Przeprowadzenie skutecznego przeglądu procesów biznesowych zapewnia, że działania Twojej firmy przynoszą pożądane wyniki w najbardziej efektywny sposób. Na przykład możesz przeprowadzić przegląd procesów biznesowych przed zakupem nowego sprzętu lub oprogramowania. Aby przeprowadzić przegląd procesów biznesowych, zbierz zespół osób reprezentujących wszystkie poziomy organizacji, na które mają wpływ wszelkie zmiany w bieżącym procesie biznesowym. Zgromadzenie odpowiednich osób może pomóc w zidentyfikowaniu problemów, ustaleniu potencjalnych usprawnień, wyznaczeniu kierowników projektów, wdrożeniu szybkich rozwiązań i opracowaniu długoterminowego planu.
Mapuj swój obecny proces. Wymień najważniejsze procesy biznesowe wykorzystywane do produkcji Twoich produktów i usług. Omów problemy w obecnym otoczeniu, takie jak opóźnienia w otrzymywaniu dostaw lub problemy z jakością dostawcy. Zorganizuj serię spotkań dla zespołu, aby przeprowadzić burzę mózgów pomysłów, dlaczego istnieją problemy i jak sobie z nimi radzić. Przeprowadzaj badania, aby dowiedzieć się, w jaki sposób inne firmy radzą sobie z podobnymi problemami. Użyj darmowych narzędzi do mapowania procesów biznesowych, takich jak Gliffy, Bonita Open Solution lub Questetra BPM, aby udokumentować obecny proces.
Przejrzyj udokumentowane procesy biznesowe, aby upewnić się, że szczegóły dokładnie odzwierciedlają sposób działania firmy. Na przykład rozpowszechniaj procedury rozwiązywania problemów dla wszystkich pracowników zajmujących się obsługą klienta. Należy obserwować personel za pomocą procedur i odnotowywać wszelkie odchylenia w celu ustalenia, czy personel potrzebuje dodatkowych umiejętności, wiedzy, szkolenia lub doświadczenia, aby proces biznesowy działał skutecznie.
Zidentyfikuj potencjalne zmiany. Określ, w jaki sposób zmiany mogą wpływać na bieżące procedury. Obserwować, czy personel wykonuje zadania, aby zweryfikować założenia. Wywiaduj pracowników, aby zebrać informacje na temat problemów procesowych, z którymi boryka się Twoja organizacja. Przeprowadź ankietę lub uruchom grupy dyskusyjne, aby zebrać pomysły na ulepszenia. Nie zakładaj, że znasz właściwe rozwiązanie, takie jak zakup nowego sprzętu lub oprogramowania, bez zrozumienia, w jaki sposób nowy system wpływa na organizację.
Zaprojektuj nowy proces. Przeprojektowanie procesów biznesowych wymaga zapewnienia zgodności wszystkich procesów dotyczących funkcji firmy z bieżącymi celami strategicznymi. Dostosuj proces na podstawie analizy przeprowadzonej w ramach przeglądu procesów biznesowych. Sprawdź swój nowy proces z zespołem, aby określić zależności między organizacjami i potencjalne problemy. Zapoznaj się ze wszystkimi zmianami zalecanymi przez zespół ds. Oceny procesów biznesowych i opublikuj wnioski w biuletynie, emailu lub innym mechanizmie komunikacji firmy.
Oceń swoją implementację. Mierz działania operacyjne, takie jak zadowolenie klienta, wady produktu lub koszty, w celu ustalenia, czy ulepszenia generowane przez Twoją recenzję miały wpływ. Przeprowadź kolejne recenzje i odpowiednio dostosuj procesy, jeśli nie wprowadzono żadnych ulepszeń w oczekiwanym czasie.
