Jeśli zaproponujesz rozwiązanie długotrwałego problemu, prawdopodobnie Twój menedżer poprosi Cię o złożenie formalnej propozycji. Chociaż długość zależy od informacji, które należy uwzględnić, większość formalnych propozycji składa się z niektórych głównych elementów podobnych do formalnych raportów. Obejmują one na ogół elementy wstępne, częściowe i uzupełniające. Jak wskazuje nazwa, wstępna część wniosku wprowadza czytelnika w tę koncepcję.
Szczegóły tytułu
Mucha tytułowa to pierwsza strona propozycji umieszczona zaraz po stronie tytułowej, która nosi jedynie tytuł. Następnie znajduje się strona tytułowa, na której oprócz tytułu znajdują się nazwiska autora i osoby, która upoważniła pisarza do złożenia wniosku, wraz z jego nazwą, oficjalnym adresem i danymi kontaktowymi. Ta strona powinna również zawierać datę złożenia wniosku.
Listy
Propozycje zatwierdzone na piśmie powinny zawierać pismo upoważniające bezpośrednio po stronie tytułowej. Następnie następuje przekaz lub list motywacyjny napisany przez osobę piszącą wniosek. List motywacyjny musi zwrócić się do odbiorcy i zidentyfikować propozycję po jego tytule. To oficjalne pismo na ogół podaje informacje na temat celu dokumentu, bez wchodzenia w szczegóły tego, co obejmuje, ani wnioski, na które autor przybył. Autor może użyć listu motywacyjnego, aby potwierdzić pomoc, jaką otrzymał w przygotowaniu wniosku.
Spis treści
Spis treści zawiera zarys struktury wniosku. Zawiera obszerną listę pozycji w dokumencie wraz z odpowiednim numerem strony obok każdego z nich. Konieczne jest zharmonizowanie tych nagłówków z wystarczającą liczbą luk i liderów, aby zapewnić przejrzystą prezentację informacji. Jeżeli wniosek zawiera znaczną liczbę rysunków, tabel, wykresów lub innych pomocy wizualnych, powinny one być wymienione na oddzielnej stronie jako "Lista ilustracji" bezpośrednio po spisie treści.
Streszczenie
Ta część zawiera zwięzłe informacje na temat zawartości, które pojawiają się we wniosku. Zgodnie ze szkicem zawartym w spisie treści, streszczenie przedstawia temat, podaje odpowiednie dane oraz podsumowuje wnioski i zalecenia osoby składającej wniosek. Celem tego podsumowania jest przedstawienie punktu widzenia z lotu ptaka dla szybkiego przejrzenia przez zapracowanych kierowników. Chociaż pojawia się przed główną treścią wniosku, łatwiej jest skomponować tę część na końcu, po złożeniu całego dokumentu.
