Wiele osób uważa, że recepcjonista i sekretarka mają tę samą pracę, te same obowiązki i dwa tytuły pracy są wymienne. Powodem, dla którego ludzie zakładają to założenie, jest to, że zarówno sekretarki, jak i recepcjonistki często odbierają telefony i wykonują zadania biurowe. Te dwie oferty pracy są zupełnie inne, ponieważ sekretarz i recepcjonista mają różne role i wymagania.
Sekretarz
Obowiązki sekretarza różnią się w zależności od rodzaju sekretarza i wielkości organizacji. Trendy biznesowe zmieniły się wraz z postępem technologicznym. W przeszłości każdy menedżer miał swoją własną sekretarkę. Ze względu na pocztę e-mail i automatyczną pocztę głosową sekretarz może pracować dla kilku menedżerów. W małej firmie może być jeden sekretarz dla wszystkich menedżerów. Zajmuje się całą pocztą, planuje spotkania, zamawia materiały i odbiera telefon. Jeśli sekretarka pracuje tylko dla jednego lub dwóch menedżerów, często otrzymuje dodatkowe obowiązki podobne do obowiązków administratora. Na przykład sekretarz ds. Zasobów ludzkich może sprawdzać referencje. Sekretarz zazwyczaj musi mieć co najmniej dyplom ukończenia szkoły średniej, a wiele urzędów woli zatrudniać osoby z wykształceniem humanistycznym, sekretariatem lub dyplomem lub certyfikatem ze szkoły wsparcia administracyjnego. Sekretarz musi również mieć szybką szybkość pisania, znajomość komputerów i umiejętności komunikacyjnych i ludzi, raporty z Uniwersytetu Stanowego.
Recepcjonistki
Recepcjonista to osoba, którą widzisz jako pierwszą, gdy wejdziesz do drzwi biznesu. Recepcjonista wita gości, odbiera telefon, pisze listy i dokumenty, a podczas pracy utrzymuje czystość w recepcji. Recepcjonista może również podpisywać wizyty w firmie i poza nią, sortować pocztę, prowadzić dziennik obecności pracowników oraz sprawdzać listy, raporty i wiadomości e-mail. Zwykle preferowany jest dyplom ukończenia szkoły średniej. Ale jeśli jesteś inteligentny i masz przyjazną postawę i wygląd, pracodawcy często cenią te cechy ponad formalną edukację. Niektóre firmy oferują szkolenia w miejscu pracy dla recepcjonistów, według State University.
Różnice w odpowiedzialności za pracę
Częścią obowiązków recepcjonisty jest przywitanie odwiedzających firmy; sekretarz zazwyczaj nie odpowiada za powitanie gości. Sekretarz może witać gości, ale tylko wtedy, gdy odwiedzają jednego z konkretnych menedżerów, dla których pracuje sekretarz. Sekretarka pracuje specjalnie dla jednego lub więcej menedżerów. Recepcjonistka reprezentuje całą firmę i nie działa specjalnie pod nikim. Sekretarz może mieć dodatkowe obowiązki, takie jak planowanie spotkań, zamawianie dostaw, organizowanie podróży i obsługa drobnej gotówki. Może również ponosić dodatkowe obowiązki w zależności od jego rodzaju, takie jak prawne, finansowe lub marketingowe. Obowiązki recepcjonisty są ogólne - życzenia, odpowiadanie na telefony, sortowanie poczty i inne małe obowiązki określone przez firmę, według State University.
Inne różnice
Recepcjonista często znajduje się w najbardziej widocznym miejscu firmy. Jest pierwszą osobą, którą widzisz, kiedy wchodzisz do firmy. Biuro sekretarza lub obszar często znajduje się w pobliżu menedżerów, dla których pracuje. Sekretarz zazwyczaj musi mieć co najmniej dyplom ukończenia szkoły średniej, a nawet świadectwo ukończenia szkoły wyższej. W przypadku recepcjonistki preferowany jest dyplom ukończenia szkoły średniej, ale nie zawsze jest to wymagane. W 2009 r. Średnia roczna pensja dla recepcjonistów i urzędników zajmujących się informacją wynosiła 26,010 USD, a średnia roczna pensja dla sekretarzy niższego szczebla wynosiła 31 060 USD, a średnia roczna pensja dla sekretarzy wykonawczych i asystentów administracyjnych wynosiła 44,010 USD, według Bureau of Labor Statistics.
