Procedury front office powinny być dostosowane do potrzeb Twojej firmy. Na przykład praktyka lekarska lub dentystyczna będzie wymagać innych procedur niż kancelaria prawna, agencja windykacyjna, zakład fryzjerski lub fabryka. Poświęć czas na opracowanie szczegółowej listy kontrolnej, która dotyczy ważnych celów i celów front office.
Podstawy
W przypadku firm, które otrzymują stały ruch klientów, procedury front office powinny odzwierciedlać ogólne środowisko biznesowe. Ciepła, zachęcająca firma podkreśli znaczenie uśmiechu i utrzymania profesjonalnej etykiety telefonicznej. Urzędy medyczne i gabinety stomatologiczne w dużym stopniu polegają na stałych przepływach pacjentów. W związku z tym front office w klinice powinien mieć wystarczającą liczbę personelu do kontroli pacjentów, odpowiadać na pytania pacjenta osobiście i przez telefon oraz obsługiwać wyjazdy pacjentów, w tym przyjmowanie płatności i planowanie procedur kontrolnych. Rozważ skorzystanie z usługi telefonicznej do obsługi połączeń telefonicznych po godzinach.
Planowanie
Ważną częścią prowadzenia udanego biura frontowego jest obsługa spotkań biznesowych. Pracownicy front office powinni skontaktować się z klientami dzień przed ich umówionym terminem i potwierdzić planowany czas. Utwórz listę anulowania lub niepokazywania, dzięki czemu możesz zaplanować inne spotkania, aby nadrobić upuszczone. Pracownicy recepcji w hotelu powinni prowadzić dokładne rejestry pomieszczeń, ponieważ ma to bezpośredni wpływ na obsługę pokoju i operacje porządkowe. Pracownicy front office w szkołach podstawowych, gimnazjach i liceach powinni prowadzić dokładne akta ucznia, w tym te dotyczące nieobecności studentów i odwiedzających.
Ulepszenia
Ciągle oceniaj procedury front office. Jeśli znajdziesz pole do poprawy, stwórz i zastosuj odpowiednie strategie. Jeśli recepcja jest przytłoczona połączeniami i nie zawsze zapewnia doskonałą obsługę klienta, zastanów się nad zmianą systemu telefonicznego (np. Za pomocą systemu telefonicznego komputera) lub za pomocą technologii wiadomości błyskawicznych, aby ocenić dostępność pracowników. Oceń, czy zarządzanie sprawami w biurze frontowym można poprawić, rezygnując z pracy w trybie elektronicznym.
