Niezależnie od tego, czy osoba jest dyrektorem naczelnym firmy, czy też osobą świecką, istnieje duże prawdopodobieństwo, że w swoim życiu potraktują list terminów. Listy terminów mogą służyć jako dokumenty promocyjne, ostrzeżenia, a nawet korespondencja z podziękowaniami. Istnieje kilka rodzajów tych liter.
Pierwotne listy terminów
Pierwotne listy terminów są wysyłane w pierwszej rundzie korespondencji o zbliżającym się terminie. Przedstawiają projekt lub wydarzenie i informują osoby, że zbliża się termin lub właśnie się ustalono. Tego rodzaju listy terminów mają na celu poinformowanie i wzbudzenie zainteresowania lub pomoc w organizacji projektu lub wydarzenia. Zwykle są bardzo serdecznie napisane pozytywnym językiem. Mogą pochodzić bezpośrednio od dyrektorów generalnych lub koordynatorów projektów, a czasami są wysyłane masowo. Listy te są czasami wysyłane na kilka miesięcy przed terminem.
Drugorzędne listy terminów
Drugorzędne listy końcowe to listy pisane jako kontynuacja korespondencji głównej. Pisma te w skrócie przypominają osobie fizycznej o zbliżającym się terminie i często wzywają ją do wzięcia udziału w imprezie lub jej promowania lub zakończenia zadania w terminie podanym w liście głównym. Mogą one zawierać odniesienie do pierwotnego pisma, takie jak data wysłania głównej litery i powód, dla którego dana osoba go otrzymała, na przykład członek konkretnej komisji.
Ostateczny termin listu
Pisemne listy terminów informują osobę, dla której minęły ustalony termin. Listy nie muszą być pozbawione serdeczności, ale często są bardziej rygorystyczne niż pierwotne i wtórne listy terminów. Jeśli brakujący termin dotyczył jakiegokolwiek rodzaju płatności, list może wyszczególnić wszelkie spóźnione opłaty, które zostały poniesione. Pismo może również wyszczególnić zamiar podjęcia działań prawnych lub dostarczyć ostrzeżenia dotyczące innych konsekwencji braku terminu.Jeśli nie ma żadnych konsekwencji, np. Jeśli listy pierwotne i wtórne dotyczyły terminów darowizn, wówczas pismo może poinformować osobę o tym, jak kontynuować zaangażowanie w organizację lub jak osiągnąć następny planowany termin.
Listy terminów kalendarza
W przeciwieństwie do innych rodzajów listów terminów, listy terminów kalendarza służą do określenia wielu terminów na raz. Służą one jako zarys zadań lub celów projektu i przypominają raczej przegląd. Listy te często proszą odbiorcę o zapisanie podanych dat w ich harmonogramach.
List o terminie przeprosin
Listy terminów przeprosin wysyłane są od odbiorcy do osoby, która wysłała list z pierwotnym terminem. Wyrażają ubolewanie z powodu braku terminu wyznaczonego przez szefa lub organizację. Pisma te czasami zawierają prośbę o nowy termin lub pytają, czy wymagania muszą jeszcze zostać spełnione.
