Przegląd organizacyjny może polegać na analizie twoich funkcji biznesowych, struktury pracowników, procesów operacyjnych lub ich kombinacji. W przypadku właścicieli małych firm skuteczna ocena organizacyjna obejmuje zbadanie struktury i wydajności działów lub obszarów funkcjonalnych oraz przegląd pracowników w każdym obszarze.
Zbadaj strukturę funkcjonalną firmy
Aby rozpocząć przegląd organizacji, ustal, jaki typ struktury organizacyjnej posiadasz. Wiele małych firm zaczyna od płaskiej struktury, która składa się z właściciela i kilku kluczowych pracowników pracujących razem w celu zarządzania działaniami produkcyjnymi, marketingowymi, sprzedażowymi, finansowymi i kadrowymi firmy. Nie ma menedżerów, a właściciel podejmuje wszystkie lub większość ważnych decyzji. Ta struktura nie ma warstw pracowników, takich jak dyrektorzy, menedżerowie i koordynatorzy. Struktura funkcjonalna dzieli organizację według zadań, takich jak księgowość, HR, produkcja, marketing i sprzedaż. Firmy o tej strukturze tworzą działy z dedykowanymi menedżerami i hierarchią pracowników. Aby nadzorować te działy i ich menedżerów, firmy mogą utworzyć "apartament klasy", który składa się z zespołu zarządzającego z dyrektorem naczelnym, dyrektorem operacyjnym i dyrektorem finansowym. Większe firmy mają bardziej złożone struktury, w tym organizacje macierzowe i wydzielone, w celu zarządzania wieloma pracownikami, działami, działami, a nawet różnymi firmami działającymi pod parasolem korporacyjnym.
Sprawdź tabelę organizacji
Po określeniu rodzaju struktury organizacyjnej, spójrz na swój schemat organizacyjny, który jest diagramem twoich stanowisk pracowników, pokazującym, kto pracuje gdzie, kto pracuje dla kogo i "totem pole" twojej firmy. Porównaj swój schemat organizacyjny ze swoją strukturą organizacyjną, aby ustalić, czy twoje pozycje skutecznie pokrywają się z różnymi funkcjami, których potrzebujesz. Na przykład: Czy twoi sprzedawcy raportują do menedżera ds. Marketingu lub na odwrót i jakie korzyści / problemy to powoduje? Czy Twój kierownik produkcji nadzoruje twojego menedżera ds. Dystrybucji lub czy działa niezależnie?
Analizuj procesy i procedury
Po zbadaniu obszarów funkcjonalnych i znajdujących się w nich pracowników, należy ocenić procesy i procedury stosowane przez firmę w celu przyjęcia produktów i usług od koncepcji do dostawy.Zbadaj nie tylko procesy, z których korzysta każdy dział, ale także interakcje między działami. Na przykład, czy masz płynny system dla sprzedawców wprowadzających zamówienia, Twój dział księgowości przeprowadza następnie kontrole kredytowe i zatwierdza nowych klientów, wypełnianie magazynu i zlecenia spedycyjne oraz dział księgowości wysyłający faktury?
Przejrzyj finanse
Jeśli nie masz budżetu głównego, utwórz go, aby określić wpływ twoich operacji na wynik finansowy. Budżet główny to narzędzie finansowe, które integruje budżet roczny, księgę główną, wyciągi z rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zysków i strat, zestawienia bilansowe i należności. Wymień główne obszary wydatków, takie jak praca, materiały, administracja lub marketing. Określ, czy możesz je zredukować dzięki ulepszonej strukturze organizacyjnej lub zmianie personelu, czy też lepszym procesom i procedurom. Oceń swoje źródła przychodów i centra zysku i sprawdź, czy zmiany organizacyjne lub kadrowe mogą poprawić Twoje wyniki w tych obszarach.
Rekomendowac
Po przeanalizowaniu struktury firmy, schematu organizacyjnego, procesów i procedur, należy wymienić obszary do poprawy i sugestie. Spotkaj się z każdym szefem działu indywidualnie, aby przejrzeć wyniki swoich badań. Korzystając z opinii kierowników, poproś o spotkanie grupowe swoich menedżerów, aby omówić wyniki swoich badań i poprosić o ich opinię. Przekaż im swoje cele, takie jak zmniejszenie kosztów ogólnych lub produkcyjnych, zmniejszenie ilości odpadów, zwiększenie sprzedaży lub skrócenie czasu wysyłki, zwroty lub reklamacje klientów. Skorzystaj z opinii zespołu, aby utworzyć ostateczny raport i rekomendacje.
