Jedna firma może mieć kilka stanowisk, aby operacje przebiegały sprawnie i by pracownicy byli zadowoleni. Dwie z tych pozycji to sekretarze i kierownicy biur, a różnią się one znacznie pod względem zakresu obowiązków, zakresu, wykształcenia i wynagrodzenia. Podczas gdy kierownik biura ściśle współpracuje z działaniami wewnętrznymi, sekretarze służą zarówno menedżerom, jak i firmie, zwłaszcza jeśli sekretarz przyjmuje ogólne obowiązki recepcjonisty.
Opis stanowiska sekretarza
Sekretarze pełnią dwie podstawowe funkcje, zapewniając wsparcie menedżerom biurowym lub dyrektorom wykonawczym oraz wykonując podstawowe czynności związane z recepcją. Odpowiadają na telefony, planują spotkania i spotkania oraz piszą raporty lub dokumenty w imieniu menedżerów i kierowników, obsługują pocztę przychodzącą i wychodzącą oraz aktualizują dokumenty programowe, gdy są wymagane. Rzeczywiste obowiązki mogą się zmieniać w zależności od stanowiska, ponieważ sekretarze prawni mogą zajmować się zapytaniami od klientów prawnych i aktualizować foldery pacjentów w placówkach medycznych.
Opis zadania Office Manager
Kierownik biura odpowiada za nadzorowanie i kierowanie pracownikami w środowisku biurowym. Kierownicy biur znają cele firmy i danego działu, więc muszą zapewnić, że cała praca wykonywana przez pracowników spełnia biznesowe wytyczne, cele i standardy. Niektórzy menedżerowie delegują zadania, zadania i projekty pracownikom pracującym w określonym dziale. Kierownicy biur muszą również przestrzegać budżetów określonych przez dział księgowości i dotrzymywać ustalonych terminów.
Wymagania edukacyjne
Sekretarz często ma dyplom ukończenia szkoły średniej. Zapewnione jest dodatkowe szkolenie z pracy, dzięki czemu sekretarka poznaje wewnętrzne operacje firmy i będzie mogła korzystać z systemu komputerowego w okresie szkolenia. Sekretarze prawni i medyczni mogą wymagać dodatkowej certyfikacji od Krajowego Stowarzyszenia Sekretarzy Prawnych lub Międzynarodowego Stowarzyszenia Specjalistów Administracyjnych. Kierownicy biur często przechodzą szkolenie na poziomie policealnym w zakresie zarządzania biurami lub usług administracyjnych lub wsparcia. Kształcenie policealne może obejmować tytuł licencjata lub dyplom ukończenia studiów wyższych.
Różnice wynagrodzeń
Ponieważ kierownicy biur mają rozległe wykształcenie i zarządzają innymi pracownikami w biurze, otrzymują wyższą pensję niż sekretarze, zgodnie z opublikowanymi informacjami na temat wynagrodzeń opublikowanymi przez UUS Bureau of Labor Statistics. Od 2008 r. Menedżerowie biurowi i pracownicy nadzorujący zarabiali około 45 790 USD rocznie, podczas gdy sekretarze zarabiali średnio 25.240 USD od 2010 r. Najlepiej zarabiające sekretarki zarabiają 36.910 USD rocznie, wciąż spadając poniżej średniej dla menedżerów biura.
