Ważnym celem każdego systemu kontroli wewnętrznej jest zabezpieczenie aktywów. Ponieważ procesy płacowe wpływają zarówno na zasoby ludzkie, jak i finansowe, problemy lub słabości w wewnętrznych kontrolach płac mogą być kosztowne. Rozpoznanie ryzyka związanego z procesem płacowym, zrozumienie ich potencjalnego wpływu i wiedza, jak je rozwiązać, może z czasem doprowadzić do znacznego ograniczenia strat.
Ryzyka
Ryzyko związane z procesem płacowym obejmuje problemy z raportowaniem finansowym, takie jak zaniżanie płac i zobowiązań związanych z pracownikami lub błędna klasyfikacja kosztów pracy między kosztami sprzedaży towarów (COGS) a kosztami sprzedaży, ogólnego i administracyjnego (SG & A). Wydajność operacyjną można upośledzić poprzez płacenie fantomom lub pracownikom, którzy przerywali pracę (zwykle w wyniku zmowy) i stosując nieprawidłowe stawki płac i wynagrodzeń. Zgodność z przepisami jest zagrożona z powodu naruszenia federalnych i stanowych przepisów dotyczących wynagrodzeń i godzin lub naruszenia przepisów Urzędu Skarbowego (IRS) dotyczących pracowników i niezależnych kontrahentów.
Wpływ
Potencjalny wpływ finansowy, reputacyjny i prawny problemów płacowych może się znacznie różnić w zależności od czasu, rozmiaru i charakteru. Zrozumienie wpływu, jaki może mieć wydarzenie, jest ważne, jeśli chodzi o umiejętność odpowiedniego rozwiązania problemu. Firmy muszą wziąć pod uwagę następujące kwestie: Błędy w raportowaniu finansowym mogą zwiększać opłaty za audyt zewnętrzny. Nieprawidłowe dane finansowe mogą skutkować niewłaściwymi decyzjami w zakresie zarządzania i mogą negatywnie wpłynąć na inwestorów i inne zainteresowane strony, takie jak wierzyciele. Wypłaty dla fantomowych pracowników i nieprawidłowe stawki wynagrodzenia mogą negatywnie wpłynąć na płynność i zwiększyć obciążenia podatkowe. Naruszenie przepisów dotyczących płac i godzin lub przepisów IRS może skutkować wysokimi grzywnami, opłatami sądowymi, wyższymi stopami rotacji pracowników i utratą reputacji.
Łagodzenie
Możesz zmniejszyć prawdopodobieństwo lub wpływ problemu z listą płac, jeśli wdrożysz silną kontrolę płac. Jednak korzyści z wdrożenia kontroli płac nie powinny przewyższać kosztów. Regularne i terminowe rozliczanie listy płac i danych w księdze głównej oraz dane podmiotów przetwarzających dane, pliki i inne zapisy mogą zapobiegać błędom finansowym lub je wykrywać. Przegląd klasyfikacji pracowniczych między kosztami bezpośrednimi i pośrednimi może pomóc w zidentyfikowaniu problemów klasyfikacyjnych. Podział obowiązków pomiędzy wprowadzaniem, przetwarzaniem i autoryzowaniem płatności, a personelem ds. Zwolnień jest idealny, ale może być trudny w małych firmach o ograniczonych zasobach. Przegląd zarządzania wyższego szczebla, zatwierdzanie i informowanie o stawkach wynagrodzenia, zmianach stawek, awansach personelu, zmianach w zatrudnieniu i rozwiązaniach mogą być odpowiednie w przypadku, gdy podział obowiązków nie jest opłacalny. Odpowiednie programy szkoleniowe w zakresie zarządzania i nadzoru dla kwestii prawnych i HR mogą pomóc w zwiększeniu zgodności z przepisami.
Monitorowanie
Każdy system kontroli wewnętrznej może z czasem stać się nieskuteczny, ponieważ procesy personalne i biznesowe zmieniają się wraz ze wzrostem lub poprzez niewłaściwe zarządzanie procedurami kontrolnymi. Przeprowadzać okresowe oceny potencjalnego ryzyka oraz dokonywać przeglądu projektu i skuteczności kontroli płac, aby upewnić się, że są one odpowiednie i opłacalne.
