Efektywne wykorzystanie komunikacji może spowodować lub złamać twoją działalność, szczególnie jeśli jesteś w pozycji, która zajmuje się bezpośrednio klientem. PacificTel zaleca, aby traktować rozmowy telefoniczne, zarówno osobiste, jak i służbowe, tak jakby były to osobiste spotkania, aby zapewnić, że pozostawiasz klientów z dobrymi wrażeniami o tobie i twojej firmie.
Ułóż pozdrowienie uprzejmie i podaj swoje imię. Jeśli jesteś odbiorcą połączenia, spróbuj odebrać telefon z "Hello. To jest Jane Doe, "zamiast prostego" Hello ". Jeśli zainicjowałeś połączenie, podaj cel połączenia z góry.
Trzymaj odbiornik lub mikrofon w pobliżu ust, mów normalnym tonem i wyraźnie wypowiadaj słowa. Nie zakładaj, że osoba na drugim końcu telefonu ma taką samą linię, jak Ty. Rób wszystko, co możesz, aby to, co mówisz, było zrozumiałe.
Wybierz ciche środowisko dla połączenia. Jeśli współpracownicy mówią głośno, na przykład, przeproś się o dzwoniącego i poproś współpracowników, aby pozwolili ci prywatność, aby przeprowadzić rozmowę lub szukać innej lokalizacji. Jeśli rozmawiasz przez telefon komórkowy, usiądź i skup się na połączeniu. Jeśli się poruszasz, możesz tworzyć dźwięki, które mogą tłumić twoje słowa. Jeśli jesteś w wietrznym otoczeniu, wejdź do środka, aby dokończyć połączenie lub przełożyć go na inny czas. Wiatr wiejący pod mikrofonem może bardzo utrudniać słyszenie.
Niech drugie i kolejne połączenia będą przesyłane do poczty głosowej, jeśli to możliwe. Zachowaj inne połączenia - jeśli musisz na nie odpowiedzieć - krótkie. Southern Illinois University zaleca, aby najpierw zapytać dzwoniącego, czy możesz ją zawiesić, aby odebrać kolejne połączenie, a następnie sprawdzać co 15 do 30 sekund lub do momentu zakończenia drugiego połączenia.
Podawaj jasne, zwięzłe wiadomości, jeśli musisz zostawić wiadomość na poczcie głosowej. Podaj swoje imię i nazwisko, cel połączenia i czy oddzwonisz. Jeśli poprosisz o połączenie zwrotne, zostaw swój numer telefonu, w tym numer kierunkowy, i powtórz numer, aby upewnić się, że jest on poprawny.
Wskazówki
-
Nie wystawiaj dzwoniącego na hałas. Unikaj gumy do żucia lub jedzenia podczas rozmowy przez telefon, zawsze zakrywaj telefon i obracaj głową, jeśli musisz kaszleć lub kichać.
Ostrzeżenie
National Highway Traffic Safety Administration informuje, że prawie prawie 1000 osób zmarło, a kolejne 24 000 zostało rannych w 2009 r. Z powodu wypadków samochodowych z udziałem telefonów komórkowych. Wyłącz telefon podczas jazdy lub skorzystaj z opcji głośnomówiącej, a podczas jazdy nigdy nie wysyłaj ani nie czytaj wiadomości tekstowych.
