U podstaw każdej udanej działalności lub organizacji jest dobrze funkcjonujący system księgowy. Systemy księgowe zapewniają skomputeryzowaną metodę rejestrowania i śledzenia codziennych, miesięcznych i rocznych operacji finansowych firmy. Ponadto małe i duże firmy używają systemów księgowych do generowania danych, które umożliwiają im podejmowanie trafnych decyzji dotyczących zarządzania. Jednak to, czy system księgowy działa, aby osiągnąć te cele, zależy od wielu czynników.
Zgodność z biznesem
Na funkcje systemów księgowych ma wpływ charakter działalności i działalność tego biznesu. Różne branże wymagają różnych typów systemów i różnych funkcji w systemach księgowych. Posiadanie odpowiedniego dla branży systemu księgowego zapewnia, że system spełnia określone cele biznesowe.
Ponadto codzienne funkcje firmy wpływają również na rodzaj wymaganego systemu księgowego i sposób działania tego systemu. Ogólnie rzecz biorąc, system księgowy jest skuteczny w zakresie, w jakim jest zgodny z codziennymi potrzebami biznesowymi, takimi jak przechowywanie informacji o klientach, tworzenie faktur, prowadzenie ewidencji i śledzenie zapasów.
Postrzeganie
W jaki sposób system rachunkowości jest odbierany przez pracowników, a zarządzanie organizacją wpływa na jego skuteczność i znaczenie. Opór pracowników wobec zmian w systemach rachunkowości może wynikać ze złożoności systemu, skuteczności istniejącego systemu lub obawy przed wprowadzeniem kontroli rachunkowości i audytu. Czasami jednak pracownicy mogą dostrzegać potrzebę systemów księgowych, w przeciwieństwie do poglądów kierownictwa. Brak wsparcia ze strony kierownictwa może sprawić, że system rachunkowości będzie nieistotny dla funkcji decyzyjnych organizacji. Wynika to z faktu, że dane gromadzone przez system są zasadniczo użyteczne i uwzględniają zarządzanie.
Poziom szkolenia
Kiedy systemy księgowe są wprowadzane do środowiska biznesowego, kluczowym wymogiem są użytkownicy szkoleń. Poziom i charakter szkoleń uzyskiwanych przez użytkowników wpływa na sposób, w jaki system służy osiągnięciu celów biznesowych. Brak odpowiednich szkoleń wśród użytkowników, takich jak menedżerowie i przełożeni, może sprawić, że system księgowy stanie się problemem, a nie rozwiązaniem zarządzania finansami. Z drugiej strony użytkownicy dobrze wyszkoleni w obsłudze systemu księgowego będą korzystać z tego systemu, aby ułatwić księgowanie i funkcje finansowe w firmie.
Realizacja
Charakter wdrożenia i partnerzy wdrożeniowi wpływają na efektywność systemów księgowych. Implementacja to nie to samo, co instalacja; polega na zintegrowaniu systemu księgowego z działaniami przedsiębiorstwa. Partnerzy wdrażający to członkowie zespołu, a co ważniejsze, dostawca usług. Źle wdrożony system, który nie jest obsługiwany przez członków zespołu i kontynuacja działania dostawcy usług, zakończy się niepowodzeniem. Wkład i wsparcie partnerów wdrożeniowych zapewnia prawidłowe funkcjonowanie systemu księgowego.
