Budżet jest głównym narzędziem wykorzystywanym przez analityków finansowych do zarządzania wydatkami i różnicami w budżecie. Porównując budżet z faktycznymi liczbami, analitycy są w stanie zidentyfikować wszelkie różnice między budżetowanymi a rzeczywistymi kosztami. Im wyższa wariancja, tym bardziej potrzebna jest pomoc w zakresie zarządzania. Najlepszym sposobem zarządzania niezgodnościami jest comiesięczne raporty i regularne spotkania w celu omówienia tych rozbieżności z kierownictwem i szefami działów. Pozwala to również na utrzymywanie określonych menedżerów odpowiedzialnych za minimalizowanie różnic budżetowych.
Poproś o kopię najnowszego budżetu. Często zdarza się, że budżety podlegają ciągłym zmianom, dlatego upewnij się, że masz najnowszy raport budżetu.
Uzyskaj najnowszy raport wydatków. Ten raport będzie zawierał rzeczywiste liczby zapisane przez organizację. Zapisywanie aktywów wyłączonych oznacza odjęcie ich od przychodów w celu uzyskania dochodu netto.
Porównaj rzeczywiste liczby podane w raporcie budżetu. Zbadaj przyczynę wariancji i określ dział lub grupę, która jest głównie odpowiedzialna za wariancję. Prześlij raport budżetowy do zarządzania wyższego poziomu.
Poproś o rekomendacje dotyczące zamknięcia wariancji i wykonaj dalsze czynności z szefem działu, aby upewnić się, że zalecenia są realizowane. Obniżanie kosztów, unikanie nowych wydatków i realokacja majątku lub siły roboczej to niektóre metody na zamknięcie wariancji.
Kontynuuj porównywanie budżetu z rzeczywistymi liczbami, dopóki wariancja budżetu nie będzie minimalna.
