Kiedy firmy po raz pierwszy zaczęły używać komputerów w dużych ilościach, eksperci zapowiadali nadejście "elektronicznego społeczeństwa". Rewolucja komputerowa wciąż ma sposób na spełnienie tej konkretnej obietnicy. Niemniej jednak tradycyjnie procesy oparte na papierze - zarówno biznesowe, jak i osobiste - nadal migrują do bardziej skomputeryzowanych formularzy iz kilku bardzo dobrych powodów.
Dokumenty
Komputer przyniósł dużą łatwość i elastyczność do tworzenia i edycji dokumentów. W przeciwieństwie do maszyn do pisania, skomputeryzowane programy do edycji tekstu oferują prawie nieograniczony wybór stylów, krojów i formatów dokumentów. Błędy pisowni można łatwo skorygować na ekranie bez konieczności stosowania płynu korekcyjnego lub taśmy korekcyjnej. Całe bloki tekstu można z łatwością kopiować z jednego dokumentu do drugiego bez konieczności ponownego wpisywania. Zdjęcia i inne elementy graficzne można dołączyć do dokumentu przy niewielkim wysiłku.
Dzielenie się
Udostępnianie dokumentów za pomocą skomputeryzowanego systemu jest proste. Nie ma potrzeby wykonywania fizycznych kopii dokumentu, a następnie wysyłania ich pocztą lub faksem do odbiorców. Dokument w systemie komputerowym można udostępnić każdemu, kto ma dostęp do tego systemu, po prostu wyświetlając dokument na własnym ekranie komputera. Dokumenty można udostępniać poza firmą, po prostu dołączając dokument do e-maila wysłanego do odbiorcy.
Odkładanie do akt
Celem zgłoszenia jest nie tylko przechowywanie dokumentów, ale także ich łatwość dostępu. Komputer wyróżnia się tym w taki sposób, że prosta szafa na dokumenty nigdy nie mogła. Dokumenty składane w skomputeryzowanym systemie są automatycznie indeksowane przez komputerowy system kontroli plików. Te indeksy są automatycznie aktualizowane i utrzymywane przez system, niezależnie od tego, jak często dokument może być przenoszony lub edytowany. Dokumenty można nawet zlokalizować, przeszukując dużą liczbę dokumentów w poszukiwaniu określonych słów lub fraz. Dodatkowo, skomputeryzowane systemy archiwizacji mogą przechowywać ogromną liczbę dokumentów w niewielkiej części przestrzeni wymaganej przez fizyczne szafki na dokumenty.
Funkcjonalność
Nie będąc po prostu elektroniczną reprezentacją statycznego dokumentu papierowego, dokument elektroniczny może stać się prawdziwie interaktywnym bytem. Na przykład elektroniczna wersja formularza do wypełniania pozwala na wprowadzanie danych bezpośrednio do dokumentu przy pomocy sprawdzania i weryfikacji błędów w czasie rzeczywistym. Obliczenia i funkcje można wbudować bezpośrednio w dokument. Na przykład istniejący klient może zostać wymieniony na dokumencie elektronicznym, ponieważ dokument używa pliku bazy danych klienta komputera, aby umożliwić użytkownikowi proste wybieranie nazwy klienta z listy wszystkich klientów w pliku. Wbudowana w dokumentacja logika automatycznie przeniesie dane klienta do dokumentu, w tym adresy, numery rozliczeniowe klientów lub inne pożądane dane.
Bezpieczeństwo
Fizyczne bezpieczeństwo plików firmy ma ogromne znaczenie. Pliki muszą być zabezpieczone przed fizycznym uszkodzeniem lub zniszczeniem. Należy również uniemożliwić dostęp do plików przez nieuprawniony personel. Skomputeryzowany system archiwizacji upraszcza te zadania. Kopie skomputeryzowanych plików można łatwo tworzyć i przechowywać w różnych lokalizacjach, zarówno na wielu platformach komputerowych w sieci, jak i na wymiennych nośnikach danych w celu fizycznego przechowywania poza siedzibą. Pliki w systemie komputerowym można również zaszyfrować, aby uniemożliwić ich odczytanie przez osoby bez uprawnień do przeglądania plików.
