Wypłaty gotówkowe określają sposób, w jaki organizacja, taka jak firma lub agencja rządowa, zarządza wykorzystaniem funduszy. Wypłaty są dokonywane w różnych obszarach działalności lub na różnych kontach utworzonych z tytułu świadczeń pracowniczych i innych zastosowań. Organizacje opracowują wewnętrzne mechanizmy kontrolne lub stworzone przez siebie reguły i regulacje, w celu wypłacania pieniędzy w ten sposób. Takie wewnętrzne kontrole są zazwyczaj wymagane, aby organizacja działała, ale mają one nieodłączne słabości, o których powinni pamiętać przywódcy organizacji.
Niewłaściwe sterowanie
Wewnętrzne mechanizmy kontrolne są tworzone i podejmowane przez firmę, zazwyczaj przez zarząd korporacji, ale przez liderów wszystkich typów organizacji. Decyzje te nie zawsze są odpowiednie. Kontrola może być zbyt luźna w niektórych obszarach, powodując obawy związane z bezpieczeństwem, aw innych jest zbyt rygorystyczna, co prowadzi do czasochłonnych i nieodpowiednich opóźnień w finansowaniu. Jest to jeden z powodów, dla których organizacje mogą zdecydować się na audyt w ramach kontroli wewnętrznej, aby uzyskać opinię zewnętrzną.
Brakujące kontrole i szczególne okoliczności
Jeśli kontrola wewnętrzna nie jest regulowana przez zewnętrzny organ, istnieje również możliwość, że niektóre niezbędne kontrole mogą zostać pominięte. Na przykład organizacja może mieć szczegółową kontrolę wypłat gotówki w przypadku normalnych projektów biznesowych, ale może stracić na wypłatach w ramach nowego programu dotacji tylko dlatego, że zasady nie zostały stworzone dla takich okoliczności. Takie martwe pola mogą prowadzić do przyszłych problemów z nieodpowiednimi kontrolami.
Odpowiedzialność
Odpowiedzialność oznacza bezpieczeństwo wewnętrznych mechanizmów kontrolnych i ich zdolność do znoszenia niewłaściwego postępowania i niewłaściwego użytkowania. W przypadku dużych wypłat gotówkowych możliwe są defraudacje i inne rodzaje kradzieży lub oszustwa. Wewnętrzne mechanizmy kontrolne, które mają wadliwe systemy śledzenia (takie jak brak logowań do systemu) lub inne problemy, mają słabą funkcję rozliczalności. Tworzą luki, które mogą spowodować utratę pieniędzy przez firmę poprzez pozbawione skrupułów zachowanie.
Ciągłe problemy adaptacyjne
Wypłaty gotówkowe rzadko są dokonywane w ten sam sposób przez całe życie organizacji. Systemy i procesy zatwierdzania zmieniają się wraz z kształtem organizacji i rozwojem nowych technologii. Środki bezpieczeństwa mogą zmienić kanały, którymi porusza się gotówka. Nowe przepisy rządowe mogą dodać więcej kroków. Jednak kontrola wewnętrzna może nie zmieniać się tak szybko, pozostawiając organizację opóźnioną, ponieważ stara się sprostać nowym wymaganiom dzięki przestarzałym strategiom.
