadź szczegółowe dane transakcji niezbędne do zaktualizowania skomputeryzowanych książek. Konieczne będzie wprowadzenie sprawozdań finansowych na koniec roku z poprzedniego roku jako sald początkowych na bieżący rok. Następnie wprowadź szczegółowe dane dotyczące transakcji dla każdego miesiąca bieżącego roku, aż uzyskasz aktualność. Jeśli jest to koniec roku, po prostu ustaw początkowe salda na nowy rok i idź dalej, wprowadzając dane księgowe jako transakcje i zdarzenia. Pracujesz teraz w skomputeryzowanym systemie księgowym.
Zdecyduj, czy chcesz ubiegać się o wcześniejsze sprawozdania finansowe w systemie. Aby dostarczyć historię w skomputeryzowanych dokumentach, można dodać sprawozdania finansowe z poprzednich lat. Możesz to zrobić co miesiąc, co kwartał lub co roku, cofając się o kilka lat. Nie ma potrzeby dodawania szczegółowych danych o transakcjach do historii, ale należy powrócić do zapisów ręcznych.
