Łatwo jest pogodzić się z niezrozumieniem, że biznesowe pieniądze robią jedną z dwóch rzeczy - wchodzenie lub wychodzenie. Jest trzecia kategoria: Limbo.W stanie zawieszenia pieniądze czekają na przypisanie konta lub muszą zostać spieniężone lub odebrane. Czasami te środki są śledzone przez tymczasowe konto, rodzaj stacji. Powszechnie znany jako "konto rozliczeniowe", są one często określane jako konta umyć, bartery, konta zerowe, a nawet tylko tymczasowe konta.
Co to jest konto rozliczeniowe?
Konta rozliczeniowe mogą czasem być mylone z "kontami przejściowymi" - są zrozumiałe, ponieważ oba są tymczasowymi kontami, oczekującymi więcej informacji, zanim następny krok może się wydarzyć.
Tam, gdzie się różnią, jest to, że konto na napięcie to rozwiązanie zagadki lub problemu. Być może jakiś klient spłacił kilka rzeczy naraz w jakiejś ryczałtowej sumce i są pewne trudności w rozszyfrowaniu, jak ta płatność się psuje. Płatność przechodzi na konto przejściowe, dopóki nie zostanie rozwiązana i zostanie ona zrozumiana, gdzie pieniądze należą.
Rachunek rozliczeniowy jest jednak podobny do księgi głównej wykorzystywanej jako przypomnienie o usługach lub towarach otrzymanych lub sprzedanych, które nie zostały jeszcze rozliczone, lub innych transakcji, które nie mogą jeszcze zostać zarejestrowane szczegółowo. Czasami jest wykorzystywany jako sposób śledzenia trwającego projektu, np. Renowacja biura, gdzie okresowo składane są rachunki, ale które wymagają płatności ryczałtowej dla generalnego wykonawcy w późniejszym terminie. Po dokonaniu płatności można ją zaksięgować na odpowiednich kontach i usunąć z konta rozliczeniowego.
Innym przykładem jest firma zajmująca się księgami podatkowymi na koniec roku. Mogą one parkować przychody i koszty związane z tym projektem na koncie tymczasowym lub rozliczeniowym do czasu zakończenia przeglądu. W tym momencie mogą one przenosić te dochody i wydatki z rachunku rozliczeniowego na ich zarobki netto.
Gdy firma potrzebuje konta rozliczeniowego
Objętość zazwyczaj ma wiele wspólnego z wymaganiem rozliczania kont. Powiedzmy, że istnieją listy płac, z którymi można się zmagać. Rachunek rozliczeniowy listy płac powinien być kontem zerowym. Zaraz po dokonaniu płatności, zanim zostaną one wystawione pracownikom, fundusze płacowe zostają przeniesione na konto rozliczeniowe. Gdy zostaną spieniężone, konto zostanie przywrócone do zera i wszystkie płatności zostaną zarejestrowane.
Być może istnieje firma, która zajmuje się wieloma sprawami gotówkowymi, takimi jak usługa złomowania, która zbiera od ludzi przez cały dzień i otrzymuje gotówkę na każdym przystanku lub dwóch. Właściciel ten może użyć konta rozliczeniowego, aby szybko rejestrować transakcje i gotówkę, dopóki nie będzie w stanie prawidłowo rejestrować i przydzielać środków na ich prawidłowe konta na koniec dnia lub na koniec tygodnia.
Kiedy przychodzi lub wychodzi stały dochód, konto rozliczeniowe może być pomocne w śledzeniu tego, co się dzieje lub będzie trzeba się liczyć w nadchodzących tygodniach.
Ważne jest, aby pamiętać, że cały sens korzystania z kont rozliczeniowych ma na celu ułatwienie życia w fazie przejściowej z pieniędzmi. Jeśli używa się tylko jednego konta rozliczeniowego dla wszystkich rodzajów transakcji, to pokonuje cel.
Zamiast tego firma powinna mieć konto rozliczeniowe listy płac, a druga - zarządzanie wydatkami i tak dalej. Dzięki temu pieniądze są przechowywane w odpowiednich kategoriach, co ułatwia rozwiązywanie problemów i monitorowanie w razie potrzeby. Nie ma ograniczeń co do liczby kont rozliczeniowych, z których firma może korzystać w praktyce księgowej, ponieważ są to rachunki zerowe, które nie są przeznaczone do wyświetlania w końcowych księgach rachunkowych. Wszystko zależy od tego, co ma sens przy rejestrowaniu transakcji i utrzymaniu równowagi książek.
Jak założyć konto rozliczeniowe
Założenie konta rozliczeniowego zależy od tego, gdzie to robisz. Powiedz, że Quickbooks jest Twoim ulubionym oprogramowaniem. Otwórz "listy", a następnie wybierz "Plan kont" i kliknij prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu tutaj, a następnie wybierz "nowy". Powinno być teraz okno "dodaj nowe konto", więc wybierz przycisk "bank". Quickbook zwraca uwagę, że istnieje kilka rodzajów kont do wyboru, ale "bank" jest najlepszy dla konta rozliczeniowego ze względu na elastyczność, którą oferuje.
"Bank" umożliwia wpłatę na konto za pomocą "otrzymywania płatności" lub "dokonywania wpłat". Podczas wypłaty możesz użyć "czeków do sprawdzenia" lub "zapłacić rachunki". Kolejną korzyścią jest to, że konto bankowe będzie stanowić bilans pozycja, jak również rachunek przepływów pieniężnych, pokazujący salda i zmiany sald.
Istnieje praktyczność, ponieważ alokacja wydatków na narzut lub klasę przy użyciu zerowej kontroli oznacza konieczność posiadania konta "bankowego" dla konta rozliczeniowego.
Ale wracając do tworzenia konta rozliczeniowego: Po wybraniu "banku", naciśnij "kontynuuj", a teraz wprowadź tytuł w polu nazwy konta - wyczyszczenie, wymiana, umycie, tymczasowe są dobrymi nazwami dla tego konta i być może dla jakiego działu. Takich jak "konto rozliczeń zobowiązań".
Nie wpisuj teraz salda otwarcia. Po prostu zapisz i zamknij.
Ale czekaj, jest więcej
Każde oprogramowanie księgowe oferuje różne opcje i kontrolę konta. Obsługa ich produktów będzie zawierała kroki wymienione w przypadku instalowania kont rozliczeniowych dla tego systemu. Jeśli Twoja firma to mała firma i korzystasz z zewnętrznych usług do księgowości na koniec roku, dobrze jest skonsultować się z księgowym, aby zobaczyć, co ona sugeruje, jako najlepszy sposób na przygotowanie kont rozliczeniowych dla potrzeb Twojej firmy. Potrafi wymienić, jakie kategorie kont rozliczeniowych przyniosłyby korzyści twoim operacjom.
Niezależnie od tego, czy korzystasz z Bill.com, uCollect, Xero, MYOB, Freshbooks czy jakiegokolwiek innego systemu księgowego, ich strony pomocy technicznej wyjaśnią, jak rozpocząć rozliczanie kont, ponieważ są one tak istotne dla większości praktyk księgowych w biznesie. Niektóre oparte na chmurze oprogramowanie do księgowania, a nawet skrypty Quickbooks mają wtyczki firm trzecich, które oferują rozwiązania rozliczeniowe na zamówienie, które warto zbadać.
Pozostając odpowiedzialnym za rozliczanie kont
Konta rozliczeniowe są świetne do zarządzania przepływem pieniężnym i utrzymywania wzorców ruchu gotówkowego. Ale wszystko to może pójść nie tak, jeśli nie ma nikogo, kto byłby odpowiedzialny za utrzymywanie bieżącego konta rozliczeniowego.
Konto rozliczeniowe należy sprawdzać co miesiąc. Pojednanie ma kluczowe znaczenie dla sukcesu konta. Bez uzgadniania konta rozliczeniowe nie są jasne.
Miesiąc to dużo czasu na wyznaczenie konta operacyjnego dla każdej transakcji wymienionej na koncie rozliczeniowym. To wystarczający czas na przeniesienie odpowiednich funduszy na te konta dla tych wpisów.
Wszystko, co pozostało na koncie rozliczeniowym po tym czasie, to transakcja, która wymaga pościgu. Na przykład, dlaczego ta transakcja nie została zrealizowana przez sprzedawcę? Czy został nawet przyjęty? Jeśli nie, może to być małpa ze zdolnością firmy do otrzymywania zapasów lub osiągania potrzebnych usług w odpowiednim czasie.
Zapewnienie realizacji czeków, a nie tylko przyjmowanie depozytów, jest częścią sukcesu firmy. W końcu, gdy dostawcy usług zdają sobie sprawę, że jesteś odpowiedzialny za pieniądze przychodzące i wychodzące, stwarzają lepsze relacje robocze na dłuższą metę, ponieważ wiedzą, że zwracasz uwagę na spłacanie ich za swoje usługi.
Jak pisać konta rozliczeniowe w bilansie
Płace są popularnym sposobem wykorzystania konta rozliczeniowego i są doskonałym przykładem funkcjonowania konta rozliczeniowego.
Podobnie jak każde konto rozliczeniowe, konta rozliczeniowe listy płac są kontem zerowym. Ze względu na roczny charakter listy płac i sposób, w jaki rzeczy mogą się tak często zmieniać w podatkach potrącanych u źródła i innych potrąceniach, warto skorzystać z konta rozliczeniowego, aby pogodzić te sprawy. Jeśli wystąpią błędy lub trzeba wprowadzić korekty, może to być prostszy proces, który można rozwiązać, gdy znajduje się na koncie rozliczeniowym w toku w porównaniu do elementu zamówienia w A / P lub A / R. Właśnie dlatego księgowi uwielbiają korzystać z kont rozliczeniowych - pomaga to uniknąć niechlujnych wpisów w innych miejscach.
- Płace 22 476 $
- Kompensacja pracownika 138,46,56 USD
- Podatki pracodawców 47 199,96 USD
- Wynagrodzenie 77 $
- Saldo rachunku rozrachunkowego 28 621.52 USD
Wszystkie te kwoty są wykazywane jako obciążenie po lewej stronie księgi rachunkowej. Saldo konta rozliczeniowego to suma wynagrodzeń, składek pracowniczych, podatków pracowniczych i wynagrodzeń - wszystkie środki zaangażowane w wypłatę wynagrodzeń.
Po prawej stronie księgi, kredyt jest wymieniony jako 28 621.52 dolarów, tyle samo, co łączna kwota środków na koncie rozliczeniowym.
Po wypłacie wypłat suma powinna wynieść 22,476 USD, co można zrównoważyć do zera. Kiedy wypłacana przez pracownika suma wypłacana jest na rzecz rządu, wynosi ona zero. Podobnie w przypadku wniosków podatkowych i płacenia za usługi płac.
Tak więc, ponieważ każdy element zamówienia jest wypłacany lub wypłacany przez cały miesiąc lub na koniec miesiąca, jest on uzgadniany, a po tym wszystkim, co zostało powiedziane i zrobione, konto rozliczeniowe powinno wrócić do salda zerowego. Właśnie stąd bierze się termin "wyzerowanie" - jest to wynik, który jest wynikiem pogodzenia pozycji konta rozliczeniowego.
Jak zwrócić uwagę na czyszczenie kont w QuickBooks
Zespół Intuit za Quickbooks uczynił korzystanie z kont rozliczeniowych dość prostą procedurą.
Najpierw utwórz wpis do dziennika, a następnie dodaj konto A / R lub A / P z którego przenosisz pieniądze. Teraz dodaj konto rozliczeniowe. Zapisz ten wpis do dziennika.
Następnie utwórz drugie wpis do dziennika i dodaj konto rozliczeniowe do tego wpisu. Następnie dodaj konto A / P lub A / R do którego będziesz przenosić pieniądze.
Wreszcie, w "Płacić rachunki" lub "Odbieranie płatności", połączyć te dwa wpisy dziennika razem.
Kiedy zerowe saldo się nie dzieje
Niezależnie od tego, czy są używane w przypadku listy płac, zobowiązań do zapłaty, transakcji gotówkowych wymagających późniejszej restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji, czy też w przypadku transakcji, transakcje rozliczeniowe prawie zawsze muszą powrócić do zera po rozpoczęciu transakcji. Gdy rozliczanie kont nie zostanie uzgodnione na zero, powoduje to problemy, które pojawiają się w księdze głównej.
Uzgodnienie jest takie samo jak w przypadku innych kont. Jeśli pojawią się płatności, które nie pasują dolara do dolara, ważne jest, aby zapytać dlaczego. Jeśli płatności wychodzą na niewłaściwe kwoty, należy to rozwiązać. Jeśli czeki nie są realizowane, nadszedł czas, aby je spieniężyć. Wszystko to polega na uzgadnianiu konta rozliczeniowego. Po wyzerowaniu poprawnych sum, konto rozliczeniowe osiągnie równowagę zerową, a proces rozliczania rozpocznie się od nowa.
Uwagi końcowe
Gdy zaangażowane są małe firmy, rozliczanie kont może mieć wady. Jeśli nie ma wystarczających transakcji, aby uzasadnić dodanie tej warstwy przejrzystości i nadmiarowości, może to być dodatkowa praca, która jest niepotrzebna. Nierozwiązane wpisy, które są wyłączone za grosze i dolary, mogą przysporzyć więcej kłopotów, niż są one warte, ale pozostawanie na tym poziomie z tygodnia na tydzień i miesiąc do miesiąca może ograniczyć je do minimum.
Możliwe też, że może to mieć negatywny wpływ na wyniki finansowe również dla małych firm. Może się zdarzyć, że przeniesienie środków na rachunek rozliczeniowy może oznaczać utratę zysków z oprocentowania oszczędności korporacyjnych, co prawdopodobnie nie jest dużą kwotą, ale czy nie każdy grosz ma wpływ na zdrowie małych firm?
W końcu rozliczanie kont może być wspaniałym narzędziem dla wielu firm. To, czy konta rozliczeniowe są korzystne dla Twojej firmy, sprowadza się do liczby transakcji i liczby osób zaangażowanych w rachunkowość korporacyjną. Jeśli szukasz lepszej przejrzystości i czystszych ksiąg rachunkowych, rozliczanie kont może być rozwiązaniem, którego szukasz.
